張萌

摘 要：在這信息傳遞迅速的時(shí)代，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)鋪天蓋地，人才服務(wù)中心檔案管理員所面臨的挑戰(zhàn)也是不容忽視的。作為人才交流服務(wù)中心的重中之重，檔案管理在日常管理活動(dòng)的地位不可撼動(dòng)，本文通過分析新時(shí)代檔案管理中現(xiàn)存的問題，提出新的策略，加強(qiáng)管理效率，突破管理挑戰(zhàn)，為把人才交流服務(wù)中心檔案管理工作做到極致而進(jìn)行論述

關(guān)鍵詞：人才交流；服務(wù)中心；檔案管理；應(yīng)對措施

所謂人事檔案，實(shí)際就是將個(gè)人的成長學(xué)習(xí)經(jīng)歷、主要社會(huì)履歷、道德品質(zhì)等個(gè)人情況進(jìn)行記錄的資料庫，許多企事業(yè)單位在挑選人才時(shí)都將其作為主要根據(jù)，隨著時(shí)代的變遷，人才交流服務(wù)中心的檔案管理類工作日漸復(fù)雜，因而相關(guān)的問題也逐漸展露，對檔案管理的工作有著一定的制約，對社會(huì)的發(fā)展也造成一定的障礙。

1 現(xiàn)存問題及原因

1.1 檔案遺失或死檔現(xiàn)象頻繁

人才交流服務(wù)中心所收集的檔案主要分為以下幾種：需要辦理應(yīng)聘信息的各類高校畢業(yè)生、因私出國保留檔案的人員、在規(guī)定時(shí)間內(nèi)組織評定或申報(bào)職稱的技術(shù)人員、社會(huì)流動(dòng)人員等，由于上述的人群數(shù)量難以估量，工作的復(fù)雜程度可想而知，再加上某些高校畢業(yè)生短期之內(nèi)找不到固定的工作，畢業(yè)學(xué)校無法將其檔案郵寄到準(zhǔn)確的地點(diǎn)，有些寄到人才市場后便置之不顧，時(shí)間一久檔案便在當(dāng)事人不知情的情況下遺失或成為死檔，為許多畢業(yè)生日后的檔案管理與就業(yè)都帶來了許多不便。

1.2 缺少信息管理

隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)的發(fā)展也是不容忽視的。許多人才交流服務(wù)中心檔案管理因未緊跟時(shí)代的步伐，導(dǎo)致管理檔案的工作人員效率得不到提高，服務(wù)質(zhì)量得不到保證。雖然我國已頒布與人才交流服務(wù)中心檔案管理信息化相關(guān)的規(guī)定，但相關(guān)部門的管理機(jī)制信息智能化依舊較低，僅僅停留在查詢、搜取等基礎(chǔ)層面，其應(yīng)有的作用一直得不到充分發(fā)揮，雖然國家已對此類問題提出了解決方案，但執(zhí)行過程中涉及資金、人力等困難重重，效果不明顯。與新時(shí)代的信息化技術(shù)相比，社會(huì)人員檔案管理的信息化和網(wǎng)絡(luò)化水平一直沒有大幅度提升，無法與其他部門共同進(jìn)步。

1.3 對檔案管理工作重要性理解不夠

現(xiàn)如今，部分人才交流服務(wù)中心的工作人員對檔案管理的工作只停留在接收檔案并進(jìn)行整理，而對檔案有效管理的重要性理解的不夠，加之人員的配備力度不夠，硬件得不到更新，績效考核得不到重視，導(dǎo)致檔案管理工作僅僅流于表面，內(nèi)外本質(zhì)受到忽視，無法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。依照我國檔案管理的相關(guān)規(guī)定，每千卷檔案需要配備一名專業(yè)素質(zhì)高的管理者。實(shí)際上，在現(xiàn)實(shí)中需要在崗工作的檔案管理者的人數(shù)根本滿足不了相應(yīng)的需求，加之民辦大學(xué)的增多，畢業(yè)生的人數(shù)也隨之增多。檔案管理人員的數(shù)量無法滿足檔案增多的速率。

2 主要應(yīng)對措施及手段

2.1 加大宣傳力度

人才交流服務(wù)中心的相關(guān)人員應(yīng)定制一個(gè)宣傳方案，并定期對社區(qū)和媒體發(fā)放宣傳海報(bào)，并嚴(yán)格對海報(bào)的內(nèi)容進(jìn)行整理?；蛟诋厴I(yè)季去校園組織畢業(yè)生對畢業(yè)后檔案的去向和檔案對畢業(yè)生的重要性進(jìn)行宣傳，為他們解決一定的疑惑。讓更多的畢業(yè)生加深對檔案的認(rèn)識(shí)，提高他們對檔案的重視程度。

2.2 實(shí)現(xiàn)管理信息化

眾所周知，檔案信息化管理與網(wǎng)絡(luò)信息化管理間有著密不可分的關(guān)系，為使檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性得到保障，不同企事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)自身對人才的需求，通過檔案信息迅速篩選符合條件的人才，并第一時(shí)間與人才進(jìn)行接觸，招募到人才后，將入職培訓(xùn)和工作考核信息記錄到檔案中，將信息技術(shù)管理的方式逐步落實(shí)到各個(gè)層面，進(jìn)而不斷提高人才招聘、管理、培養(yǎng)、服務(wù)等方面的效率和質(zhì)量。

2.3 完善管理政策

為解決檔案管理中存在的糾紛，國家應(yīng)制定科學(xué)的法律法規(guī)，完善與其相關(guān)的方針政策。除此之外，檔案管理者要結(jié)合對不同行業(yè)的檔案性質(zhì)，制定更加詳實(shí)、細(xì)致、完善、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓芾硪?guī)劃，對管理工作提供分類指導(dǎo)，對管理和使用過程中的缺陷進(jìn)行完善，對接收、轉(zhuǎn)出、查借閱等流程進(jìn)行精簡和改進(jìn)，確保檔案依法、依規(guī)、高效管理使用。

2.4 全面提高人員綜合素質(zhì)

為全面實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，人才交流服務(wù)中心的管理者應(yīng)當(dāng)全面提高管檔人員的綜合素質(zhì)，針對檔案管理和使用過程中存在的問題，聘請經(jīng)驗(yàn)豐富的專家對檔案管理工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，通過培訓(xùn)使得人才交流服務(wù)中心的管理人員正視自身管理存在的不足，并準(zhǔn)確制定相關(guān)的方案進(jìn)行改善，從而為服務(wù)對象提供更加高效、便捷、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.5 規(guī)范檔案管理，提高責(zé)任意識(shí)

2.5.1 及時(shí)性

為確保檔案歸檔的及時(shí)性，人才交流服務(wù)中心首先應(yīng)對檔案進(jìn)行歸類，按照規(guī)定分編類號(hào)頁進(jìn)行整理，整理后的檔案裝入特制的檔案盒中，不能歸類入檔的材料放入散材料袋，存檔人員新增的材料，要及時(shí)準(zhǔn)確按類入檔。檔案的存放位置要進(jìn)行編號(hào)，同時(shí)開發(fā)一套信息管理系統(tǒng)，將系統(tǒng)中的編號(hào)與檔案存放編號(hào)對應(yīng)，便于迅速對檔案材料進(jìn)行查找。

2.5.2 保密性

近年來部分地區(qū)曾經(jīng)發(fā)生存檔人員的個(gè)人信息遭到了一定程度的泄露，檔案中個(gè)人信息的安全性是受法律法規(guī)保護(hù)的，一旦泄露造成的損失不可估量。按照規(guī)定，嚴(yán)謹(jǐn)個(gè)人查借閱本人檔案，組織查借閱檔案需有正規(guī)手續(xù)，檔案信息嚴(yán)謹(jǐn)對外公布或擅自泄露。對于電子檔案，管理者應(yīng)提高防范意識(shí)和技術(shù)手段，信息存放電腦嚴(yán)謹(jǐn)接入互聯(lián)網(wǎng)或插拔U盤，以免遭受黑客攻擊或感染病毒，要不斷升級(jí)防火墻和通過殺毒軟件進(jìn)行不定期檢測。

3 結(jié)束語

本文主要對現(xiàn)今人才交流服務(wù)中心檔案管理發(fā)展中存在的問題進(jìn)行了具體分析，為針對此類問題而提出詳細(xì)的建議與解決方案。并針對檔案管理的發(fā)展提出了檔案數(shù)字化管理，體現(xiàn)了檔案數(shù)字化管理對檔案管理的重要性和必要性。作為新時(shí)代檔案管理發(fā)展的重要內(nèi)容，其代表著一種新生的力量，因此，檔案管理人員需在工作中對其進(jìn)行探索，針對積累的經(jīng)驗(yàn)對工作中出現(xiàn)的規(guī)律進(jìn)行總結(jié)，并對不足之處進(jìn)行修改，久而久之，人才交流服務(wù)中心的管理人員才能對工作提供更加有效的管理，才能為企事業(yè)單位和社會(huì)提供更多優(yōu)秀的人才信息。

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