李艷娥

【摘要】隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和儲(chǔ)存技術(shù)的飛速發(fā)展，無(wú)紙化辦公成為今后的發(fā)展方向，檔案管理也隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步進(jìn)入信息化建設(shè)時(shí)期，檔案信息化建設(shè)在當(dāng)今社會(huì)越來(lái)越重要，本文就檔案的信息化建設(shè)做了一些探討和研究，希望引起相關(guān)部門(mén)的重視。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化;信息化建設(shè);重要性;意義

著計(jì)算機(jī)技術(shù)和儲(chǔ)存技術(shù)的飛速發(fā)展，無(wú)紙化辦公成為今后的發(fā)展方向，檔案管理也隨著社會(huì)的發(fā)展而逐步進(jìn)入信息化建設(shè)時(shí)期，檔案的作用也日益凸顯。要實(shí)現(xiàn)檔案信息化，其基礎(chǔ)工作就是實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)管理，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理工作中的重要作用，了解和掌握計(jì)算機(jī)的功能和作用;應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)管理館藏檔案;建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

一、檔案信息化的內(nèi)涵及信息化建設(shè)的必要性

什么是檔案信息化？《檔案信息化建設(shè)導(dǎo)論》一書(shū)把檔案的信息化定義為在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。紙質(zhì)檔案作為一種原生的信息資源，具有原始性和單一性的特點(diǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)，可改善檔案管理單一的操作模式，打破檔案利用的局限，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措。電子文件實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公，節(jié)省了文件周轉(zhuǎn)的流程，方便查閱。檔案數(shù)字化與電子文件的有效結(jié)合，使檔案管理部門(mén)從封閉走向開(kāi)放，從檔案的保管和利用職能向信息采集，管理和服務(wù)職能轉(zhuǎn)變，為用戶提供高效，優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

（一）檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（1）缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。目前，許多部門(mén)在建設(shè)檔案信息化過(guò)程中往往只重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，忽視檔案信息資源標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)等軟件建設(shè)，具體表現(xiàn)在：檔案信息規(guī)范化統(tǒng)一的分類(lèi)編碼標(biāo)準(zhǔn)不完善、不統(tǒng)一;并且由于缺乏技術(shù)組織上的支持和系統(tǒng)管理、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，缺乏統(tǒng)一明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn);這些都制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

（2）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)跟不上時(shí)代的發(fā)展。老的檔案管理人員對(duì)紙質(zhì)檔案的管理十分熟悉，但不懂電子文件形成、信息的存儲(chǔ)、傳輸、檢索、利用等技術(shù);而年輕的檔案管理人員懂得電子計(jì)算機(jī)技術(shù)或數(shù)據(jù)通信技術(shù)，對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)、管理原則和管理環(huán)節(jié)卻懂得不多，這已是一個(gè)普遍存在的共同問(wèn)題。目前各單位檔案部門(mén)的檔案管理人員僅僅是普通的微機(jī)操作員，他們既沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，也沒(méi)有通過(guò)系統(tǒng)培訓(xùn)，出現(xiàn)問(wèn)題有時(shí)只能坐等專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員前來(lái)解決。這些問(wèn)題的存在，已經(jīng)嚴(yán)重地制約了整個(gè)檔案事業(yè)的創(chuàng)新發(fā)展。

（3）數(shù)據(jù)儲(chǔ)存、保護(hù)存在風(fēng)險(xiǎn)。目前，我國(guó)數(shù)據(jù)安全的保障主要依靠技術(shù)上的不斷升級(jí)，設(shè)置復(fù)雜的密碼和防火墻，但是單純從技術(shù)角度只能被動(dòng)地解決一個(gè)方面的問(wèn)題，而不能長(zhǎng)遠(yuǎn)、全面地規(guī)范、保障數(shù)據(jù)安全。另外，從數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)本身的防范能力來(lái)講，在快速變化的信息環(huán)境下，改進(jìn)數(shù)據(jù)庫(kù)保護(hù)方案不可能與時(shí)俱進(jìn)，技術(shù)的改進(jìn)不能完全防止計(jì)算機(jī)犯罪的發(fā)生，這也是風(fēng)險(xiǎn)所在。

二、檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)

檔案信息化的本質(zhì)就是在信息技術(shù)的武裝下，對(duì)檔案信息由保管向利用服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)是其中的關(guān)鍵。檔案信息化建設(shè)的重點(diǎn)包括檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)及人才隊(duì)伍建設(shè)等。

（一）加強(qiáng)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)。檔案信息化的首要任務(wù)就是檔案業(yè)務(wù)要規(guī)范，完善檔案信息化制度建設(shè)，并嚴(yán)格按照制度要求貫徹實(shí)施，層層把關(guān)，責(zé)任到人。根據(jù)相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，各級(jí)檔案部門(mén)應(yīng)加強(qiáng)電子文件的歸檔和日常規(guī)范管理，按照電子文件管理規(guī)定要求，保證已歸檔的電子文件的真實(shí)、完整和安全。

（二）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。應(yīng)配備必要的服務(wù)于檔案信息化的設(shè)備，滿足檔案信息資源開(kāi)發(fā)，信息處理與傳輸對(duì)技術(shù)裝備的要求。

（三）建立檔案信息化系統(tǒng)。檔案信息的建設(shè)需要強(qiáng)大的，功能全面的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)做保障，建立全文信息，圖像信息，數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)等功能，滿足檔案原文檢索，實(shí)現(xiàn)信息資源共享。將檔案信息化系統(tǒng)納入單位辦公，為用戶提供主動(dòng)的、現(xiàn)代化、大眾化與個(gè)性化相結(jié)合的服務(wù)方式。

（四）提高檔案管理人員的信息服務(wù)水平。檔案管理人員的觀念首先要“信息化”。檔案管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。面對(duì)新形勢(shì)下的挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)積極應(yīng)對(duì)，逐步掌握信息技術(shù)，掌握檔案利用規(guī)律，增強(qiáng)服務(wù)的針對(duì)性。不斷提高服務(wù)水平，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

三、檔案信息化建設(shè)的意義

檔案信息化，可遠(yuǎn)程服務(wù)，資源共享;提高檔案信息利用的時(shí)效性。檔案人員要管好檔案，應(yīng)該熟悉計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，這樣才能使信息發(fā)揮最大的作用。檔案管理的信息化、網(wǎng)絡(luò)化，可以給管理人員、職能部門(mén)帶來(lái)顯著的效果和收益。

（一）提高檔案利用效率，降低管理成本從企業(yè)管理角度看，檔案信息化建設(shè)將使企業(yè)現(xiàn)有的現(xiàn)代化設(shè)施、設(shè)備能發(fā)揮更大的作用，只需用少量的投入就可以獲得巨大的收益。

（二）檔案信息化管理是企業(yè)管理信息化的重要部分。檔案信息化的建設(shè)將為企業(yè)培養(yǎng)一大批適應(yīng)信息化管理的科技人才、建設(shè)人才和管理人才，為企業(yè)積累依托信息化實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目管理規(guī)范化的建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)建設(shè)多項(xiàng)目管理信息化平臺(tái)提供了理論和實(shí)踐指導(dǎo)，為企業(yè)在多項(xiàng)目之間復(fù)制成功的項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)提供了科學(xué)的實(shí)現(xiàn)手段。從而降低企業(yè)的項(xiàng)目成本，企業(yè)項(xiàng)目成本的有效控制將為企業(yè)創(chuàng)造新的利潤(rùn)增長(zhǎng)點(diǎn)。

（三）通過(guò)對(duì)各項(xiàng)生產(chǎn)流程和管理流程中所必需的各類(lèi)報(bào)告、文檔和檔案進(jìn)行電子化，有效節(jié)省了項(xiàng)目管理工作中的紙張購(gòu)買(mǎi)、打印分發(fā)成本。長(zhǎng)期看，檔案電子化管理，將大大減少紙質(zhì)文檔的數(shù)量，可為企業(yè)節(jié)省庫(kù)房和文檔保管設(shè)備成本開(kāi)支，也可節(jié)省因紙質(zhì)檔案老化對(duì)其采取人工修復(fù)而產(chǎn)生的資金費(fèi)用，從而大幅度減低紙質(zhì)檔案的管理成本。據(jù)統(tǒng)計(jì)，檔案信息化建設(shè)的成功實(shí)施，檔案信息利用人員的查檔時(shí)間可以節(jié)省40%;文件重復(fù)存儲(chǔ)率降低70%;由公司管理引起的法律和審計(jì)費(fèi)用潛在降低為原來(lái)1/4;檔案利用率將比傳統(tǒng)文檔和檔案管理的利用率提高5-10倍。

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