劉瑩

摘 要：文章選擇上海市、山東濟南歷下區(qū)、常州市三地作為民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)的調(diào)研對象，在實證調(diào)研的基礎(chǔ)上從縱向的時間脈絡(luò)和橫向的模式特色進行結(jié)合剖析，并對民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)進行模式探索，以期對實踐發(fā)展有所裨益。

關(guān)鍵詞：檔案利用；民生檔案；“一站式”服務(wù)

Abstract： This paper selects Shanghai， Shandong Province Jinan City Lixia District and Changzhou City as the research objects of the community "one-stop" service of the people's livelihood archives. Based on the empirical research， it combines the longitudinal timeline and the horizontal mode features. Explore the community “one-stop” service of the people's livelihood archives， with a view to benefiting the development of practice.

Keywords：File using；Livelihood archives；"One-stop" service

1 引言

民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)作為一種檔案信息資源共享服務(wù)平臺，是提升檔案公共服務(wù)能力、解決民生檔案服務(wù)與社會需求矛盾的一種有效途徑。

所謂民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)，是一種社區(qū)服務(wù)窗口為前臺，負責受理查檔申請，檔案館甚至涉民部門作為后臺，提供檔案信息，雙方通過共享平臺協(xié)同辦理實現(xiàn)在社區(qū)就近查閱，就地出證的一種服務(wù)模式。其作為一種新的檔案服務(wù)形式，近年在上海等地展開實踐探索并取得較大成效，也因各地經(jīng)濟實力和信息發(fā)展水平的參差不齊，實踐開展中出現(xiàn)地區(qū)差異，如檔案提供機構(gòu)、受理機構(gòu)、出證終端都不盡相同，下文會逐一展開討論。本文擬對上海、山東濟南歷下區(qū)和常州三地進行梳理分析并進行模式總結(jié)，以期對我國民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)進一步發(fā)展有所裨益。

2 民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)模式建設(shè)現(xiàn)狀

本文選擇上海、山東濟南歷下區(qū)、常州為三個案例進行梳理分析，有以下原因：（1）上海市為全國開展時間最早、發(fā)展最成熟，自2010年由試點到推廣留下豐富的檔案資料，更是很多檔案館的建設(shè)效仿對象，奠定了基礎(chǔ)發(fā)展模式。（2）歷下區(qū)雖然僅行政區(qū)內(nèi)實現(xiàn)“一站式”服務(wù)，但其獨特的自助查檔模式為全國僅此一家，獨具特色。（3）常州市為近年開展，其在充分吸取前者建設(shè)經(jīng)驗后，加大宏觀規(guī)劃，運用已有基礎(chǔ)展開有序建設(shè)，不走錯路，少走彎路，為今后開展留下創(chuàng)新模式。下文將對三者從縱向的時間脈絡(luò)和橫向的模式特色進行結(jié)合剖析。

2.1 上海模式：敢為人先。上海市民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)在國內(nèi)開展時間最早，機制運轉(zhuǎn)最為成熟，目前已形成館際、館室、館社“三聯(lián)動”[1]的檔案服務(wù)民生格局。其模式發(fā)展是在上海市檔案館館際“一站式”服務(wù)基礎(chǔ)上向社區(qū)延伸而形成的。早在2008年上海市檔案館就開始館際服務(wù)的試點運行，至2010年，全市正式啟動“就近受理—跨館出證”館際聯(lián)動機制，民生檔案查詢實現(xiàn)館際“一站式”服務(wù)。2010年，楊浦區(qū)展開試點在社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心開通民生檔案服務(wù)，實現(xiàn)區(qū)域內(nèi)的社區(qū)“一站式”服務(wù)。隨著上海提出建設(shè)“智慧城市”，市檔案局加緊推進“就地查詢、跨館出證、館社聯(lián)動、全市通辦”目標的實現(xiàn)，后印發(fā)《關(guān)于在全市社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心全面開展民生檔案利用便民服務(wù)的通知》[2]（以下簡稱《通知》），統(tǒng)一部署，協(xié)同各區(qū)縣檔案館簽訂《上海市民生檔案利用便民服務(wù)公約》（以下簡稱《公約》），通過“統(tǒng)一平臺、統(tǒng)一流程、統(tǒng)一文本、統(tǒng)一印章”[3]，四個統(tǒng)一為“一站式”服務(wù)提供了組織領(lǐng)導(dǎo)和機制保障。2014年民生檔案查詢納入全市社區(qū)服務(wù)統(tǒng)一平臺，自此上海市實現(xiàn)了全市范圍內(nèi)的社區(qū)“一站式”服務(wù)。

查檔用戶可憑個人身份證在社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心通過填寫《上海市民生檔案利用便民服務(wù)申請表》，利用本區(qū)域內(nèi)檔案的，凡受理中心被授權(quán)可直接利用，利用外區(qū)檔案的，經(jīng)該區(qū)檔案館審核后也可提供利用，實現(xiàn)手續(xù)齊全，當場辦結(jié)。該服務(wù)輻射上海市208個街道（鎮(zhèn)）、社區(qū)，可查檔案類型包含婚姻登記檔案、獨生子女證檔案、知青上山下鄉(xiāng)檔案、知青返城檔案、知青子女入戶檔案、兵役檔案查詢、復(fù)員退伍軍人檔案、再生育子女審批檔案、工傷認定檔案、學(xué)籍檔案、三峽移民檔案、人才引進審批檔案12種重要民生檔案，除此之外各區(qū)（縣）根據(jù)自身情況還進行種類增加，如楊浦區(qū)新增收養(yǎng)檔案、私房翻建執(zhí)照、勞動能力鑒定，浦東區(qū)新增社員建房檔案、勞動能力鑒定、檔案征地安置檔案[4]。

2.2 山東濟南歷下區(qū)模式：自助查檔。與上海社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心進行人工查檔不同，山東濟南歷下區(qū)在全國范圍內(nèi)首次實現(xiàn)了自助查檔模式，甚至在部分小區(qū)廣場實現(xiàn)了24小時查檔。

2014年山東省濟南市歷下區(qū)完成數(shù)字檔案館的建設(shè)，并在其數(shù)字化進程尾聲之時自主研發(fā)“民生檔案自助查詢”系統(tǒng)。與上海檔案服務(wù)平臺向社區(qū)延伸相似，歷下區(qū)的民生檔案自助查詢也是通過政務(wù)網(wǎng)實現(xiàn)查詢終端與區(qū)檔案局服務(wù)器的連接完成查檔出證一系列服務(wù)流程。目前歷下區(qū)所有街道都成功免費安裝了該系統(tǒng)，并且得到歷下區(qū)檔案局授權(quán)的檔案證明材料專用章。除在社區(qū)服務(wù)大廳內(nèi)部設(shè)立查詢機外，部分還在小區(qū)廣場設(shè)立室外查詢機，這在國內(nèi)尚屬首次，突破時間限制，實現(xiàn)了24小時全天不間斷查檔。各街道轄區(qū)居民只需個人身份證就可以自助查詢到婚姻、招工、職工調(diào)動、知青和獨生子女等5項民生檔案，并當場能拿到不收取任何費用且加蓋檔案證明材料專用章的文件。該系統(tǒng)涵蓋了婚姻檔案近24萬件，招工和上山下鄉(xiāng)的有近4萬件，職工調(diào)動的有約8000件，共計約28萬件的民生檔案，時間跨度從1955年至今。

由于查詢的用戶多為老人，歷下區(qū)檔案局在該系統(tǒng)開發(fā)和調(diào)試過程中更是優(yōu)先考慮了老年人的使用習(xí)慣和喜好，優(yōu)化手寫輸入法，簡化操作步驟，人性化查詢界面，并且查詢終端機增加了語音提示和紅外線感應(yīng)器，當查檔用戶靠近時，就會自動播放語音提示，提供了良好的用戶體驗。這一項目也是當年歷下區(qū)100件民生實事中唯一一項科技創(chuàng)新惠民項目，共投入51萬元[5]。

2.3 常州模式：站在巨人肩膀上。不同于上海市在已有館際“一站式”服務(wù)的系統(tǒng)基礎(chǔ)上進行向社區(qū)延伸，并在已見雛形后才接入全市社區(qū)服務(wù)統(tǒng)一平臺，也不同于歷下區(qū)的完全自主研發(fā)“民生檔案自助查詢”系統(tǒng)，常州市的民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)是“站在巨人肩膀上”，依托民政系統(tǒng)已有的社區(qū)公共服務(wù)“一站式”受理平臺而建立而成的。

常州市于2012年開始啟動“智慧社區(qū)”項目，2014年建設(shè)完成并推廣延伸信息化公共服務(wù)平臺、智能化民生服務(wù)平臺、網(wǎng)絡(luò)化跨屏服務(wù)平臺三個服務(wù)平臺，實現(xiàn)社區(qū)服務(wù)的信息化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化，為社區(qū)“一站式”檔案服務(wù)打好信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)和平臺建設(shè)基礎(chǔ)。同年常州市檔案館創(chuàng)建成江蘇首家5A級數(shù)字檔案館，又相繼打好數(shù)字檔案資源基礎(chǔ)。2015年常州市檔案局開始建設(shè)民生檔案利用系統(tǒng)，是在已有的社區(qū)公共服務(wù)“一站式”受理平臺整體架構(gòu)、功能、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上進行拓展，最大限度地利用原有系統(tǒng)資源、網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)資源。2016智慧社區(qū)項目建設(shè)已達四年，民生檔案系統(tǒng)終于在社區(qū)公共服務(wù)“一站式”受理平臺上線試點運行，實現(xiàn)通過電子政務(wù)外網(wǎng)，為全市各街道、鄉(xiāng)（鎮(zhèn)）、社區(qū)及村委會的1100多個便民辦事窗口提供民生檔案信息資源查詢服務(wù)[6]。目前常州市社區(qū)“一站式”服務(wù)僅可查詢來自常州市各區(qū)（縣）檔案館整合的退休職工一種民生檔案類型，以后還會不斷加入新的類型，查詢后會加蓋相關(guān)檔案證明章保證檔案材料的憑證效力[7]。目前 “一站式”受理平臺共集成紀委、綜治、檔案、人社、計生、殘聯(lián)等12個部門。實現(xiàn)政府各部門業(yè)務(wù)“一線接入、集約管理”，社區(qū)事務(wù)“一站受理、一網(wǎng)協(xié)同”，信息采集“一次產(chǎn)生、多方使用”，并將于2019年底全覆蓋。

2.4 模式對比總結(jié)。上文對三地民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)模式的時間發(fā)展脈絡(luò)進行梳理，對其發(fā)展亮點進行著重介紹，表1則分別從檔案提供機構(gòu)、查檔受理地點、查詢平臺、憑證保證、可查檔案種類這五個角度進行橫向總結(jié)，梳理出三者之間的共建而又不同之處，以期對模式探析提供思考方向。

3 民生檔案社區(qū) “一站式”服務(wù)的模式探索

3.1 設(shè)立統(tǒng)籌規(guī)劃的領(lǐng)導(dǎo)組織。隨著民生檔案社區(qū)“一站式”服務(wù)逐漸成為社區(qū)便民服務(wù)的一部分，甚至智慧城市的組成部分，其從建設(shè)之初就開始連接已有政務(wù)網(wǎng)，搭載接入社區(qū)服務(wù)平臺等已有設(shè)施來節(jié)約網(wǎng)絡(luò)搭建成本和系統(tǒng)開發(fā)時間必將成為未來大勢所趨，但由于參與平臺建設(shè)的相關(guān)部門彼此之間沒有行政約束力，其相互合作具有自發(fā)性與分散性特點，加之沒有具體法律法規(guī)的支持與保障，致使各部門在合作時缺少綱領(lǐng)性指導(dǎo)。因此這客觀要求項目在籌備時組建一個可以統(tǒng)籌全局的領(lǐng)導(dǎo)組織運用行政約束力將各區(qū)（縣）檔案館、涉民部門、社區(qū)、街道辦事處等不同行政機構(gòu)聯(lián)結(jié)起來，制定和頒布一系列制度、規(guī)范，保證整個項目的有序運行和持續(xù)發(fā)展。如上海市“一站式”服務(wù)就是由市檔案局統(tǒng)一部署，協(xié)調(diào)各區(qū)（縣）檔案館簽訂《公約》，再由區(qū)縣檔案館自行委托各社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心，這就形成了“市檔案局——區(qū)（縣）檔案局——各社區(qū)事務(wù)受理服務(wù)中心”三級流轉(zhuǎn)的組織結(jié)構(gòu)。

3.2 制定協(xié)同服務(wù)的標準體系。在涉及多行政部門共同運轉(zhuǎn)時，只有建立一套共享的標準體系，系統(tǒng)建設(shè)才能采取相同的技術(shù)標準，民生檔案信息資源才能使用相同的數(shù)據(jù)格式，共享平臺才能互聯(lián)互通、相互流轉(zhuǎn)，社區(qū)服務(wù)才能統(tǒng)一工作流程，真正實現(xiàn)協(xié)同服務(wù)。這一標準體系也包括以下幾個方面：一是系統(tǒng)建設(shè)的總體標準，即系統(tǒng)建設(shè)的總體框架、術(shù)語標準和其他綜合標準，如上海市印發(fā)的《通知》一文為各區(qū)（縣）檔案館提供了建設(shè)思路和框架；二是技術(shù)標準，即共享采用的設(shè)施設(shè)備標準、數(shù)據(jù)庫建設(shè)標準、元數(shù)據(jù)標準等[8]，保證數(shù)字資源互聯(lián)互通互信，共建共享共認，如歷下區(qū)由于資料加密傳輸?shù)脑?，會對部分網(wǎng)絡(luò)不達標的服務(wù)中心進行網(wǎng)絡(luò)提升改造；三是工作標準，即共享成員之間按照同樣的流程和標準為社會公眾提供檔案信息服務(wù)，如各服務(wù)中心應(yīng)加蓋發(fā)配的統(tǒng)一的檔案證明專用章，電子簽章等。

3.3 建立為民所需的檔案體系。由于技術(shù)難度和利用需求等原因，上海目前提供12種民生檔案種類，歷下區(qū)提供5種，常州市提供1種，無論是數(shù)量還是種類都比到館查檔來得少，這離發(fā)布的《國家基本專業(yè)檔案目錄》（以下簡稱《目錄》）的14類民生檔案還有很大距離。因此進行民生檔案整合，建立覆蓋廣大群眾切身利益的民生檔案資源體系為“就近出證”提供資源基礎(chǔ)才是建設(shè)根本。首先，由于民生檔案牽涉部門較多，條塊分割，僅《目錄》里提及的12種民生檔案就涉及8個部門，因此必須對民生檔案信息資源的分布情況、歸屬與流向、信息用戶需求[9]等特點進行調(diào)查摸底、分析研究、制定科學(xué)合理的實施計劃。其次，要對檔案信息用戶需求特點進行科學(xué)的統(tǒng)計分析，通過調(diào)查走訪、座談咨詢等形式，了解不同民生檔案用戶的需求特點，制定合乎需求的實施策略，確定檔案信息資源整合的重點所在。最后，展開檔案數(shù)字化工作，推進民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。篩選優(yōu)先共享檔案范圍，根據(jù)公眾需求確定平臺建設(shè)的內(nèi)容與方向，擇利用率高、覆蓋面廣的重要民生檔案先錄入、先掃描、先整合、先共享，建立涵蓋公眾切身利益的婚姻、知青、社保等諸多領(lǐng)域的民生檔案數(shù)據(jù)庫[10]。

3.4 搭建資源共享的信息平臺。如果說民生檔案資源整合是橫向調(diào)動了民生部門，那么服務(wù)平臺的搭建就是縱向打通了層級管理體系，為民生檔案資源在“市-區(qū)-街（鄉(xiāng)、鎮(zhèn)）-社區(qū)（村）”[11]的信息交換提供可能。兩種相結(jié)合形成的縱橫雙向聯(lián)通的協(xié)同服務(wù)機制讓民生檔案資源真正在縱橫交錯的民生服務(wù)網(wǎng)里變得互聯(lián)互通互用，使“數(shù)據(jù)多跑路，民眾少跑路”。要行之有效地搭建服務(wù)平臺，首先，從目前已開展的區(qū)域看，借助已有的政務(wù)網(wǎng)絡(luò)或者如部分城市依靠智慧城市、社區(qū)綜合“一站式”服務(wù)而開展不失為一種加速項目推動的方法，可最大限度地利用原有系統(tǒng)資源、網(wǎng)絡(luò)資源、數(shù)據(jù)資源，也有利于區(qū)域內(nèi)共享系統(tǒng)實現(xiàn)互聯(lián)互通。其次，研發(fā)前端信息查詢平臺，除上述上海市、歷下區(qū)、常州市的這三種查詢平臺，還有如南京棲霞區(qū)的“e站通”遠程查檔終端服務(wù)、天津濱海新區(qū)的“館社通”等都是可以效仿學(xué)習(xí)的對象。

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[7]筆者通過撥打常州市檔案局服務(wù)電話0519-85681019，進行咨詢得知。

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（作者單位：上海大學(xué)圖書情報檔案系 來稿日期：2018-10-20）