王 博

（河南省南陽水文水資源勘測局，河南 南陽 473000）

在水利建設(shè)以及發(fā)展的過程中，水利檔案管理是重要的環(huán)節(jié)，隨著信息技術(shù)的不斷推廣，很多企業(yè)紛紛借助信息技術(shù)完成了轉(zhuǎn)型升級，水利檔案管理也要加強對信息的開發(fā)與利用，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理觀念，創(chuàng)新檔案管理模式，提升水利檔案信息化程度，對水利水電建設(shè)過程中的信息進行系統(tǒng)、完備的記錄，從而促進我國水利工程的發(fā)展。

1 水利檔案信息的概述

水利工程是一項關(guān)系國計民生的基礎(chǔ)工程，同時水利工程能夠促進我國經(jīng)濟的發(fā)展，水利檔案信息是對整個水利工程建設(shè)中的資料進行整理與記錄并將重要信息儲存下來，方便查詢與審查。水利檔案管理與其他的檔案管理具有相似性，要求檔案管理具備專業(yè)性、真實性以及安全性等特點。同時，水利檔案管理還具有相對的獨立性，與其他檔案管理不同的是水利檔案還具備一定的時間性與地域性。因為我國地大物博，水資源分布廣闊，因此針對不同地區(qū)的水利工程，在檔案管理方面也有自身的特點。

隨著我國水利工程的不斷發(fā)展，積累了龐大的檔案資料，如何整理、利用以及維護這些資料，同時還能夠提供安全、準確、迅速、便捷以及精細的檔案服務(wù)，將水利檔案向社會開放，這就要求建立自動化的檔案管理系統(tǒng)。

在河南水利檔案信息管理系統(tǒng)中，首先采用RFiD技術(shù)與無線傳感技術(shù)，將電子標簽粘貼在檔案上，以便更好地儲存信息。同時還借助聯(lián)動智能系統(tǒng)、檔案柜、移動點藏終端、批量借還終端以及防盜通道多年工系統(tǒng)，實現(xiàn)了對水利檔案的開發(fā)與管理，同時還能夠?qū)γ恳淮螜n案的借閱進行全方位的跟蹤與觀察，進行在線監(jiān)控，從容提高了水利檔案的安全性。此外，水利檔案信息管理還能夠?qū)n案進行統(tǒng)一的編碼，詳細登記，對查找、借閱、送還以及盤點等過程做了嚴格的規(guī)范，使得整個檔案管理更加聯(lián)通，打破了傳統(tǒng)檔案管理環(huán)節(jié)中的孤立性。在很大的程度上提升了檔案管理效率，減輕了檔案管理人員的工作強度，加強了檔案管理的安全性，降低出錯率，使得水利檔案管理向智能化、科學(xué)化發(fā)展。

2 水利檔案信息開發(fā)利用中遇到的問題

2.1 檔案比較分散，信息化利用程度低

水利水電工程在建設(shè)時需要較長的工期，其中涉及的人員數(shù)量比較多，資金的投入量也比較大，建設(shè)的程序復(fù)雜，涵蓋了多個環(huán)節(jié)，包括：項目確立、可行性研究、涉及方案、招標投標、施工以及竣工驗收等。在整個水利建設(shè)中會出現(xiàn)很多檔案，很大一部分存在于每個管理部門內(nèi)部。在檔案信息開發(fā)與管理的過程，由于各部門之間的溝通不緊密，使得信息在收集以及整理中遇到了阻礙，甚至有些部門對信息進行封閉管理，這就使檔案信息化開發(fā)遇到了困難，水利檔案信息化的程度較低。

2.2 缺乏專業(yè)技術(shù)人才，安全性較低

由于我國的水利檔案信息化管理的起步比較晚，在人才儲備以及專業(yè)技術(shù)開發(fā)等方面比較欠缺。雖然，我國很對水利工程單位已經(jīng)啟用了檔案信息管理技術(shù)，但是在實際的操作中，檔案管理人員的專業(yè)性不強，對信息技術(shù)的開發(fā)與利用能力較低，因此阻礙了水利檔案信息技術(shù)水平的提高。同時隨著水利檔案信息化管理的不斷深入，很多水利工程單位以及政府部門等都建立了信息共享平臺，但是，在水利檔案信息化管理的過程中，仍然存在不確定因素，比如：黑客入侵、病毒干擾等，從而在很大程度上增加了水利檔案信息管理的風險，水利檔案信息缺乏一定的安全性，從而限制了水利檔案信息的開發(fā)和利用。

3 加強水利檔案信息的開發(fā)利用的對策

3.1 科學(xué)管理，提高檔案信息化程度

首先，水利工程單位要加強對檔案信息技術(shù)開發(fā)與利用的重視程度，無論是領(lǐng)導(dǎo)層還是施工單位等，都應(yīng)該積極配合檔案信息管理工作。在實際的過程中，檔案管理人員應(yīng)該加強與其他各部門之間的溝通與聯(lián)系，積極借助信息技術(shù)完成檔案資料的收集與整理。同時運用軟件控制水利工程建設(shè)的各個環(huán)節(jié)，并將檔案信息開發(fā)與利用落實到相關(guān)的文件或者圖紙之中。同時可以借助RFiD技術(shù)規(guī)范水利檔案信息管理的各個流程。比如：設(shè)置定位節(jié)點，采集節(jié)點等對需要的資料進行自動定位，在信息系統(tǒng)中就會顯示檔案的具體位置，在幾號柜，第幾列，第幾行等，同時還能夠自動拿出，識別以及智能存儲等，極大地提高了查找效率。其次，RFiD技術(shù)還能夠自動盤點，對信息進行登記、清點，對檔案的外借以及歸還等都有清晰的記錄，在批量檔案進出庫時，進行堆垛掃描，實現(xiàn)批量存取，提高批量檔案的存取效率。此外，還能夠提醒檔案管理人員釋放儲存空間以及檔案到期等。

3.2 創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，提高檔案安全性

在以往的水利檔案管理的過程中，信息量大，涉及資料眾多，在管理的過程中會出現(xiàn)檔案丟失等情況，對檔案的安全性帶來了一定的威脅。因此，在水利檔案信息開發(fā)與利用的過程中，應(yīng)該創(chuàng)新管理技術(shù)，提高檔案的安全性。首先，設(shè)置相應(yīng)的門禁節(jié)點，對進入檔案存放區(qū)域的人員進行身份識別，保證檔案存放區(qū)的合法性。同時還應(yīng)該設(shè)置管理員權(quán)限，對非法闖入檔案管理系統(tǒng)的人員進行攔截，這樣就會在很大的程度上提高水利檔案信息的安全性。

其次，建立檔案定位系統(tǒng)，在檔案外借期間對檔案進行實時監(jiān)控，對借閱的范圍嚴格控制，防止檔案脫離控制，如果檔案超出允許借閱的范圍，系統(tǒng)就會發(fā)出警告信號，就會在終端為管理人員推送報警信息，這樣管理人員就會在較短的時間內(nèi)做出相應(yīng)的措施，避免檔案帶離范圍。

3.3 加強技術(shù)人才隊伍建設(shè)

水利檔案信息開發(fā)與利用需要專業(yè)的技術(shù)人才，因此，水利單位一定要加強技術(shù)人才隊伍的建設(shè)。首先，在人才引進上，不僅要考核應(yīng)聘人員的檔案信息管理專業(yè)技術(shù)，同時還要考察應(yīng)聘人員的職業(yè)道德素質(zhì)以及應(yīng)變能力，保證應(yīng)聘人員能夠勝任水利檔案信息管理。其次，在內(nèi)部檔案管理人員的培訓(xùn)與教育方面，水利單位應(yīng)該定期組織開展檔案信息管理研討會以及座談會等，明確在檔案信息管理的過程中出現(xiàn)的相關(guān)問題，然后通過與技術(shù)人員的交流及時糾正系統(tǒng)中的錯誤。此外，還可以派檔案管理人員到檔案信息化程度較高的企業(yè)或者國外學(xué)習先進的檔案信息管理技術(shù)，針對水利檔案管理的特征開發(fā)適合的檔案信息管理技術(shù)。

4 結(jié)語

水利檔案管理在水利建設(shè)以及發(fā)展的過程中具有重要意義，在新形勢下，傳統(tǒng)的水利檔案管理已經(jīng)不能適應(yīng)社會發(fā)展的需求，因此，水利檔案管理應(yīng)該加強信息開發(fā)與利用。轉(zhuǎn)變檔案管理理念，創(chuàng)新檔案管理模式，借助信息技術(shù)提高檔案管理的安全性以及高效性。首先水利單位一定要認識到檔案管理信息開發(fā)與利用的重要性，對檔案信息管理要有明確的認識，同時采用科學(xué)的管理技術(shù)，借助RFiD、無線遙感等技術(shù)，提高信息化水平。其次，創(chuàng)新檔案管理技術(shù)，通過設(shè)置定為以及權(quán)限等，提高檔案安全性，防止水利檔案丟失或者受到不法查閱等。此外，加強技術(shù)人才隊伍建設(shè)，引進檔案信息管理技能更強的專業(yè)性人才，加大檔案管理人員的培訓(xùn)力度。