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        集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中內(nèi)部組織和人員配備規(guī)劃研究

        2019-01-22 07:53:22蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院江蘇蘇州215000
        商業(yè)會(huì)計(jì) 2018年24期
        關(guān)鍵詞:人員配備財(cái)務(wù)部測(cè)算

        (蘇州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院 江蘇蘇州 215000)

        隨著企業(yè)集團(tuán)業(yè)務(wù)的快速發(fā)展,原有的財(cái)務(wù)管理模式已不能滿足其規(guī)模化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化的要求。財(cái)務(wù)共享中心作為一種新的財(cái)務(wù)管理模式越來越多地被集團(tuán)公司所采用。本文擬從財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中內(nèi)部組織選擇和人員配備測(cè)算角度來探討其規(guī)劃的確定。

        一、財(cái)務(wù)共享中心核心思想

        財(cái)務(wù)共享中心是一種新的財(cái)務(wù)管理模式。它是依托信息技術(shù)將財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行流程再造與標(biāo)準(zhǔn)化,并進(jìn)行統(tǒng)一處理,以達(dá)到優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、規(guī)范流程控制、降低運(yùn)營(yíng)成本、提升客戶滿意度、提高業(yè)務(wù)處理效率為目的的財(cái)務(wù)管理模式。

        財(cái)務(wù)共享是隨著經(jīng)濟(jì)全球化和高新技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的。經(jīng)濟(jì)全球化的發(fā)展使集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)工作越來越困難。而在信息技術(shù)革新的基礎(chǔ)上,利用各種新興信息技術(shù)手段,構(gòu)建財(cái)務(wù)共享服務(wù)平臺(tái),將全球范圍內(nèi)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)集中處理,以提高財(cái)務(wù)工作的效率,這既有必要性,又有可行性。

        財(cái)務(wù)共享中心的核心思想是通過將基礎(chǔ)性、重復(fù)性的日常會(huì)計(jì)記賬、核算管理工作等將共性的財(cái)務(wù)工作從各分公司財(cái)務(wù)部門中分離出來,集中到財(cái)務(wù)共享中心來進(jìn)行統(tǒng)一管理,從而實(shí)現(xiàn)整個(gè)集團(tuán)范圍內(nèi)財(cái)務(wù)核算業(yè)務(wù)流程的統(tǒng)一化和標(biāo)準(zhǔn)化,進(jìn)而推動(dòng)各分公司快速拓展主業(yè)業(yè)務(wù)。通過財(cái)務(wù)共享中心,能夠?qū)崿F(xiàn)集團(tuán)公司財(cái)務(wù)管理的規(guī)范統(tǒng)一,使財(cái)務(wù)人員能從繁重的日常業(yè)務(wù)核算中解放出來,將更多的精力投到財(cái)務(wù)管理上,財(cái)務(wù)由業(yè)務(wù)核算型向支持決策型轉(zhuǎn)變,為公司的決策提供更好的財(cái)務(wù)支持,為集團(tuán)層面的財(cái)務(wù)管控提供良好的平臺(tái)。

        二、財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部組織規(guī)劃選擇

        (一)內(nèi)部組織分析

        財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中內(nèi)部組織規(guī)劃主要涉及內(nèi)部組織定位和內(nèi)部組織劃分兩方面。內(nèi)部組織定位是要明確財(cái)務(wù)共享中心在財(cái)務(wù)管理中的層級(jí)問題,涉及管理等級(jí)關(guān)系;而內(nèi)部組織劃分是要明確財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)問題,涉及工作協(xié)調(diào)關(guān)系。

        1.內(nèi)部組織定位。財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部組織設(shè)立主要有兩種方案。方案一:財(cái)務(wù)共享中心與財(cái)務(wù)部平行,行政層級(jí)上與財(cái)務(wù)部管理層級(jí)相同;方案二:財(cái)務(wù)共享中心下設(shè)至財(cái)務(wù)部,行政層級(jí)上隸屬于財(cái)務(wù)部。詳見圖1、圖2。

        圖1 與財(cái)務(wù)部平行

        圖2 下設(shè)至財(cái)務(wù)部

        兩種方案在匯報(bào)層級(jí)、政策推行力度、財(cái)務(wù)內(nèi)部協(xié)作、管理靈活性等方面存在明顯的差異。詳見表1。

        表1 內(nèi)部組織差異比較

        兩種方案的共同點(diǎn):財(cái)務(wù)共享中心承擔(dān)會(huì)計(jì)核算職能,集團(tuán)總部和各成員單位財(cái)務(wù)部承擔(dān)財(cái)務(wù)管理職能,順應(yīng)管理會(huì)計(jì)與財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)分離的發(fā)展趨勢(shì)。不同點(diǎn):主要表現(xiàn)在匯報(bào)層級(jí)、政策推行力度、財(cái)務(wù)內(nèi)部協(xié)作、管理靈活性等方面。其差異分析詳見表2。

        表2 內(nèi)部組織差異分析

        財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部組織設(shè)計(jì)時(shí),還應(yīng)遵循流程化運(yùn)作、同類業(yè)務(wù)歸并、協(xié)作高效充分、人員數(shù)量均衡、管理跨度合理等原則。

        2.內(nèi)部組織劃分。財(cái)務(wù)共享中心內(nèi)部組織劃分的方法主要有按區(qū)域、按職能、混合三種方法。內(nèi)部組織劃分明確了財(cái)務(wù)共享中心的內(nèi)部組織結(jié)構(gòu)和工作協(xié)調(diào)關(guān)系。

        內(nèi)部組織按區(qū)域劃分,財(cái)務(wù)共享中心下分資金管理、出納、應(yīng)收應(yīng)付費(fèi)用報(bào)銷、固定資產(chǎn)、投資核算、業(yè)務(wù)憑證、總賬/稅務(wù)/報(bào)表、系統(tǒng)支持維護(hù)等;按職能劃分,財(cái)務(wù)共享中心下分結(jié)算組、收付核算、總賬核算、支持維護(hù)組等;混合劃分,財(cái)務(wù)共享中心經(jīng)理下設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)經(jīng)理 (下分結(jié)算組、核算組、報(bào)表組、支持維護(hù)組等)、IT共享服務(wù)經(jīng)理(下分系統(tǒng)開發(fā)、系統(tǒng)維護(hù)、熱線支持等)。

        按職能劃分是應(yīng)用最廣泛的一種內(nèi)部組織劃分方法。詳見圖3。

        圖3

        按職能劃分,有利于確保組織的主要活動(dòng)得到重視,由于遵循了專業(yè)化原則,有利于提高人員使用的效率,同時(shí)也簡(jiǎn)化了培訓(xùn)工作。缺點(diǎn)是:部門間的協(xié)調(diào)比較困難,只有最高主管才能對(duì)最終成果負(fù)責(zé)。

        (二)內(nèi)部組織選擇

        集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心組織定位和內(nèi)部組織劃分選擇是否合理,對(duì)財(cái)務(wù)共享實(shí)施效果有重要影響。在組織定位中,“與財(cái)務(wù)部平行”的方案中的財(cái)務(wù)共享中心作為一個(gè)獨(dú)立的部門,更易于行政管理方面的調(diào)整與變革。而“下設(shè)至財(cái)務(wù)部”則更利于保障各項(xiàng)政策制度的落實(shí)。在內(nèi)部組織劃分中,按職能劃分由于其明顯的優(yōu)點(diǎn)而被廣泛選擇。

        三、財(cái)務(wù)共享中心的人員配備規(guī)劃選擇

        (一)人員配備

        財(cái)務(wù)共享中心需要配備優(yōu)質(zhì)的會(huì)計(jì)人員隊(duì)伍,以保障財(cái)務(wù)共享中心的順利運(yùn)作。會(huì)計(jì)人員需要專業(yè)知識(shí)過硬、熟知政策和流程、具備較強(qiáng)的溝通協(xié)作能力,還要有較強(qiáng)的責(zé)任心才能勝任。

        1.人員配備應(yīng)遵循的原則。一是以現(xiàn)有業(yè)務(wù)量為基準(zhǔn),兼顧業(yè)務(wù)穩(wěn)定過渡,同時(shí)考慮集中后的效率提升。二是按照各項(xiàng)業(yè)務(wù)處理的要求和特點(diǎn),采用不同的測(cè)算方法。三是共享初期,因業(yè)務(wù)模式的改變會(huì)對(duì)企業(yè)員工及財(cái)務(wù)部的賬務(wù)處理效率產(chǎn)生一定的影響,因此應(yīng)盡量按照人員對(duì)崗位的熟悉度進(jìn)行配置。四是財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)營(yíng)初期,為保證風(fēng)險(xiǎn)可控,可考慮安排5%左右的儲(chǔ)備人員。五是財(cái)務(wù)共享中心運(yùn)行穩(wěn)定后,隨著財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人員工作效率的提高,可根據(jù)人員及業(yè)務(wù)情況進(jìn)行崗位調(diào)整。

        2.人員配備應(yīng)考慮的前提。需求測(cè)算時(shí),重點(diǎn)考慮兩個(gè)前提:信息系統(tǒng)前提和人員技能前提。信息系統(tǒng)前提:財(cái)務(wù)共享中心的運(yùn)作,需要依托于電子報(bào)賬系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)及核算系統(tǒng)來完成。若此類信息系統(tǒng)無(wú)法滿足需求,則會(huì)對(duì)財(cái)務(wù)共享中心的工作效率產(chǎn)生較大的影響,此時(shí)就需要考慮擴(kuò)大需求人員數(shù)量。人員技能前提:人員測(cè)算是基于相關(guān)人員技能能夠達(dá)到可獨(dú)立順暢操作的水平,在此基礎(chǔ)上測(cè)算人員數(shù)量。

        3.人員配備的測(cè)算方法。財(cái)務(wù)共享中心的人員配備數(shù)量測(cè)算應(yīng)根據(jù)崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同采用不同的方法。測(cè)算的方法有三種:業(yè)務(wù)分析法、對(duì)標(biāo)評(píng)測(cè)法、數(shù)據(jù)測(cè)算法。詳見上頁(yè)表3。

        4.人員的測(cè)算。共享中心人員包括業(yè)務(wù)處理人員和運(yùn)營(yíng)管理人員兩部分,應(yīng)分別進(jìn)行測(cè)算。本文以數(shù)據(jù)測(cè)算法為例進(jìn)行表述。

        (1)業(yè)務(wù)處理人員測(cè)算。先根據(jù)集團(tuán)各子公司月平均單據(jù)量、共享后每單耗用工時(shí)等相關(guān)數(shù)據(jù),預(yù)測(cè)財(cái)務(wù)共享中心實(shí)施后每月工作量,再按月工作天數(shù)、人均日有效工作時(shí)間來測(cè)算需要配備的業(yè)務(wù)處理人員數(shù)。詳見表4。

        表4 集團(tuán)財(cái)務(wù)共享后業(yè)務(wù)工作量測(cè)算

        從表4計(jì)算可得到每月工作量合計(jì)為557 495分鐘。M集團(tuán)月工作天數(shù)為21.75天,日工作時(shí)間為480分鐘,有效工作時(shí)間平均為270分鐘 (對(duì)標(biāo)單位平均值:醫(yī)療340分鐘,建筑330分鐘,工業(yè)300分鐘,商業(yè)350分鐘,通訊300分鐘;平均324分鐘)。

        應(yīng)配置人數(shù)=每月工作量總額÷日有效工作時(shí)間平均值÷月工作天數(shù)

        應(yīng)配置人數(shù)=557 495÷270÷21.75=95(人)

        對(duì)標(biāo)參考值(先進(jìn))=557 495÷350÷21.75=74(人)

        對(duì)標(biāo)參考值(平均)=557 495÷324÷21.75=80(人)

        所以,按M集團(tuán)相關(guān)數(shù)據(jù)測(cè)算的業(yè)務(wù)處理人員應(yīng)為95人。而對(duì)標(biāo)平均水平參考值為80人,對(duì)標(biāo)先進(jìn)水平參考值為74人。

        (2)運(yùn)營(yíng)管理人員測(cè)算。運(yùn)營(yíng)管理人員主要是為保障財(cái)務(wù)共享中心正常運(yùn)營(yíng)而配備的運(yùn)營(yíng)管理、服務(wù)支撐、信息系統(tǒng)管理、行政管理等人員。詳見表5。

        表5 財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)管理人員配置情況

        根據(jù)實(shí)際情況M集團(tuán)配備的共享中心運(yùn)營(yíng)管理人員為10人。

        M集團(tuán)財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)初期的人員測(cè)算數(shù)為105人。如考慮對(duì)標(biāo)平均水平可以配備為90人,對(duì)標(biāo)先進(jìn)水平則只要配備84人。

        (二)人員測(cè)算選擇

        財(cái)務(wù)共享中心的人員測(cè)算應(yīng)根據(jù)崗位業(yè)務(wù)性質(zhì)的不同分別采用業(yè)務(wù)分析法、對(duì)標(biāo)評(píng)測(cè)法、數(shù)據(jù)測(cè)算法進(jìn)行。在實(shí)際測(cè)算工作中,往往將幾種測(cè)算方法綜合起來使用,這樣能使測(cè)算結(jié)果更適合實(shí)際需要。依據(jù)的相關(guān)數(shù)值既要考慮企業(yè)實(shí)際,又要考慮其先進(jìn)性。共享中心配備人員偏多,業(yè)務(wù)處理的效率不高,甚至可能助長(zhǎng)個(gè)別人員消極怠工的情況;配備人員偏少,業(yè)務(wù)處理高效率,這對(duì)會(huì)計(jì)人員的要求較高,會(huì)出現(xiàn)工作質(zhì)量達(dá)不到要求的情況,且員工滿意度會(huì)急劇降低。

        四、結(jié)束語(yǔ)

        在集團(tuán)公司財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)中,其內(nèi)部組織和人員配備的選擇對(duì)財(cái)務(wù)共享實(shí)施的效果起著至關(guān)重要的作用,它關(guān)系到財(cái)務(wù)共享中心的價(jià)值是否能夠得到充分的發(fā)揮。目前財(cái)務(wù)共享中心建設(shè)還存在很多需要探索的問題,相信隨著集團(tuán)公司對(duì)財(cái)務(wù)共享價(jià)值認(rèn)識(shí)的提高,財(cái)務(wù)共享研究的深度和廣度必將得到更好的發(fā)展。

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