閔 晶

(訥河市國有資產監(jiān)管運營服務中心，黑龍江 訥河 161300)

檔案管理這項工作在單位的發(fā)展和運行中有著重要的作用。單位想要健康有序的發(fā)展，應當注重檔案管理工作的有效開展，采取有效的優(yōu)化措施，充分考慮檔案管理工作的特點，不斷完善和革新管理理念，優(yōu)化檔案管理方式，適應新時代的發(fā)展要求。在具體的檔案管理中，需要結合單位的實際情況，保證檔案管理的規(guī)范、合理，提供更加優(yōu)質的服務，促進單位相關工作的發(fā)展。

一、單位檔案管理工作中存在的問題

(一)管理人員素質有待提高

多數(shù)單位檔案管理人員有著較高的學歷，但并非專業(yè)性檔案管理人員，由于多種因素影響，檔案管理人員從事時間較短，跳槽情況頻繁發(fā)生。檔案管理人員變動較大，影響檔案管理工作問題的解決，導致檔案管理問題越來越多。

(二)缺乏完善的檔案管理機制

有效的檔案管理工作，能夠為單位發(fā)展提供良好的支撐，但是不少單位對檔案管理不夠重視，缺乏科學完善的檔案管理制度，導致檔案管理工作不夠規(guī)范，在檔案管理采集和整理中缺乏統(tǒng)一的操作標準，造成檔案管理工作比較混亂，給檔案的管理和利用帶來麻煩。

(三)信息化水平較低

隨著信息化時代的來臨，信息技術在人們的生活和工作中普遍推廣和應用。單位檔案管理工作同樣如此，需要充分利用信息技術手段，完成檔案工作管理各項管理，實現(xiàn)檔案管理工作的信息化建設。但是，在實際的單位檔案管理中，缺少相應的投入，不利于檔案管理工作的深入開展。在檔案管理人員信息技術培訓方式缺乏力度，學習和交流活動比較少，相關設備做不到靈活利用，使得單位檔案管理信息化水平較低。

二、單位檔案管理工作有效的優(yōu)化方法

(一)不斷完善檔案管理制度

在新的發(fā)展時期，想要優(yōu)化單位檔案管理相關工作，需要注重檔案管理制度的完善，強化單位對檔案管理方面的重視度，以此作為基礎，充分考慮單位的自身情況，構建符合自身特點的檔案管理工作機制。在實際的檔案管理工作中，需要革新檔案管理的方式，摒棄以往只注重保管、忽視服務工作的管理理念，注重社會各類民生和檔案事業(yè)的發(fā)展，促進檔案管理工作有效開展，為人們提供更加優(yōu)質的服務，提高檔案管理的服務水平。注重針對檔案管理工作的基礎設施建設，從規(guī)劃設計、基礎設施建設和功能等多個方面入手，為檔案管理工作的開展優(yōu)化奠定基礎。明確檔案管理工作各項權利和職責，加強檔案存儲和安全保密等措施，促使檔案管理形成新的格局。

(二)構建完善的檔案利用體系

傳統(tǒng)的檔案管理中，偏重于檔案的保管和存儲，忽視檔案價值和服務，隨著新時代的來臨，傳統(tǒng)的檔案管理理念和方式，難以滿足實際的發(fā)展需求，需要針對檔案信息利用體系不斷優(yōu)化，發(fā)揮檔案信息資源的價值。在實際的檔案利用體系完善中，教師應當注重單位服務模式的轉變，注重網絡化和數(shù)字化建設，促進檔案管理服務水平的提高，不斷完善檔案管理服務設施，發(fā)揮檔案信息的公開作用。同時注重參與到檔案管理工作中的社會人群，促使檔案信息開發(fā)的深入，實現(xiàn)單位檔案管理的廣泛性和靈活性。同加強檔案管理工作的信息化建設，加大信息化建設的投入，不斷完善單位檔案信息內容，構建完善的檔案管理信息化網絡，以數(shù)字信息作為基礎，實現(xiàn)遠程利用。

(三)建立安全體系優(yōu)化檔案管理

在檔案管理工作中，單位需要構建更加完善的安全防控體系，樹立安全管理意識，不斷規(guī)范檔案管理秩序和流程，針對檔案管理工作制定完善的保密機制。加強檔案管理安全教育力度，針對紙質的和電子檔案要分別制定具有針對性的安全防控體系，不斷優(yōu)化檔案管理應急制度，對各種突發(fā)性問題能夠有效應對。針對一些珍貴和歷史性檔案需要做好備份工作。對于檔案管理的安全保密制度的建設過程中，要增加保密建設和加強排查力度，保證單位檔案信息的安全性，針對違法和違規(guī)行為要采取嚴厲的懲罰措施。在制定完善的監(jiān)督制度的同時，需要搭建完善的檔案保密硬件設施，實現(xiàn)檔案管理安全系統(tǒng)化建設，促進相關計算機和多媒體安全保密機制的完善，從源頭保證單位檔案信息的安全。單位應當將檔案管理工作納入到單位發(fā)展規(guī)劃和年度計劃中，保證檔案管理工作順利開展，政府部門需要加大重大項目建設指導力度，檔案管理工作要納入到單位的基礎建設中，推動單位檔案管理良好發(fā)展。注重檔案管理人才隊伍建設，提高管理人員綜合素養(yǎng)，促進單位檔案管理工作穩(wěn)定發(fā)展。

三、結語

單位檔案管理工作具有綜合性和系統(tǒng)化的特點，工作內容非常的繁瑣復雜。檔案管理工作水平對單位的發(fā)展有著直接的影響。因此，應當重視單位檔案管理工作，結合檔案管理工作中存在的問題，采取有效的解決和優(yōu)化措施，制定完善的檔案管理和安全制度，提高檔案管理人員綜合素質，推動我國單位檔案管理工作有效開展。