汪軍利

隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，現(xiàn)代企業(yè)體系不斷完善，檔案管理越來越重要，但是在具體實踐中，企業(yè)檔案管理還存在著各種各樣的問題，必須引起重視。本文旨在討論企業(yè)檔案管理的重要性，提出現(xiàn)今檔案管理中的問題和方案。

隨著時代的發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)造了新的社會情景，信息資源已經(jīng)成為重要的資源，企業(yè)單位的檔案記錄著企業(yè)的重要活動，這些信息是非常重要的企業(yè)資產(chǎn)，具有重大的信息價值。由此，我們必須認識到企業(yè)的檔案管理越來越重要這個事實，積極改進企業(yè)檔案管理，促進企業(yè)不斷發(fā)展。

一、檔案管理工作的重要性

當今社會已經(jīng)成為一個信息化的社會，企業(yè)檔案作為一樣信息資源，是企業(yè)的重要資產(chǎn)。我國企業(yè)的檔案是指企業(yè)在各項生產(chǎn)、經(jīng)營活動中形成的對國家、社會和本企業(yè)具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。企業(yè)的檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)的一項基礎(chǔ)工作，對企業(yè)的正常運轉(zhuǎn)發(fā)揮著重要的作用。

（一）企業(yè)檔案是企業(yè)的機密

企業(yè)檔案記錄著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動信息，企業(yè)檔案中不僅包括人事檔案信息，還包括會計檔案、科研檔案、經(jīng)營管理檔案，后者涉及到企業(yè)的機密，如果泄露出去，會給企業(yè)帶來極大的經(jīng)濟損失，嚴重者會導致企業(yè)破產(chǎn)。只有做好企業(yè)檔案管理工作，才能保證企業(yè)機密不被泄露，保證企業(yè)正常運行。

（二）企業(yè)檔案可以幫助企業(yè)抵御風險

企業(yè)檔案保存著企業(yè)的經(jīng)營銷售材料，有企業(yè)經(jīng)營決策和經(jīng)銷管理的各種記錄、文件、合同、協(xié)議等文件材料，市場經(jīng)濟信息，廣告宣傳和用戶服務工作中形成的文件材料等。做好企業(yè)檔案的管理，一旦遇到違約合作者，企業(yè)檔案中的記錄就是有力的法律證據(jù)，能夠在幫助企業(yè)抵御違約風險，保證企業(yè)穩(wěn)定。

（三）有助于企業(yè)的文化建設(shè)

企業(yè)文化對企業(yè)建設(shè)有著重要的意義，企業(yè)文化是企業(yè)的靈魂所在，昭示著企業(yè)不同于其他企業(yè)的地方。企業(yè)文化是企業(yè)長期實踐中形成的，顯示著企業(yè)的價值觀，投映著企業(yè)的管理制度、員工規(guī)范、經(jīng)營理念等許多元素。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)運行的方方面面，企業(yè)文化也被間接的記錄其中，在企業(yè)檔案中，可以清晰的找到企業(yè)文化的存在。此外，企業(yè)檔案中這些企業(yè)歷史資料，可以從縱向上看到企業(yè)文化的成長發(fā)展，擁有震撼人心的力量，用于企業(yè)文化宣傳，是非常直觀有說服力的。

（四）有助于企業(yè)資源合理配置

資源合理配置是企業(yè)日常運行必不可少的一環(huán)，對任何企業(yè)都是重中之重。企業(yè)每天的運行都要消耗大量的資源、經(jīng)營好發(fā)展好企業(yè)就在于在長期發(fā)展的視角下如何花費更少的資源做更多的事情，這就關(guān)系到如何進行合理的資源配置。企業(yè)檔案記錄了企業(yè)長期的運營情況，是企業(yè)資源合理配置的重要參考。通過對檔案的管理分析，企業(yè)可以得出哪里的資源浪費了，哪里還需要再投入資源，可以節(jié)省企業(yè)運行的成本，推動企業(yè)的長期發(fā)展。

二、當下檔案管理存在的問題

在當下，企業(yè)檔案管理存在著各式各樣的問題，檔案信息意識不足，工作人員專業(yè)素養(yǎng)不足，現(xiàn)代化設(shè)備缺乏，檔案可用性缺乏，這些問題對企業(yè)單位檔案管理造成極大的阻礙，不利于企業(yè)的發(fā)展進步。

（一）檔案信息意識不足

隨著時代的發(fā)展，信息資源開始具有巨大的價值，企業(yè)檔案作為信息資源的一種，具有重要價值。在具體實踐中，企業(yè)依然更加重視核心盈利部門的作用，企業(yè)的信息檔案管理在企業(yè)中被忽視，企業(yè)檔案還經(jīng)常托管給其他公司單位。

（二）檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足

企業(yè)在選擇檔案管理人員時對專業(yè)要求普遍不高，認為檔案管理工作簡單易

操作，在招聘上十分隨意，導致了后續(xù)工作的進展緩慢。事實上，企業(yè)檔案

管理工作具有很強的政策性，而且具有很高的保密要求，要求工作人員的耐

心細致具有高度的服從性?，F(xiàn)今企業(yè)檔案管理人員經(jīng)常變動，而且經(jīng)常被抽

調(diào)到其他部門，導致檔案工作受到影響。

（三）企業(yè)檔案管理的設(shè)備落后問題

現(xiàn)在已經(jīng)進入信息化時代，企業(yè)檔案管理也應該樹立信息化檔案管理意識，檔案信息共享化服務也是一種趨勢，對于可供查詢的檔案，只要在企業(yè)專用APP就可以查詢，而現(xiàn)在有些企業(yè)單位還存在手寫錄入，紙張具有難以保存且使用起來工作量大的特點，而且不易查找，對比信息化管理短板十分突出，不利于企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

（四）企業(yè)人事檔案缺乏可用性

企業(yè)單位每天都產(chǎn)生大量需要歸檔的信息，企業(yè)檔案的記錄和歸檔對比企業(yè)活動有時會產(chǎn)生明顯的滯后性。在企業(yè)人事檔案中，檔案記錄就缺乏生動性，企業(yè)工作人員的升遷、調(diào)動、考評、離職等記錄常常是滯后的甚至有缺乏記錄的情況，而且有記錄的部分也很可能是浮于表面的空話。這些情況使企業(yè)單位的人事檔案多數(shù)情況下不可用，不利于企業(yè)的決策，造成了一定的困境。

三、解決當下企業(yè)檔案管理問題的措施

在現(xiàn)代經(jīng)濟科技不斷發(fā)展的今天，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展就必須要解決企業(yè)檔案的管理問題，在提高職工隊伍的建設(shè)的同時，進行企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化建設(shè)，引進先進技術(shù)，利用新方式來解決企業(yè)管理中的老問題，最終提高企業(yè)檔案的管理水平，保證企業(yè)的運轉(zhuǎn)。

（一）提高工作人員提高專業(yè)素養(yǎng)

提高工作人員的專業(yè)素養(yǎng)是解決當下企業(yè)單位檔案管理問題的重要一環(huán)。首先要提高企業(yè)檔案管理人員的檔案意識，充分意識到企業(yè)檔案管理工作的重要性，意識到檔案對企業(yè)具有很高的價值，從心底對工作負責;此外，還要樹立“檔案管理無小事”的觀念，要求工作人員在工作中小心謹慎，在細節(jié)上嚴格要求自己，對經(jīng)手的檔案切實負責;另外，樹立專人專項的觀念，盡量不抽調(diào)檔案管理人員被其他部門臨時抽調(diào)而耽誤本職工作;最后，企業(yè)還應該為檔案管理人員提供合適的學習培訓，不斷提升工作能力。

（二）引入現(xiàn)代技術(shù)，實行信息化管理

檔案管理信息化是檔案管理不可逆的大趨勢。首先要有檔案管理信息化的意識，想要實現(xiàn)企業(yè)現(xiàn)代化管理，促進企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展，企業(yè)單位檔案管理信息化是必不可少的一環(huán)，檔案管理人員緊跟時代的步伐，不斷學習新技術(shù)，更新工作理念，用更科學的信息化檔案管理方式工作，提升工作效率。

其次是企業(yè)應當主動開發(fā)檔案管理的平臺，對檔案進行及時的掃描錄入，對各類檔案進行明確的分類歸檔。企業(yè)的檔案管理工作人員也應該提高技術(shù)修養(yǎng)，主動學習培養(yǎng)技術(shù)能力，減輕企業(yè)的檔案管理成本。管理平臺的應用長遠來看可以節(jié)省企業(yè)的空間資源，人力資源和時間資源，提高企業(yè)運轉(zhuǎn)的效率。

企業(yè)還應該注意有些檔案本身的保密性，在引進技術(shù)進行信息化管理的同時，為各類檔案設(shè)置觀看權(quán)限，防止企業(yè)機密外流造成經(jīng)濟損失也是現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化管理的重中之重。

（三）正確對待企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化

越是歷史悠久的企業(yè)就有越多的檔案留存，在檔案的信息化上錄入所需的時間也就越長，企業(yè)應該認識到羅馬不是一天建成的，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化也并非一朝一夕之事，企業(yè)檔案管理的現(xiàn)代化是一個長期的過程，而且，企業(yè)檔案的信息化管理并不能完全取代人力，檔案的鑒定收集等工作還是需要工作人員完成的，要正確處理這種變化才能真正的增強企業(yè)單位檔案管理的水平，提升企業(yè)的發(fā)展?jié)摿Α?/p>

四、結(jié)語

在信息化時代，企業(yè)單位檔案是企業(yè)寶貴的財富，企業(yè)單位的檔案管理對于企業(yè)的生存發(fā)展具有重要的意義。如今，越來越多的企業(yè)開始意識到企業(yè)管理工作的重要性，在企業(yè)檔案中為企業(yè)的發(fā)展前途尋找新思路，由此，做好新時期的企業(yè)單位檔案管理，是每個企業(yè)都不能忽視的重要工作，我們必須重視企業(yè)單位檔案管理工作的重要意義。

（作者單位：中鐵二十局集團第五工程有限公司）