[摘 要]信息化技術(shù)可以提高企業(yè)的管理效率，優(yōu)化管理模式，因此信息化技術(shù)逐漸被應(yīng)用到國(guó)有企業(yè)管理之中。文章以國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理為例，探究信息化技術(shù)在物資采購(gòu)管理中的應(yīng)用。

[關(guān)鍵詞]信息化技術(shù);國(guó)有企業(yè);物資采購(gòu)管理

[DOI]10.13939/j.cnki.zgsc.2019.32.187

1 引言

對(duì)國(guó)有企業(yè)而言，利用信息化技術(shù)可以簡(jiǎn)化工作流程，提高工作效率和準(zhǔn)確性，為職工的工作帶來(lái)便利。國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的部門和業(yè)務(wù)流程比較復(fù)雜，在采購(gòu)計(jì)劃制訂過(guò)程中需要技術(shù)部門、計(jì)劃部門根據(jù)企業(yè)的庫(kù)存以及項(xiàng)目需求提出申請(qǐng)，由采購(gòu)部門進(jìn)行采購(gòu)。采購(gòu)后，需要由質(zhì)檢部門進(jìn)行檢驗(yàn)后由倉(cāng)儲(chǔ)管理部門進(jìn)行入庫(kù)出庫(kù)，物資采購(gòu)業(yè)務(wù)涉及的部門比較廣，需要和各個(gè)部門合作。如企業(yè)在物資采購(gòu)業(yè)務(wù)中應(yīng)用信息化技術(shù)，將所有業(yè)務(wù)都輸入到電腦軟件中，各個(gè)部門便可以利用信息化軟件進(jìn)行相關(guān)信息查詢、業(yè)務(wù)操作，不但能夠保證業(yè)務(wù)的準(zhǔn)確性，還能夠提高各個(gè)部門的溝通效果。

2 信息化技術(shù)在國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)業(yè)務(wù)上的應(yīng)用方案

2.1 物料需求計(jì)劃信息化

國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)的產(chǎn)品規(guī)格型號(hào)、產(chǎn)品數(shù)量、產(chǎn)品技術(shù)指標(biāo)主要是由公司的設(shè)計(jì)部門規(guī)定，由技術(shù)部門提出物料需求計(jì)劃，進(jìn)而按照物料需求計(jì)劃進(jìn)行購(gòu)買。在應(yīng)用信息化技術(shù)后，即企業(yè)物料管理ERP，ERP主要包括項(xiàng)目需求模塊和物料需求模塊，項(xiàng)目需求模塊主要是由設(shè)計(jì)部門進(jìn)行控制，物料需求模塊主要由計(jì)劃部門進(jìn)行控制。

設(shè)計(jì)部門按照項(xiàng)目要求列出所需要的原材料清單，包括原材料的技術(shù)要求和數(shù)量，在軟件上生成項(xiàng)目需求清單，由領(lǐng)導(dǎo)審批后，計(jì)劃部門便可以直接在ERP上觀看到項(xiàng)目清單，進(jìn)而結(jié)合目前庫(kù)存中產(chǎn)品的數(shù)量，生成新的物料需求計(jì)劃，由領(lǐng)導(dǎo)審批后，形成物料需求計(jì)劃。例如設(shè)計(jì)部門提出購(gòu)買10KV電流互感器（200∶5）20臺(tái)，計(jì)劃部門需要對(duì)庫(kù)存量進(jìn)行核實(shí)，核實(shí)后發(fā)現(xiàn)庫(kù)存中有同種規(guī)格型號(hào)的電流互感器5臺(tái)，在物資需求計(jì)劃中便可以直接購(gòu)買15臺(tái)電流互感器，有效利用庫(kù)存量。對(duì)采購(gòu)部門而言，可以直接根據(jù)ERP軟件上的物料需求計(jì)劃購(gòu)買相關(guān)物料。

2.2 物資采購(gòu)合同確定環(huán)節(jié)

國(guó)有企業(yè)采購(gòu)部門按照物資需求計(jì)劃展開采購(gòu)工作，在采購(gòu)計(jì)劃制定時(shí)，首先要對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行選擇。采購(gòu)管理部門需要對(duì)供應(yīng)商定期進(jìn)行核實(shí)，將符合條件的供應(yīng)商列入ERP軟件系統(tǒng)中，采購(gòu)人員在購(gòu)買過(guò)程中可以直接從ERP軟件信息系統(tǒng)中選擇合格供應(yīng)商，進(jìn)行招標(biāo)比價(jià)，形成招標(biāo)比價(jià)分析表，進(jìn)而從質(zhì)量、價(jià)格兩個(gè)方面入手進(jìn)行分析，選擇合適的供應(yīng)商。確定購(gòu)買的供應(yīng)商后，采購(gòu)人員可以直接在ERP系統(tǒng)上生成采購(gòu)合同，將采購(gòu)合同傳遞給供應(yīng)商，簽訂采購(gòu)合同，完成采購(gòu)任務(wù)。例如在高壓電流互感器進(jìn)行采購(gòu)過(guò)程中，ERP系統(tǒng)中輸入的合格供應(yīng)商包括某北方電流互感器廠家、某一戶電流互感器廠家、某二戶電流互感器廠家，采購(gòu)人員可以將其三家作為采購(gòu)招標(biāo)比價(jià)的對(duì)象，自動(dòng)生成招標(biāo)比價(jià)單據(jù)，由招標(biāo)部門領(lǐng)導(dǎo)和采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。

2.3 采購(gòu)原材料入庫(kù)管理信息化

購(gòu)買原材料到達(dá)企業(yè)后，由倉(cāng)儲(chǔ)管理部門清查物資數(shù)量是否滿足要求，進(jìn)而由檢驗(yàn)部門進(jìn)行檢驗(yàn)，檢驗(yàn)合格辦理入庫(kù)手續(xù)。在應(yīng)用ERP信息化軟件后，倉(cāng)儲(chǔ)管理部門人員在接收物資后，利用ERP軟件，按照物資的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量進(jìn)行報(bào)檢，自動(dòng)生成報(bào)檢單。

對(duì)質(zhì)檢部門而言，直接在ERP軟件上便可以查到報(bào)檢產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量以及技術(shù)要求，打印報(bào)檢單，按照?qǐng)?bào)檢單上所需要的性能需求，對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行檢驗(yàn)。例如在15臺(tái)電流互感器報(bào)檢過(guò)程中，可以從ERP系統(tǒng)中明確的查詢到規(guī)格型號(hào)為10kV，變比為200∶5，購(gòu)買廠家為某北方電流互感器廠家，購(gòu)買數(shù)量為15臺(tái)，該批次物資使用項(xiàng)目以及用途，檢驗(yàn)人員在檢驗(yàn)過(guò)程中便可以根據(jù)相關(guān)技術(shù)資料進(jìn)行校驗(yàn)。檢驗(yàn)合格后，在ERP軟件上直接辦理入庫(kù)手續(xù)。若是存在不合格產(chǎn)品，便可以直接在ERP軟件上進(jìn)行處理，注明不合格數(shù)量和不合格原因，將合格產(chǎn)品進(jìn)行入庫(kù)，不合格產(chǎn)品由采購(gòu)部門進(jìn)行處理。

采購(gòu)部門直接在ERP上查詢到不合格產(chǎn)品的規(guī)格型號(hào)、不合格原因、不合格數(shù)量，按照質(zhì)檢部門提交信息，聯(lián)系供應(yīng)商，進(jìn)而退貨或者是換貨，及時(shí)跟蹤不合格品的處理。

2.4 采購(gòu)原材料出庫(kù)管理信息化

采購(gòu)原材料主要是用于生產(chǎn)車間，生產(chǎn)車間根據(jù)生產(chǎn)所需求物料到庫(kù)房去提貨，辦理出庫(kù)手續(xù)。應(yīng)用ERP信息軟件，生產(chǎn)車間可以根據(jù)項(xiàng)目需求直接在ERP軟件上生成提料單，進(jìn)而到庫(kù)房按照提料單進(jìn)行領(lǐng)料，生產(chǎn)車間領(lǐng)料后便可以到庫(kù)房直接辦理出庫(kù)手續(xù)。

庫(kù)房辦理出庫(kù)手續(xù)后，ERP軟件物料查詢過(guò)程中物料的數(shù)量便會(huì)自動(dòng)更新。應(yīng)用物資管理ERP軟件后，可以直接在ERP軟件上查詢庫(kù)存量，包括規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、性能等，各個(gè)部門對(duì)現(xiàn)有庫(kù)存量能夠清晰的查看到，在物料需求計(jì)劃制定時(shí)，才可以充分的利用庫(kù)存量，這樣便能夠避免庫(kù)存量積壓帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)損失。同時(shí)ERP信息軟件應(yīng)用后，計(jì)劃部門、設(shè)計(jì)部門、采購(gòu)部門、質(zhì)檢部門、倉(cāng)儲(chǔ)管理部門、生產(chǎn)車間，不同部門之間可以直接在ERP軟件上進(jìn)行物資采購(gòu)、物資入庫(kù)、物資出庫(kù)等業(yè)務(wù)的處理，相關(guān)業(yè)務(wù)處理比較便捷，避免因?yàn)樾畔⒘魍ú煌〞车纫蛩赜绊懳锪瞎芾怼?/p>

3 信息化技術(shù)在國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理中應(yīng)用保障措施

3.1 組織保障

國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)管理過(guò)程中若是要應(yīng)用ERP系統(tǒng)軟件，那么需要對(duì)企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行優(yōu)化，明確各個(gè)部門的職責(zé)和權(quán)限，根據(jù)各個(gè)部門的職責(zé)，賦予其一定的權(quán)限，完成ERP系統(tǒng)的審批工作。ERP系統(tǒng)在物資采購(gòu)管理過(guò)程中，其一，需要對(duì)物料需求計(jì)劃進(jìn)行審批，得到領(lǐng)導(dǎo)的審批后才可以進(jìn)行購(gòu)買;其二，在購(gòu)買過(guò)程中需要對(duì)產(chǎn)品的廠家、價(jià)格進(jìn)行審批，審批后才可以簽訂購(gòu)買合同;其三，在入庫(kù)管理過(guò)程中，需要對(duì)產(chǎn)品的質(zhì)量進(jìn)行審批，審批合格后才可以辦理入庫(kù)手續(xù);其四，出庫(kù)過(guò)程中，需要對(duì)提料的信息進(jìn)行審批。通常物料需求計(jì)劃需要由技術(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)和設(shè)計(jì)部門領(lǐng)導(dǎo)共同進(jìn)行審批，采購(gòu)計(jì)劃需要由采購(gòu)部門領(lǐng)導(dǎo)和招標(biāo)部門領(lǐng)導(dǎo)共同審批，入庫(kù)質(zhì)量檢驗(yàn)由質(zhì)量管理部門領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批，出庫(kù)提料主要是由生產(chǎn)車間主任進(jìn)行審批。

ERP系統(tǒng)在審批流程設(shè)計(jì)過(guò)程中，需要對(duì)公司的組織機(jī)構(gòu)充分的了解，明確各個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的職能，進(jìn)而才能夠完成審批流程的設(shè)計(jì)。國(guó)有企業(yè)需要完善組織管理工作，為ERP系統(tǒng)的應(yīng)用提供組織上的保障。

3.2 資金保障

ERP信息軟件在物資采購(gòu)管理應(yīng)用過(guò)程中，因?yàn)閲?guó)有企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理模式不同，故而對(duì)軟件的需求便不同。在應(yīng)用ERP信息軟件過(guò)程中，需要根據(jù)國(guó)有企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)情況以及實(shí)際管理情況，專門設(shè)計(jì)ERP信息軟件，而ERP信息軟件的購(gòu)買費(fèi)用比較高，同時(shí)應(yīng)用過(guò)程中還涉及人工管理費(fèi)用、設(shè)備費(fèi)用以及其他維護(hù)費(fèi)用，總而言之，需要的資金比較多。國(guó)有企業(yè)要能夠根據(jù)ERP信息軟件的市場(chǎng)價(jià)值，提供一定的資金保障，以此保證ERP信息軟件的運(yùn)用。

3.3 制度保障

在ERP信息技術(shù)應(yīng)用過(guò)程中，要完善ERP信息技術(shù)應(yīng)用管理制度，明確ERP信息技術(shù)的維護(hù)管理制度、人員使用制度、應(yīng)用準(zhǔn)確率考核制度等，在日常工作開展過(guò)程中，要對(duì)ERP系統(tǒng)應(yīng)用的準(zhǔn)確性進(jìn)行考核，真實(shí)性進(jìn)行核查，這樣才能夠更好地對(duì)國(guó)有企業(yè)物資采購(gòu)進(jìn)行管理與控制，避免出現(xiàn)徇私舞弊或者造成公司物資流失及損失，保證公司的物資安全。

4 結(jié)語(yǔ)

ERP信息軟件的應(yīng)用，使國(guó)有企業(yè)在物料采購(gòu)管理過(guò)程中，各個(gè)部門可以直接通過(guò)ERP軟件上的信息數(shù)據(jù)更新，了解企業(yè)對(duì)物資需求情況以及物資供給情況，有助于企業(yè)有效利用物資，提高物資的利用率。同時(shí)，信息技術(shù)的應(yīng)用，優(yōu)化了各個(gè)部門之間的溝通效率，各個(gè)部門之間的配合默契有所增加，提高了工作效率。

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[作者簡(jiǎn)介]李娜（1984—），女，漢族，山西垣曲人，中條山有色金屬集團(tuán)有限公司物資設(shè)備部，經(jīng)濟(jì)師，大學(xué)本科，研究方向：物資管理。