摘要：檔案管理創(chuàng)新是很多醫(yī)院亟待解決的問題。從醫(yī)院檔案工作管理創(chuàng)新的意義研究入手，對(duì)當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題進(jìn)行分析，提出醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的依據(jù)、優(yōu)勢(shì)與方法，進(jìn)而提出醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的路徑，對(duì)此領(lǐng)域研究具有重要的參考意義和借鑒價(jià)值。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院 ? 檔案管理 ? 創(chuàng)新研究

創(chuàng)新是新時(shí)代的主題。面對(duì)當(dāng)前經(jīng)濟(jì)全球化、社會(huì)信息化的大背景，醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)在國民經(jīng)濟(jì)中日益發(fā)揮著更加重要的作用，民生問題是國家非常關(guān)注的問題之一。隨著國家醫(yī)療水平的不斷提高，各級(jí)醫(yī)院都在創(chuàng)新著不同的管理手段，促進(jìn)管理模式有效適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。在這其中，檔案管理的創(chuàng)新是促進(jìn)醫(yī)院整體進(jìn)一步發(fā)展的關(guān)鍵。如何在互聯(lián)網(wǎng)+背景下，充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)，對(duì)醫(yī)院檔案管理工作進(jìn)行有效創(chuàng)新是很多醫(yī)院致力于研究的重要問題。

一、醫(yī)院檔案工作管理創(chuàng)新的意義

（一）促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的重要內(nèi)容

上文中提到，隨著國家發(fā)展的要求，醫(yī)院在醫(yī)療、管理等各個(gè)方面都在進(jìn)行著創(chuàng)新。隨著國家對(duì)民生問題越來越重視，很多醫(yī)院都在不斷地發(fā)展進(jìn)步，這不僅包括醫(yī)療水平的進(jìn)步，也包括人員增多、科技水平增高、醫(yī)療檔案增加，這位醫(yī)院的檔案管理帶來了新的難度。所以，如何創(chuàng)新醫(yī)院檔案工作管理，這也是促進(jìn)醫(yī)院整體水平提高的重要方面。

（二）對(duì)醫(yī)院其他管理工作提供支持和保障

檔案管理工作水平的提高是提升醫(yī)院管理工作質(zhì)量的重要內(nèi)容。不僅為醫(yī)院開展醫(yī)療救治提供依據(jù)，為醫(yī)院相關(guān)業(yè)務(wù)領(lǐng)域的研究提供資料查詢，同時(shí)還能夠加強(qiáng)醫(yī)院的相關(guān)醫(yī)療設(shè)備的管理以及人員信息的管理、醫(yī)療檔案的管理，所以說，這是醫(yī)院管理水平的支撐和保障。

（三）符合“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的要求

隨著我國進(jìn)入“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，信息技術(shù)影響著各個(gè)領(lǐng)域和各個(gè)行業(yè)的發(fā)展，這也是我國未來發(fā)展的重要趨勢(shì)和導(dǎo)向。醫(yī)院的發(fā)展也不例外，除在醫(yī)療設(shè)備上要引進(jìn)高科技的設(shè)備，同時(shí)要求醫(yī)護(hù)人員能夠熟練運(yùn)用信息化手段操作醫(yī)療設(shè)備。不僅如此，還要在醫(yī)院的整個(gè)管理方面運(yùn)用信息化手段，提高工作效率，符合時(shí)代發(fā)展的要求。

二、當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作存在的問題

（一）檔案管理制度不完善

由于很多醫(yī)院的關(guān)注點(diǎn)都在如何提高醫(yī)療水平和醫(yī)患關(guān)系等問題，對(duì)于管理方面不是十分重視。根據(jù)不同醫(yī)院的情況，在檔案管理方面的規(guī)章制度建設(shè)情況也不盡相同。對(duì)于三級(jí)醫(yī)院來說，可能在規(guī)章制度、崗位職責(zé)方面更加完善一些，在一些規(guī)模和級(jí)別較小的醫(yī)院，在制度體系方面可能會(huì)建設(shè)的較弱一些。但是從整體上來看，盡管一些醫(yī)院的規(guī)章制度建設(shè)比較完備，但是在檔案管理方面的制度體系、崗位職責(zé)以及管理的考評(píng)方面的文件還很欠缺，檔案管理的機(jī)構(gòu)并不健全，全責(zé)也不十分清晰，一些醫(yī)院僅處于上交什么存什么的狀態(tài)，并沒有系統(tǒng)化的而管理，在考核方面也沒有監(jiān)管部門和負(fù)責(zé)人，導(dǎo)致檔案管理的質(zhì)量低下。

（二）全員檔案意識(shí)淡漠

檔案工作在各個(gè)單位來說都處于管理的邊緣項(xiàng)目。一些企業(yè)重視工作做得就好些，但是大多企業(yè)對(duì)于此項(xiàng)工作并不是十分重視的。對(duì)于醫(yī)院來說，關(guān)注點(diǎn)更不在這個(gè)上面。而檔案無論對(duì)于醫(yī)院整體發(fā)展還是醫(yī)療水平提升都具有重要作用，如果不重視那么此項(xiàng)工作將無法有效推進(jìn)。從醫(yī)院來說，科室檔案作為醫(yī)院檔案工作的基礎(chǔ)，如果收不齊收不好，那對(duì)于整個(gè)醫(yī)院來說檔案工作水平提升也有很大問題。而從科室檔案的實(shí)際情況來看，本身都忙于日常業(yè)務(wù)工作，安排專職檔案人員的也很少，如果從醫(yī)院總體來說不重視，那么科室也不會(huì)十分重視，所以這也是導(dǎo)致對(duì)于此項(xiàng)工作不得力的直接原因。

（三）檔案管理的信息化程度低

檔案管理工作目前很多單位都引入信息化手段，既減少了人力，又提高了工作質(zhì)量和效率。但是從目前醫(yī)院的檔案管理水平來看，很多醫(yī)院檔案管理設(shè)備陳舊，人員老齡化嚴(yán)重，且非專業(yè)管理人員，這也是制約醫(yī)院檔案發(fā)展的因素。從當(dāng)前時(shí)代發(fā)展情況來看，隨著計(jì)算機(jī)的普遍使用，應(yīng)該探索信息化的方案信息手段，改變傳統(tǒng)人工收集、檢索和由于保存環(huán)境帶來的檔案遺失和受潮等問題，這也是當(dāng)前醫(yī)院檔案管理必須要解決的。

（四）檔案管理人員方面的問題

對(duì)于醫(yī)院來說，檔案管理工作人員中存在很多問題。大多為非檔案專業(yè)管理人員，很多為兼職人員或者即將退休的業(yè)務(wù)人員臨時(shí)安置在檔案管理部門，或多年不參加檔案管理方面的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)，管理手段不強(qiáng)。

三、醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新的依據(jù)、優(yōu)勢(shì)與方法分析

（一）檔案創(chuàng)新管理的理論依據(jù)

1.依據(jù)目標(biāo)管理理論

目標(biāo)管理是考核一項(xiàng)工作任務(wù)完成情況的重要手段，為獎(jiǎng)懲及檢查提供重要依據(jù)，通過設(shè)定一定的目標(biāo)將人員的工作積極性凝結(jié)在目標(biāo)上進(jìn)而取得最佳業(yè)績(jī)的一種現(xiàn)代管理方法。目標(biāo)管理強(qiáng)調(diào)把組織的整體目標(biāo)細(xì)化分解為各部門、每個(gè)人的具體目標(biāo)，通過對(duì)個(gè)人完成工作情況的績(jī)效考核結(jié)果作為杠桿來推動(dòng)部門工作完成進(jìn)而促進(jìn)整個(gè)單位的整體目標(biāo)實(shí)現(xiàn)。

2.文件生命周期理論

對(duì)于一般單位來說，文件管理的前期是十分重視的，而作為文件收口的檔案管理往往產(chǎn)生了“狗尾續(xù)貂”的結(jié)果，既拖了文件管理的“后腿”，又拖了檔案管理的“后腿”。因此，醫(yī)院的檔案管理工作可以參考文件生命周期理論，將文件的全過程即文件印發(fā)到存檔看做一個(gè)整體的完整過程，將這一價(jià)值形態(tài)分為現(xiàn)行文件、室藏文件和館藏檔案等多個(gè)階段，每一個(gè)階段都要有人管，有人完成此項(xiàng)工作，并建立起相應(yīng)的權(quán)責(zé)制度。

（二）檔案管理創(chuàng)新的優(yōu)勢(shì)

1.查找方面的優(yōu)勢(shì)

檔案管理創(chuàng)新無論是在管理方式上、設(shè)備上還是手段上都會(huì)對(duì)檔案工作帶來極大的優(yōu)勢(shì)與便利。首先最明顯的是查找方面。如果將信息化手段應(yīng)用于檔案管理當(dāng)中，會(huì)將大量復(fù)雜的檔案信息條理化，在查閱檔案時(shí)可以便捷找到檔案的信息，節(jié)省了查閱時(shí)間。同時(shí)，信息化管理還可以實(shí)現(xiàn)信息的共享，特別是醫(yī)療檔案在需要時(shí)可以實(shí)現(xiàn)各科室的信息共享，及時(shí)查閱到所需的材料，也會(huì)促進(jìn)整體的服務(wù)水平的提高。

2.全面的收集檔案資料

由于傳統(tǒng)人工存檔工作的弊端，為了減少檔案工作的歸檔工作量，往往檔案人員和各科室檔案人員都會(huì)選擇比較重要的檔案歸檔，對(duì)于一般性的將不予歸檔，這就會(huì)導(dǎo)致在今后的使用時(shí)一些檔案人員認(rèn)為不重要但是卻很重要的檔案查找不到。還有一些單位由于檔案室設(shè)備和空間有限，只能選擇性歸檔。如創(chuàng)新檔案手段，利用信息化平臺(tái)，將極大地拓展檔案的存儲(chǔ)范圍，較為全面的存儲(chǔ)相關(guān)檔案信息，既保證了重要檔案文獻(xiàn)的連續(xù)性，同時(shí)使歸檔范圍更加全面。

3.提高了檔案管理服務(wù)水平

無論是查找便捷還是檔案存儲(chǔ)全面、實(shí)現(xiàn)檔案共享這都是檔案管理服務(wù)水平的體現(xiàn)。傳統(tǒng)的檔案管理由于為人工手段，導(dǎo)致一些時(shí)候會(huì)存在服務(wù)方面的問題，包括服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)態(tài)度和服務(wù)的專業(yè)性等。如果能夠利用信息化手段在節(jié)約人力成本的基礎(chǔ)上會(huì)提高檔案管理的服務(wù)水平。

（三）醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的方法

1.歷史研究法

檔案管理創(chuàng)新要參考?xì)v史研究方中遵循歷史發(fā)展順序?qū)κ录M(jìn)行研究的方法。創(chuàng)新檔案管理首先要掌握正確的方法，要認(rèn)識(shí)到檔案管理是遵循歷史的體現(xiàn)，更是為未來決策提供依據(jù)的保障，檔案的連續(xù)性可以幫助醫(yī)院對(duì)于曾經(jīng)和未來的重要事件進(jìn)行對(duì)比，為工作提供依據(jù)并總結(jié)發(fā)展規(guī)律。

2.對(duì)比研究法

在檔案管理創(chuàng)新工作開展前，要對(duì)所選擇的檔案管理模式、設(shè)備、方法等進(jìn)行對(duì)比，通過比較衡量此項(xiàng)工作的利弊以及是否按照此項(xiàng)思路開展。

3.系統(tǒng)分析法

這是最基礎(chǔ)的方法，也就是將檔案管理工作要作為一個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行分析，設(shè)定目標(biāo)、要素、資源和環(huán)境等各項(xiàng)影響因素，按照績(jī)效管理的原則，分析存在問題，提出解決方案，理清工作開展或創(chuàng)新的思路。

4.個(gè)案研究法

個(gè)案研究是指對(duì)某一項(xiàng)事物在一定時(shí)期內(nèi)進(jìn)行連續(xù)性研究，對(duì)其發(fā)展變化全過程進(jìn)行系統(tǒng)分析的方法。檔案工作要結(jié)合醫(yī)院檔案工作存在問題，進(jìn)行個(gè)案分析，提出解決問題的方案，為創(chuàng)新管理提供研究思路。

四、醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的路徑

（一）頂層設(shè)計(jì)此項(xiàng)工作

醫(yī)院檔案管理創(chuàng)新的基礎(chǔ)就是要頂層設(shè)計(jì)好如何進(jìn)行此項(xiàng)工作的創(chuàng)新。醫(yī)院要將檔案管理工作按照上述的方法進(jìn)行科學(xué)分析，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)班子要將此項(xiàng)工作的重要性充分認(rèn)識(shí)，頂層設(shè)計(jì)此項(xiàng)工作開展的思路，必要時(shí)可成立領(lǐng)導(dǎo)小組專項(xiàng)負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作，確定創(chuàng)新的思路與方式，同時(shí)更要明確此項(xiàng)工作的權(quán)責(zé)，完善制度體系，安排合適的人員，制定考核的標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)識(shí)到此項(xiàng)工作事關(guān)醫(yī)院發(fā)展的管理水平，同時(shí)幫助醫(yī)院職工樹立起重視檔案工作的意識(shí)。

（二）創(chuàng)新管理理念

檔案的價(jià)值在于利用，要在檔案創(chuàng)新管理方面將檔案管理工作納入醫(yī)院文化建設(shè)之中，作為一種管理文化來建設(shè)。在這一理念的引導(dǎo)下，完善檔案管理的職能，對(duì)于醫(yī)院重要的技術(shù)引進(jìn)、成功的醫(yī)療案例、新的醫(yī)療項(xiàng)目的開展與實(shí)施與重大的手術(shù)等影像資料進(jìn)行整理、歸納，這不僅是一種理念的影響，更是一種文化的傳承。因此，首先，要將醫(yī)院檔案管理作為一種文化進(jìn)行創(chuàng)新管理，發(fā)揮重要作用。

（三）創(chuàng)新組織管理框架

醫(yī)院要想加強(qiáng)檔案管理工作，在組織架構(gòu)上必須形成職能科室，選擇專業(yè)性的年輕的工作人員勝任此項(xiàng)工作。因?yàn)槔砟钌系膭?chuàng)新、設(shè)備上的創(chuàng)新離不開人員的操作，因此，要在人員配備上充分考慮檔案工作的實(shí)際情況，形成專門部門專人管理的工作架構(gòu)。同時(shí)各科室在有條件的情況下要設(shè)置專職檔案管理員，如果人員數(shù)量不足也可設(shè)置兼職檔案管理人員，保證形成醫(yī)院檔案室領(lǐng)導(dǎo)，各科室檔案人員配合工作的工作格局。

（四）創(chuàng)新檔案管理方式

要充分利用互聯(lián)網(wǎng)對(duì)于檔案管理工作的影響，引進(jìn)先進(jìn)的檔案工作信息化系統(tǒng)，這是檔案工作創(chuàng)新管理的重中之重。首先醫(yī)院要明確自身檔案管理的目標(biāo)和管理模式，選擇符合實(shí)際條件的軟件公司進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)，由醫(yī)院檔案管理人員與軟件管理人員對(duì)接，做好系統(tǒng)的開發(fā)以及功能的設(shè)置等工作。在系統(tǒng)開發(fā)的同時(shí)，醫(yī)院檔案管理人員要做好醫(yī)院基礎(chǔ)檔案的統(tǒng)計(jì)、歸類以及系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入等前期工作，在系統(tǒng)完成后，與軟件開發(fā)人員進(jìn)行系統(tǒng)檔案的數(shù)據(jù)錄入對(duì)接，在數(shù)據(jù)導(dǎo)入后要進(jìn)行一段時(shí)期的調(diào)試工作，并完成后期的相關(guān)數(shù)據(jù)的完善工作。

（五）加強(qiáng)檔案管理工作的評(píng)價(jià)

要發(fā)揮檔案管理工作評(píng)價(jià)的指揮棒作用。可以從醫(yī)院角度專門設(shè)置機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)各項(xiàng)評(píng)價(jià)工作，也包括檔案的評(píng)價(jià)工作。也可以引入對(duì)檔案管理工作引入質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)，強(qiáng)調(diào)過程控制和持續(xù)改進(jìn)的提高，通過各項(xiàng)檢查、評(píng)審、糾正、預(yù)防等措施，按照檔案質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)完善檔案管理工作，促進(jìn)檔案工作水平大幅度提高。

（六）在檔案管理人員方面加強(qiáng)培訓(xùn)

信息化管理手段與方式勢(shì)必要加強(qiáng)全院各級(jí)各類檔案人員的培訓(xùn)，院內(nèi)信息化管理軟件培訓(xùn)、醫(yī)院間的學(xué)習(xí)交流、國內(nèi)外的檔案相關(guān)工作培訓(xùn)與交流是必不可少的。因此，醫(yī)院要培養(yǎng)一批檔案管理方面專業(yè)的、知識(shí)結(jié)構(gòu)合理的管理人才，促進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新與提高。

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（作者簡(jiǎn)介：于翠娟，白山市中心醫(yī)院，人事科，科員，本科學(xué)歷。）