袁靜

（國網(wǎng)江西省電力有限公司培訓中心，江西 南昌 330032）

一、人事檔案管理工作的重要性

（一）能夠為企業(yè)提供員工的詳細數(shù)據(jù)。

通過人力資源工作人員在通過梳理員工人事檔案的方式，能夠快速讓企業(yè)管理人詳細了解員工以往的工作內(nèi)容和方式。與此同時，企業(yè)負責人還可以簡要評估員工的綜合能力，并且大概分析他們在工作中的潛力。把人事檔案作為對員工能力的基本參考，可以將工作進行詳細分化并有條理的安排工作，也能夠使員工有質(zhì)量的完成任務(wù)，將他們的能力發(fā)揮最大化，避免因為缺乏信息和數(shù)據(jù)，使得員工的才能沒有辦法發(fā)揮得當。在這個方面來分析，加強人事檔案的管理水平是最好發(fā)揮人力資源管理效益的方法。

（二）優(yōu)化人力資源管理工作。

伴隨著中國現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展，人事檔案管理工作慢慢地會和公司其他部門之間形成相互的信息資源共享，用于實現(xiàn)公司內(nèi)部信息的平穩(wěn)交流，不論是是部門之間，還是員工和員工之間，甚至于地區(qū)之間的信息都能夠合理有序傳達。這樣可以避免因為信息缺失引起的一些問題，如員工職務(wù)分工、人才流失等，不但優(yōu)化了企業(yè)之中人力資源的精細化分配，還能夠促進了企業(yè)業(yè)務(wù)的提升發(fā)展。

（三）能夠準確分析出企業(yè)對人才的需求。

在人力資源管理工作之后，進行員工人事檔案梳理和管理有助于企業(yè)在業(yè)務(wù)發(fā)展過程中準確識別公司的人才需求，分析公司缺乏和需要的人才，并將比對出的信息用作人才的基本參考，從而制定合理的人力資源需求計劃。從這個角度來看，企業(yè)對人事檔案的合理分析是獲取可靠有效資料的基本手段，也是企業(yè)招聘發(fā)展人才的途徑之一。

二、管理人事檔案的問題

（一）在人事材料方面的處理過于簡單片面，檔案內(nèi)容真實可靠性不夠。在現(xiàn)代企業(yè)中，人事檔案的資料處理過于簡單片面，結(jié)果就是員工人事檔案內(nèi)容中往往只有表揚、夸贊，對缺陷和不足卻只字不提，這是不利于企業(yè)對員工檔案進行合理的分析。除此之外，在許多檔案中，有些檔案內(nèi)容甚至是前后不一致的，有一些檔案則是無關(guān)緊要的，并且存在胡亂編撰的行為。編造檔案、填寫虛假內(nèi)容是為了滿足企業(yè)用人需求。這些現(xiàn)象是在現(xiàn)今企業(yè)管理中很常見，對企業(yè)人事檔案的管理有很重大的影響。

（二）公司人員檔案儲存制度。

近年來，中國市場經(jīng)濟的高速發(fā)展，對于高素質(zhì)人才的需求也越來越多樣化，所以對于人才就業(yè)的方向也越來越多元化。各大公司和單位也逐漸采用現(xiàn)代化管理模式和機制以適應社會發(fā)展。當今社會，在招聘過程中，公司會根據(jù)面試員工的回答和公司的需求來對應員工的崗位分配，公司對于員工之前的工作經(jīng)驗不在過分注重，而是將個人的品質(zhì)放在首位，并且在合同中將管理制度寫下，讓員工在入職之前將內(nèi)容都看清楚，再做選擇，近年來隨著工作制度的不斷更新，企業(yè)之間的人才競爭也變得越來越激烈了，優(yōu)質(zhì)人才能夠按照自己的想法進行工作的選擇，雖然人員流動會導致在交接過程中個人檔案出現(xiàn)問題，有些公司或許不希望自己的信息被透露出去，為了保護自己的檔案導致一系列問題。除此之外，當前人事工作需要著重注意檔案流動以及歸屬問題，以此保證能夠適應當代公司制度的更新和發(fā)展。

（三）當前許多公司對于員工檔案的不重視。

由于許多小型公司對于人員的要求不太高，所以對于人員的檔案也不過分重視，導致檔案存在嚴重的問題，唯有在一些特殊時間能夠拿出來進行一番查閱和調(diào)研，并且對于入職的員工，正式入職后檔案基本上是存在某處，基本上沒有人會去管理，在對于人員的職位培養(yǎng)或者培訓過程中，才會存在關(guān)系的更新和使用，然而，對于大多數(shù)情況來說，人員檔案的使用基本不存在。

三、人事檔案管理工作的建議

首先，人事專員要對企業(yè)現(xiàn)有的檔案管理系統(tǒng)及其使用情況進行有序檢驗，并社會發(fā)展的趨勢和實際的經(jīng)營狀況進行有效的更新。二是優(yōu)化人事檔案的收集、管理和審計手段，增強其真實可靠性，從根本上杜絕虛假信息的滲透。最后，必須為每個工作人員實施人事檔案管理。因此，通過對人事工作人員地教育和培訓，對提高人事管理人員的工作能力和基本素質(zhì)至關(guān)重要?，F(xiàn)代人事檔案管理方法必須由具有現(xiàn)代專業(yè)技能的人才支持。因此，人事管理人員的素質(zhì)尤為重要，有必要根據(jù)自己公司的實際情況更新現(xiàn)有的HRM模型，記錄管理人員的整體能力繼而嚴格核實，管理人員必須具備真正的專業(yè)資格和技能，并且必須在參與工作前進行在職科學培訓，提高管理和科技學習能力，激發(fā)檔案管理人員的積極性和主觀能動性，可以保證人事檔案管理工作的有效實施?；谝陨先c，能夠快速提高企業(yè)人事檔案的管理工作。

四、結(jié)論

總之，人事檔案的工作人力資源部門中依舊是無可替代的作用。21世紀的今天，當知識經(jīng)濟占主要地位時，我們有必要運用現(xiàn)代化科學手段和措施來創(chuàng)新人事檔案的管理，這樣才能推動公司的進步與發(fā)展。