遲鵬鵬

（山東省膠州市委市直機關(guān)工委，山東 膠州 266300 ）

機關(guān)檔案是機關(guān)各項工作開展過程中直接形成的真實歷史記錄，是國家檔案事業(yè)的主體。其利用工作是機關(guān)檔案管理的一項重要內(nèi)容。因而，充分發(fā)揮檔案的價值和作用，認真做好檔案開發(fā)利用工作，對促進和保障機關(guān)各項工作的健康開展具有十分重要的現(xiàn)實意義。

一、機關(guān)檔案室檔案利用工作存在的主要問題

近年來，隨著《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實施辦法》的深入實施和貫徹落實，我國的檔案事業(yè)獲得了飛速發(fā)展，機關(guān)檔案工作更是取得了長足進步。但由于社會整體檔案意識不高，檔案法制觀念不強，人們對檔案和檔案工作的重要性認識不足，因此直接導致檔案工作發(fā)展的不協(xié)調(diào)不平衡，仍然存在許多問題和不足。主要表現(xiàn)在以下四個方面。

(一)是機關(guān)檔案人員多數(shù)兼職，難以拿出過多時間和精力開展檔案工作。機構(gòu)改革后，多數(shù)機關(guān)受編制的限制，很難配備專職檔案人員，大多數(shù)由文書或者秘書兼管檔案工作，他們往往是一身兼數(shù)職，頭緒繁多，內(nèi)容繁雜，要想拿出精力干好 檔案工作，心有余而力不足。

(二)是檔案沒有實現(xiàn)集中統(tǒng)一管理，影響了檔案信息的綜合開發(fā)利用。實際工作中，受“八項規(guī)定”影響和機關(guān)實現(xiàn)集中辦公的限制，除部分比較大的機關(guān)有條件實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理外，多數(shù)單位常常根據(jù)機關(guān)自身業(yè)務(wù)情況或從方便工作需要出發(fā)，采取由文書、會計或業(yè)務(wù)科室承辦人員分別立卷和分散保管的方式，檔案基本處于分散管理狀態(tài)，造成了檔案管理“人人都負責，人人又不負責”的比較混亂狀況。

(三)是檔案人員專業(yè)素質(zhì)不能適應(yīng)和滿足工作開展需要。首先是缺少創(chuàng)新意識，工作上被動，缺乏新思路，新舉措，難以適應(yīng)新形勢對檔案提供利用的需求。其次是檔案人員自身素質(zhì)的不適應(yīng)，由于兼職過多、參加檔案專業(yè)培訓不夠系統(tǒng)，難以達到人人持證上崗的目標要求，必然導致其自身檔案專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能的不足。三是面對檔案工作出現(xiàn)的新領(lǐng)域、新問題，特別是面對檔案信息化時代的快速發(fā)展，許多檔案人員往往表現(xiàn)的束手無策。

(四)是機關(guān)檔案室之間不能實現(xiàn)檔案信息資源共享。長期以來，檔案工作出于保密和為政治服務(wù)的封閉狀態(tài)還沒有從根本上改變，各機關(guān)檔案室的工作仍然處于被分割和封閉狀態(tài)，缺乏橫向聯(lián)系，難以實現(xiàn)館室共享、室與室之間共享，無法充分發(fā)揮和利用各自的檔案信息資源的優(yōu)勢，綜合服務(wù)功能難以提高。

二、對策

(一)堅持依法治檔，為機關(guān)檔案工作健康發(fā)展營造良好環(huán)境。檔案工作是機關(guān)的一項重要基礎(chǔ)性工作，它對領(lǐng)導科學決策、業(yè)務(wù)正常開展以及各項管理工作等具有非常重要的資政參考和指導意義。因此，必須依法加強對檔案工作的組織領(lǐng)導，通過大力宣傳檔案法律法規(guī)和檔案工作的重要意義，來不斷增強各級領(lǐng)導重視檔案工作、支持檔案工作的法制觀念和依法治檔的自覺性，使他們在對待檔案工作上做到三到位，即認識到位、人員到位、措施到位，切實幫助解決“人、財、物”等實際問題，形成有領(lǐng)導分管、有具體人員抓落實、制度健全、職責明確的有效監(jiān)督約束體制，以進一步改善檔案工作健康發(fā)展的內(nèi)外部環(huán)境。

(二)加強基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)，不斷提高檔案管理水平。檔案管理是檔案利用的基礎(chǔ)，檔案工作質(zhì)量的高低直接關(guān)系到檔案利用工作的好壞。當前，行之有效的辦法是積極開展機關(guān)檔案規(guī)范化目標管理認定活動。通過認定活動，不僅可以實現(xiàn)檔案綜合管理，促使檔案業(yè)務(wù)建設(shè)進一步規(guī)范化、標準化，而且最關(guān)鍵的是為檔案信息綜合開發(fā)利用提供了便利條件。只有先管好檔案，才能利用好檔案，只有不斷提高檔案管理水平，也才能更充分地發(fā)揮檔案價值和作用，使其更有效地為機關(guān)各項工作服好務(wù)。

(三)強化業(yè)務(wù)培訓，進一步提高檔案工作人員的整體素質(zhì)。檔案提供利用工作的優(yōu)劣關(guān)鍵在檔案人員身上。因此，一方面，檔案人員要從自身素質(zhì)提高做起，加強政治理論學習，尤其要用習近平新時代中國特色社會主義思想武裝頭腦，牢記“檔案工作任何時候都要為黨和政府的中心工作服務(wù)”這一大局，立足本職，主動作為。另一方面，要通過專業(yè)培訓、上崗培訓、繼續(xù)教育等形式，進一步提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)和業(yè)務(wù)技能水平，不斷自我加壓，自我豐富，自我知識更新，以適應(yīng)和滿足檔案工作改革發(fā)展的新形勢，從而把檔案利用工作做得更好。

(四)突出編研，實現(xiàn)檔案利用工作向深層次發(fā)展。開展編研工作，是做好檔案利用工作的有效形式和手段。注重抓好三點：一要突出為現(xiàn)實服務(wù)。由于機關(guān)檔案室每滿十年就需向國家綜合檔案館移交檔案，因此現(xiàn)有保存的檔案一般時間跨度不長、數(shù)量不大，這就要求檔案人員在開展編研工作時，選題必須科學合理，與時俱進，編研出來的成果必須能滿足社會急需，滿足當前工作需要，否則，就會缺乏生機與活力。二要突出為領(lǐng)導服務(wù)。領(lǐng)導的科學決策，必須依靠大量的參考依據(jù)。

(五)創(chuàng)新思路，實現(xiàn)檔案利用工作的新跨越。二十一世紀已進入信息時代，人類社會對信息資源的需求愈來愈大，要求也越來越高。因此，機關(guān)檔案利用工作若仍然停留在目前的水平，顯然不能適應(yīng)新形勢的要求。隨著機關(guān)辦公自動化的實現(xiàn)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案提供利用工作也必須邁出新的步伐。當前，有條件的單位，建立機關(guān)文件服務(wù)中心，使檔案提供利用工作面向社會，服務(wù)大眾，無疑是一種行之有效的好方式。下一步建立區(qū)域聯(lián)通中心，實現(xiàn)檔案信息共享，機關(guān)檔案室通過利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，就可以有效克服機關(guān)檔案室的孤立狀態(tài)，使大規(guī)模、快速度的檔案提供利用工作成為可能，從而，為實現(xiàn)檔案信息資源的最大利用奠定了基礎(chǔ)。