周璇 鄭媛媛 孫思楊

(承德市計(jì)劃生育藥具管理站，河北 承德 067000）

隨著社會(huì)改革不斷發(fā)展，事業(yè)單位也面臨許多困境。與普通企業(yè)相比，事業(yè)單位有各種各樣的內(nèi)部檔案和材料。檔案整理是一份復(fù)雜的工作，對(duì)各種檔案進(jìn)行分類整理不僅耗費(fèi)大量的人力、時(shí)間，還需要工作人員有檔案處理專業(yè)技能，具有耐心和責(zé)任感。但到目前為止，大部門事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足，認(rèn)為檔案管理僅僅是一份機(jī)械重復(fù)的簡(jiǎn)單工作，而負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員分類處理檔案能力不足，時(shí)間一長(zhǎng)便懈怠下來(lái)，導(dǎo)致檔案堆積[1]。因此為了更好服務(wù)社會(huì)和適應(yīng)改革需要，對(duì)事業(yè)單位檔案管理實(shí)行創(chuàng)新勢(shì)在必行。

一、我國(guó)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)檔案管理工作不重視，工作懈怠

目前大部分事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作重視程度不足，認(rèn)為其只是僅是一種資料收集整理的過(guò)程，沒(méi)有意識(shí)到便捷有效的檔案管理能提升社會(huì)和企業(yè)的運(yùn)行效率，提升管理水平。檔案管理工作人員工作消極，缺乏責(zé)任意識(shí)，認(rèn)為檔案管理只是一種機(jī)械的工作，導(dǎo)致單位領(lǐng)導(dǎo)想要獲取檔案信息時(shí)不得不重新整理。這種情況一方面浪費(fèi)大量的人力物力財(cái)力，影響了工作人員的效率，打擊了其積極性，另一方面浪費(fèi)大量時(shí)間，導(dǎo)致資料胡亂堆砌的現(xiàn)象，浪費(fèi)社會(huì)資源。

（二）檔案管理制度落后

完善的管理制度是事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理的前提。只有管理制度完善，資源利用率才能提高。但是目前大部分企業(yè)檔案管理制度較混亂，制度建設(shè)有所欠缺，形式化嚴(yán)重，導(dǎo)致工作人員在檔案管理過(guò)程中常常出現(xiàn)無(wú)法應(yīng)對(duì)的情況。同時(shí)由于缺少相關(guān)制度的制約，工作人員工作效率低下，缺乏主動(dòng)性和創(chuàng)新性，在一些重要檔案管理問(wèn)題上相互推諉，影響工作進(jìn)行[2]。檔案管理制度落后也會(huì)造成需要保密和不能外借的檔案泄露，出現(xiàn)檔案缺失，影響檔案管理信息的真實(shí)性。

（三）管理方法陳舊，管理人員能力有待提高

目前我國(guó)科技迅速發(fā)展，出現(xiàn)了許多先進(jìn)的管理工具。目前多數(shù)事業(yè)單位依然采取人工管理檔案的方式。主要原因?yàn)槭聵I(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，缺乏必要的資金支持，無(wú)法置辦先進(jìn)管理工具。部分企業(yè)為了節(jié)約資金，將檔案放在一個(gè)簡(jiǎn)陋的庫(kù)房中，保密措施和防盜措施不夠嚴(yán)密，難以滿足新時(shí)期檔案管理需求。檔案管理是一個(gè)較為復(fù)雜的工作，需要具備良好素質(zhì)的專業(yè)人員，但各事業(yè)單位在招聘檔案管理人員時(shí)要求較低，工作人員沒(méi)有經(jīng)歷嚴(yán)格的選拔機(jī)制和培訓(xùn)直接進(jìn)行檔案管理。招聘工作人員時(shí)對(duì)其學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)、素質(zhì)等也沒(méi)有較高要求。檔案管理人員進(jìn)行新老交接工作時(shí)易出現(xiàn)交接工作不到位的情況，導(dǎo)致工作人員在檔案管理過(guò)程中缺乏耐心，整理出來(lái)的檔案缺少價(jià)值，對(duì)其他部門信息接收產(chǎn)生影響。

二、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路

（一）完善檔案管理制度

制度是約束工作人言的重要措施，也是提高檔案管理工作的主要方式。沒(méi)有制度，不成方圓。晚上的檔案管理制度不僅可以提高檔案管理工作效率，還能避免各種問(wèn)題。這要求事業(yè)單位在依據(jù)我國(guó)現(xiàn)有法律法規(guī)和尊重工作人員的合法利益的基礎(chǔ)上對(duì)工作人員進(jìn)行一定約束，做到管理制度內(nèi)容清晰明確，規(guī)定工作人員的工作內(nèi)容、禁止行為及獎(jiǎng)懲制度[3]。事業(yè)單位負(fù)責(zé)人可以先讓檔案管理人員擬定一套制度，然后對(duì)其進(jìn)行修改，最終形成一份完善的檔案管理制度。與此同時(shí)建立電子檔案信息管理制度，采用多元化的方式加強(qiáng)檔案管理，充分利用檔案中的有效信息，保障檔案的保密性。

（二）創(chuàng)新管理理念，提升對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

只有讓事業(yè)單位充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要作用，才能提升檔案管理工作。這要求社會(huì)和政府積極宣傳檔案管理的重要意義，加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)的教育工作，引導(dǎo)管理人員積極創(chuàng)新自身管理理念，提高管理人員的工作意識(shí)，樹立正確的工作態(tài)度，為檔案管理工作的順利開展?fàn)I造良好氛圍。單位領(lǐng)導(dǎo)可以借鑒國(guó)外管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)電子檔案建設(shè)，提升檔案管理水平。

（三）推動(dòng)檔案現(xiàn)代化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)已經(jīng)完全改變社會(huì)生活的前提下，檔案管理工作也應(yīng)順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展要求。檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)技術(shù)推動(dòng)檔案管理發(fā)展。傳統(tǒng)檔案管理采用人工分類、人工查找，極不方便，一些事業(yè)單位采用聲像技術(shù)、光盤技術(shù)等對(duì)檔案進(jìn)行分類記錄，想要調(diào)取某個(gè)檔案時(shí)直接通過(guò)計(jì)算機(jī)查找就可快速拿到所需檔案，節(jié)約了時(shí)間，提升了檔案管理效率。對(duì)需要保密和十分重要的文件可以采取文件機(jī)密性保護(hù)措施，有效防止文件丟失、被黑客攻擊等情況發(fā)生。對(duì)檔案實(shí)行數(shù)字化歸檔后對(duì)以后實(shí)現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)異地調(diào)檔也有重要意義。

（四）創(chuàng)新服務(wù)手段

目前一些事業(yè)單位檔案管理利用率較低，因此需要不斷創(chuàng)新服務(wù)手段，提高檔案利用率。事業(yè)單位不重視檔案管理工作，導(dǎo)致檔案管理利用率低下，從而又反過(guò)來(lái)制約事業(yè)單位檔案管理工作。因此想提高檔案管理工作首先要加強(qiáng)檔案管理工作重視度，并不斷創(chuàng)新服務(wù)手段[4]。具體措施可以為建立內(nèi)部檔案管理系統(tǒng)，提升工作人員內(nèi)部效率；建立數(shù)字化圖書館，對(duì)網(wǎng)站信息檢索功能實(shí)行優(yōu)化，提升用戶調(diào)取檔案的便捷性，從各個(gè)方面提升檔案管理水平。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)，提高工作人員素質(zhì)

檔案管理是一項(xiàng)較為復(fù)雜的工作，需要具有默默無(wú)聞、無(wú)私奉獻(xiàn)的優(yōu)秀品質(zhì)，需要有全心全意為人民服務(wù)的責(zé)任和意識(shí)。因此在檔案工作人員的招聘方面需要對(duì)其學(xué)歷、經(jīng)驗(yàn)和品質(zhì)進(jìn)行考察，確保其能夠勝任繁瑣檔案管理工作。新時(shí)期檔案管理工作需要檔案管理工作者具有較高的素質(zhì)和掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力，因此事業(yè)單位需要加強(qiáng)管理人員的培訓(xùn)工作，主要對(duì)其計(jì)算機(jī)能力和管理技能進(jìn)行培訓(xùn)。同時(shí)加強(qiáng)管理人員的素質(zhì)，強(qiáng)調(diào)無(wú)私奉獻(xiàn)和責(zé)任感。

結(jié)語(yǔ)

為了保證各項(xiàng)工作有序進(jìn)行，適應(yīng)現(xiàn)代化對(duì)檔案管理的工作，這需要每一位檔案管理人員加強(qiáng)自身專業(yè)技能的培訓(xùn)工作，提升自身素質(zhì)；需要事業(yè)單位對(duì)提高檔案管理工作的重視度，為檔案管理營(yíng)造一個(gè)良好的環(huán)境氛圍，用創(chuàng)新性思路來(lái)管理。事業(yè)單位也要加強(qiáng)檔案管理設(shè)備的投入，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，真正提升檔案管理水平。當(dāng)然，事業(yè)單位檔案管理工作并不是一蹴而就的，需要每一位工作人員為此不斷付出努力，端正檔案管理態(tài)度，不斷實(shí)踐并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，為檔案管理創(chuàng)新不斷奉獻(xiàn)自己的價(jià)值。