鄭媛媛 孫思楊 周璇

(承德市計(jì)劃生育藥具管理站，河北 承德 067000)

引言

人事檔案具有重要的社會(huì)價(jià)值，它反映了個(gè)體的家族情 況、生產(chǎn)生活經(jīng)歷、工作成績、社會(huì)身份、行為活動(dòng)、獎(jiǎng)懲、學(xué)歷等，人事檔案直接與個(gè)人的薪資待遇、社會(huì)保障、工作有 著很大的聯(lián)系，為用人單位提供了重要的參考依據(jù)。通過人事 檔案可以幫助用人單位尋找最優(yōu)秀的人才，更好地幫助單位的 發(fā)展。人事檔案在事業(yè)單位中的作用更加重要，通過它可以證 明體制內(nèi)人員身份，是事業(yè)單位對(duì)體制內(nèi)人員進(jìn)行評(píng)優(yōu)選先、提干、退休等的重要依據(jù)。正因如此，事業(yè)單位人事檔案管理 能力的提高顯得尤為必要。

一、人事檔案的重要性

人事檔案作為信息的一部分，是最具社會(huì)屬性的，通過高效的人事檔案運(yùn)轉(zhuǎn)能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)人才的科學(xué)配置，建立起企業(yè)與個(gè)人的聯(lián)系，幫助企業(yè)進(jìn)行人才的培養(yǎng)和人事工作上的管理，促進(jìn)社會(huì)人事管理與社會(huì)保障相結(jié)合。通過人事檔案可以幫助個(gè)人辦理社會(huì)保險(xiǎn)，獲取更多的社會(huì)保障，改善個(gè)人的生活狀況；能夠幫助提供婚姻狀況的證明以及資產(chǎn)證明，證明個(gè)人的社會(huì)身份，保證自身的社會(huì)安全；另外人事檔案可以幫助個(gè)人進(jìn)行護(hù)照或港澳通行證的辦理，在事業(yè)單位招聘中人事檔案是重要的政審工具。事檔案對(duì)企業(yè)單位來說更為重要，他能夠幫助企業(yè)單位選拔最優(yōu)秀、最合適的人才，能夠幫助員工進(jìn)行職稱的申請(qǐng)，可以根據(jù)人事檔案的記載中推 算出員工的退休年齡，為員工代繳養(yǎng)老保險(xiǎn)以及其它的社會(huì)保 險(xiǎn)，還是企事業(yè)單位進(jìn)行評(píng)優(yōu)選先、提干、調(diào)動(dòng)工薪待遇的重 要依據(jù)，幫助出具各類證明材料。

二、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題分析

（一）檔案管理制度不夠完善

目前，許多單位沒有意識(shí) 到規(guī)范化管理的重要性，導(dǎo)致內(nèi)部檔案管理制度混亂。從事業(yè)單位檔案管理的總體情況來看，大多數(shù)單位建立了檔案管理制 度，但是真正能做到管理規(guī)范化的沒幾個(gè)。很多單位管理者認(rèn)為檔案管理浪費(fèi)時(shí)間，這就反映出了管理者在思想上缺乏管理意識(shí)，管理行為也不規(guī)范，進(jìn)而導(dǎo)致單位自上而下各部門之間溝通不暢，合作不佳，執(zhí)行力也差，即使是后來建立了檔案管理制度，那也無法很好地落實(shí)下去。由于檔案管理工作的質(zhì)量并不會(huì)直接影響事業(yè)單位的經(jīng)濟(jì)效益，因此目前一些事業(yè)單位的管理人員和工作人員對(duì)檔案工作重視不夠，認(rèn)為只需要配備一個(gè)管理員，保證資料不丟失就好，無需增加投資去提高檔案管理工作效率。

（二）檔案管理方法、手段落后

傳統(tǒng)的事業(yè)單位檔案管理依靠的是最基礎(chǔ)的紙質(zhì)檔案，時(shí)間長了之后紙質(zhì)陳舊，非常容易破損，一些重要的數(shù)據(jù)資 料需靠專門的人進(jìn)行管理才能有效。然而，人為管理和保存除了耗時(shí)耗力外，也存在著各種外界不可控制的客觀因素的威脅，因此，想要利用這種原始的檔案管理方法保存最原始 的文件非常困難。然而，很多事業(yè)單位由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理方面不夠重視，很少有資金投入，即使現(xiàn)在有大量的優(yōu)化 檔案管理的軟件，也沒有投入使用，而由于不及時(shí)更新檔案設(shè)備，導(dǎo)致了沒有良好的環(huán)境來進(jìn)行檔案管理工作，降低了 檔案管理的效率。

（三）從業(yè)人員素質(zhì)水平參差不齊

對(duì)于檔案管理工作來講，其主體工作內(nèi)容還需要由人來進(jìn)行，而且因?yàn)楫?dāng)管理工作的專業(yè)性很強(qiáng)，所以對(duì)于相應(yīng)的從業(yè)人員的技術(shù)水平以及工作素養(yǎng)要求也比較高。但是因?yàn)橄袢缃駲n案管理工作相應(yīng)的制度建設(shè)以及信息化程度還不夠高，所以在具體工作開展中有些人身兼數(shù)職，難以在實(shí)際管理工作過程中發(fā)揮出最大效率。

三、新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新思路

（一）建立或完善檔案管理制度

管理制度是加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化、有序化的重要保障。優(yōu)化檔案管理體制，可以提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和有序性。各機(jī)構(gòu)應(yīng)建立完善的檔案管理制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。要根據(jù)單位的實(shí)際情況明確工作人員的管理職責(zé)，使每個(gè)人都明白自己的責(zé)任。一方面，要制定嚴(yán)格的制度，確保檔案管理制度能夠與事業(yè)單位的實(shí)際情 況保持必要的聯(lián)系。另一方面，要強(qiáng)化管理力度，保證檔案管 理制度的全面性，防止一些別有用心的人利用制度漏洞，破壞事業(yè)單位檔案。事業(yè)單位的管理部門和其他部門還應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案 管理部門的工作進(jìn)行監(jiān)督，從上到下認(rèn)真對(duì)待檔案管理工作，保證檔案管理人員在制度規(guī)范下開展工作，同時(shí)提高檔案管理 工作的質(zhì)量。

（二）創(chuàng)新檔案管理方式，推動(dòng)現(xiàn)代化水平的提升

檔案管理方式的創(chuàng)新是新時(shí)期事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，信息化檔案管理師當(dāng)下檔案管理發(fā)展的主流趨勢(shì)，也是實(shí)現(xiàn)信息化檔案管理的基礎(chǔ)。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展，很多針對(duì)檔案管理的軟件不斷出現(xiàn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的飛速提高，計(jì)算機(jī)知識(shí)的高度普及，都為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理數(shù)據(jù)資源信息化奠定了重要基礎(chǔ)。在這一過程中，事業(yè)單位檔案管理人員首先應(yīng)該在軟件上建立起符合本單位的系統(tǒng)，分層次、有重點(diǎn)的進(jìn)行檔案的梳理。對(duì)歷史檔案原件進(jìn)行掃描上傳，對(duì)以后的檔案信息分兩種方式進(jìn)行保存，既要留存紙質(zhì)檔案，又要利用軟件系統(tǒng)進(jìn)行電子版存檔，保存到制定的系統(tǒng)中或者上傳到云端。

（三）加強(qiáng)人才培訓(xùn)與引進(jìn)

在行政事業(yè)單位中檔案管理工作擁有極長的專業(yè)性，尤其是在新時(shí)期背景下，對(duì)于檔案管理工作提出了更高要求，所以從事檔案管理工作人員的專業(yè)水平以及其工作素養(yǎng)要求也更高。針對(duì)于事業(yè) 單位內(nèi)部現(xiàn)有的從業(yè)人員，需要組織強(qiáng)化培訓(xùn)工作，對(duì)其專業(yè)素養(yǎng)以及工作水平進(jìn)行提升，并且加強(qiáng)績效考核。而對(duì)于外部人才引進(jìn)方面，需要尋找專業(yè)對(duì)口的專業(yè)技術(shù)人才進(jìn)入事業(yè)單位內(nèi)部，參與 到檔案管理工作中。對(duì)于一些非常優(yōu)秀的人才，需要出具更好的薪 酬以及激勵(lì)獎(jiǎng)勵(lì)制度，吸引人才并且留下人才。

結(jié)語

綜上所述，在當(dāng)今社會(huì)中，各行各業(yè)的競爭都十分激烈，為實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展，為人們提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，應(yīng)該 全面落實(shí)檔案管理工作，積極引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)，對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面建設(shè)，在整體上提升事業(yè)單位的管理水平以及檔案利用率。檔案管理人員應(yīng)該創(chuàng)新管理方式，與時(shí)俱進(jìn)，為事業(yè)單位提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的健康發(fā)展。