王婷

（北京神舟航天文化創(chuàng)意傳媒有限責任公司，北京 100086）

為全面落實現(xiàn)代檔案信息化、數(shù)字化改革的目標，管理部門應以信息數(shù)據(jù)庫為基礎(chǔ)，推動紙質(zhì)資料向數(shù)字形式轉(zhuǎn)化的進程，并在這一過程中，針對檔案的真實性、安全性、完整性等方面的風險，構(gòu)建有效、動態(tài)的風險預控機制，真正發(fā)揮檔案資源的現(xiàn)代社會的開發(fā)、利用價值。

一、現(xiàn)階段檔案管理建設(shè)數(shù)字化工作面臨的具體風險

（一）數(shù)字化建設(shè)進程的安全風險

檔案數(shù)據(jù)數(shù)字化形式轉(zhuǎn)化的過程中，通常會涉及技術(shù)、管理、設(shè)備、人員等方面的內(nèi)容，實際的轉(zhuǎn)換流程較為復雜，如果某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)疏漏，安全管理出現(xiàn)缺口，信息泄露的可能性將會大幅度提升。因此，檔案信息化、數(shù)字化建設(shè)的全過程保密控制是確保檔案工作安全性與系統(tǒng)性的重中之重。由于信息形式、信息源、數(shù)據(jù)性質(zhì)等方面的變化，使得信息管理的數(shù)字化形式具備存儲量大、管理便捷、操作簡單與易于復制等方面的特點，需要建立更全面、具體、動態(tài)的監(jiān)管機制。

（二）信息資源信息化過程的真實性難以保證

檔案的真實性是數(shù)字化建設(shè)的根本要求。傳統(tǒng)檔案信息資源的管理與開發(fā)、服務，經(jīng)由存儲、傳輸、記錄、調(diào)用以及遷移，與原始數(shù)據(jù)對比可能出現(xiàn)差異，數(shù)據(jù)的真實性與準確性難以得到保證。經(jīng)過數(shù)字化轉(zhuǎn)化的檔案資料，其真實性風險更復雜、管理難度更大，出現(xiàn)真實性管理風險的原因包括兩方面：一方面。數(shù)字化轉(zhuǎn)化階段，由于設(shè)備掃描、拍攝、輸入等流程不規(guī)范，信息失真；另一方面，數(shù)字形式的數(shù)據(jù)資料容易被篡改，容易受技術(shù)操作影響，出現(xiàn)改變。除此之外，檔案管理、服務平臺的程序升級等，往往需要數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)移，信息容易出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等問題。

（三）檔案完整性、系統(tǒng)性的管理風險

檔案信息的系統(tǒng)性與完整性是資源利用、開發(fā)的基本保障，完整的信息鏈也是保證信息服務綜合質(zhì)量的關(guān)鍵所在。如數(shù)字檔案的內(nèi)容結(jié)構(gòu)、邏輯框架、背景資料等，如果出現(xiàn)缺失，對檔案的開發(fā)意義、價值、效率等都會被影響。出現(xiàn)完整性、系統(tǒng)性風險的原因包括：一是原始檔案信息的缺失；二是在轉(zhuǎn)化的過程中由于人為失誤出現(xiàn)的數(shù)據(jù)錄入錯誤、遺漏問題；三是受到網(wǎng)絡攻擊、病毒感染等風險威脅。

二、應對數(shù)字化圖書館建設(shè)風險的有效對策

（一）創(chuàng)新檔案服務、管理的工作理念

現(xiàn)階段，相較于發(fā)達國家，我國檔案智慧化、數(shù)字化建設(shè)進程還處于落后階段，檔案資源的開放、安全保護、利用的保守性和公眾新服務需求之間的矛盾加劇，檔案系統(tǒng)的信息化建設(shè)需求提升。為此，檔案管理、服務工作者應創(chuàng)新融入改革理念，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案利用觀念，積極推動數(shù)字化改革的全面落實。如，檔案館可以定期就創(chuàng)新改革問題召開研討會、組織專項工作小組、派遣優(yōu)秀員工向數(shù)字化建設(shè)實踐經(jīng)驗豐富的單位進行學習等。

（二）健全檔案數(shù)字化領(lǐng)域的法律框架

檔案錄入、存儲、處理等工作的根本目的在于面向使用者提供信息服務。信息數(shù)據(jù)的開發(fā)價值是通過傳遞體現(xiàn)的。數(shù)字化信息的處理與傳播模式，加快了信息的流動速率，檔案的查詢、處理更高效。但與此相對應的，這種便捷性與創(chuàng)新利用形式也提升了安全控制的難度。針對該種問題，立足數(shù)字化在檔案信息領(lǐng)域的建設(shè)現(xiàn)狀，逐步構(gòu)建覆蓋更廣泛、管理更具體的法律框架，完善信息數(shù)字化方面的法律設(shè)計，通過檔案法等相關(guān)法律規(guī)范填補信息資源數(shù)字化管理方面的空白，是檔案相關(guān)部門與管理工作者共同努力的方向。

（三）設(shè)置數(shù)字化建設(shè)的質(zhì)量評估標準

數(shù)字化檔案機制的建立可以通過外包建設(shè)與館內(nèi)主導建設(shè)等途徑設(shè)施，在具體的實施過程中，應以檔案館長效管理規(guī)劃目標、實踐工作情況、硬件基礎(chǔ)與實施標準等要求為指導，構(gòu)建起與館藏資源開發(fā)方向相協(xié)調(diào)的技術(shù)評估體系，保證數(shù)字化建設(shè)的整體質(zhì)量。如，采用外包形式時，應該對外包企業(yè)進行質(zhì)量評估、資質(zhì)審核，確保企業(yè)的數(shù)字化建設(shè)設(shè)備具備無記憶、自動刪除等功能，保證館內(nèi)保密資源的安全性。館內(nèi)主導進行數(shù)字化建設(shè)工程時，應確保搭設(shè)程序的安全防護等級，保證技術(shù)應用的綜合質(zhì)量。

（四）規(guī)范檔案資源數(shù)字化的具體流程

為應對檔案數(shù)字化外包的風險，除了檔案管理部門增強主動服務意識、制度的完善、對數(shù)字化公司資質(zhì)審核外，同時應準確定位數(shù)字化檔案的范圍、嚴格把控數(shù)字化質(zhì)量管理，強化檔案安全管理，消減低端檔案數(shù)字化質(zhì)量及檔案安全事故的風險。具體來講，在檔案數(shù)字化前，檔案部門首先需結(jié)合館藏實際、利用頻率初步制定一套數(shù)字化方案，并對現(xiàn)場工作人員進行嚴格的崗前培訓，強化質(zhì)量與安全的意識。數(shù)字化過程中檔案部門派專人實時跟蹤與監(jiān)控，隨機抽查目錄著錄的準確率、數(shù)字化形成電子文件的清晰度、電子文件命名的準確率，準確率若低于95%，則要求數(shù)字化公司復檢、糾偏，每日抽查率不低于當日數(shù)字化數(shù)量的20%。數(shù)字化竣工前再次隨機抽查已完成的數(shù)字化質(zhì)量，錯誤率不得高于5%，否則為竣工驗收不合格。

結(jié)語：現(xiàn)代圖書館的信息化、數(shù)字化進程已經(jīng)成為改革的必然趨勢，通過數(shù)據(jù)庫、服務平臺、工作流程等方面的建設(shè)，既可以優(yōu)化館藏管理、處理、安全防控的整體水平，為檔案資源的深入、全面開發(fā)奠定基礎(chǔ)，同時，利用數(shù)字化平臺打造收集、處理、存儲、調(diào)用、遷移與服務為一體的管理系統(tǒng)，能夠面向用戶提供更具實效性的信息服務，為智慧圖書館的建設(shè)提供必要的保障。