王娟

（湖北省漢江河道管理局天門漢江管理分局，湖北 天門 431700）

檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，在搞好硬件建設(shè)的同時(shí)，做好文書處理工作則是實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作。日益豐富的工作實(shí)踐表明，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的工作任務(wù)，具有相對的獨(dú)立性，但由于文書是檔案的來源，檔案是文書的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。在實(shí)際工作中，把好文書處理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的入口關(guān)，做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)工作，從而進(jìn)一步推進(jìn)檔案考評升級。

一、公文制發(fā)是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)性前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉(zhuǎn)化而來。可以說公文制發(fā)的怎樣，不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)，也影響日后檔案的質(zhì)量，決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量問題。因此，我們在公文制發(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下牢固的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙質(zhì)量要好，幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國家的有關(guān)規(guī)定。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無日期等。三是公文字跡要牢固清晰。不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明、清晰，有利于日后長久保管利用。四是使用文種要合理，擬制格式要規(guī)范，行文不要濫用簡稱和使用不規(guī)范的字，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。

二、實(shí)施“以我為主”的立卷歸檔原則是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

相近公文的重復(fù)與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的最大問題。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的關(guān)鍵性工作。它要求我們在實(shí)際工作中，要注意解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)和進(jìn)行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導(dǎo)下確立立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分在內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是在堅(jiān)持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護(hù)全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把好全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失。

三、提高案卷質(zhì)量是推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的可靠保證

實(shí)踐證明，案卷材料收集是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質(zhì)量問題則可能是決定和影響檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。

四、完善檔案管理硬件設(shè)施，強(qiáng)調(diào)管理科學(xué)化

為了實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理以及考評定級，必須加強(qiáng)檔案工作的配套硬件設(shè)施建設(shè)水平，用更加科學(xué)的方法對檔案室進(jìn)行管理。而這一點(diǎn)也是提高檔案管理水平的基礎(chǔ)性條件。一是要安排專人，定期對檔案室進(jìn)行清掃，保證檔案存儲(chǔ)空間的整潔。二是在規(guī)劃檔案室時(shí)，必須對檔案存儲(chǔ)室的各功能區(qū)城進(jìn)行區(qū)分，將存儲(chǔ)、閱覽、辦公空間分開。三是在檔案存儲(chǔ)空間內(nèi)，必須配備必要的防火、防蟲、干燥設(shè)備，利用滅火器、空調(diào)干燥劑等材料對溫度、濕度進(jìn)行調(diào)節(jié)，并對可能發(fā)生的災(zāi)害進(jìn)行全面的預(yù)防。同時(shí)在完善設(shè)施建沒的過程中，還應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化防盜設(shè)施的安裝。不僅對檔案室進(jìn)行管理，也要對電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)進(jìn)行防護(hù)，使單位的信息安全得到保證。

五、拓寬檔案館藏內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)綜合利用

事業(yè)單位的檔案信息資源中，蘊(yùn)含著豐富的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益，是事業(yè)單位在歷史發(fā)展進(jìn)程中積累得來的巨大財(cái)富。因此，事業(yè)單位要增加對檔案館藏的開發(fā)力度，通過建立檔案電子名錄，使管理工作更加便捷。同時(shí)還要在事業(yè)單位的各個(gè)不同部門之間形成檔案信息資源的互通，搭建信息快速交互的多種平臺(tái)與途徑，保證同資料在相同時(shí)間能被重復(fù)查閱。

綜上所述，檔案工作中執(zhí)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與考評定級的方法，對于促進(jìn)事業(yè)單位的長效發(fā)展有著十分重要的積極作用，通過意識(shí)、制度、方法、平臺(tái)、設(shè)備、館藏等多方面的升級，使檔案管理工作向著現(xiàn)代化、科學(xué)化又邁進(jìn)了一大步，在常態(tài)化的執(zhí)行中成為了事業(yè)單位發(fā)展的重要推動(dòng)力量。