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        會(huì)計(jì)檔案管理優(yōu)化措施解析

        2019-01-12 20:45:50王曉琴
        魅力中國(guó) 2019年23期
        關(guān)鍵詞:清冊(cè)會(huì)計(jì)憑證賬簿

        王曉琴

        (湖北省漢江河道管理局,湖北 潛江 433100)

        會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容之一,是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映一個(gè)單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù),是會(huì)計(jì)工作的重要組成部分。然而,現(xiàn)實(shí)社會(huì)中,有些企業(yè)或者單位,往往忽視會(huì)計(jì)檔案管理,形成財(cái)務(wù)管理工作的一個(gè)薄弱環(huán)節(jié),直接影響到單位財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和水平。

        一、會(huì)計(jì)檔案形成與保管

        會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分,它記錄和反映了單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)。因此,檔案管理人員必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。

        (一)會(huì)計(jì)檔案均應(yīng)整理裝盒,并按要求填齊盒上各項(xiàng)內(nèi)容。會(huì)計(jì)檔案收集整理應(yīng)當(dāng)按照歸檔要求,整理立卷,裝訂成冊(cè),并編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

        (二)當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,移交清冊(cè)到本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管;未設(shè)立檔案機(jī)構(gòu)的,應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)內(nèi)部指定專人保管。

        (三)會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年五類。年會(huì)計(jì)檔案的保管期限,從會(huì)計(jì)年度終了后的第一天算起。總賬、明細(xì)賬、憑證等保管期限為15年;銀行、現(xiàn)金日記賬保管期限等25年;年度財(cái)務(wù)報(bào)告決算等保管期限為永久。

        (四)保管到期的會(huì)計(jì)檔案,由本單位檔案機(jī)構(gòu)提出銷毀意見(jiàn),編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè),單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn),由檔案機(jī)構(gòu)和會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)共同派人到指定地點(diǎn)監(jiān)督銷毀。

        二、會(huì)計(jì)檔案管理中存在的問(wèn)題

        (一)會(huì)計(jì)檔案立卷不規(guī)范。有些單位會(huì)計(jì)憑證裝訂后沒(méi)有封粘,或者已封粘但在封粘處沒(méi)有會(huì)計(jì)人員簽章,會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮項(xiàng)目填寫(xiě)不全;有些單位的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及會(huì)計(jì)文件資料混亂放置,活頁(yè)賬簿沒(méi)按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)填寫(xiě)封面,會(huì)計(jì)報(bào)表各月份分散存放。會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)雙方?jīng)]有按冊(cè)清點(diǎn),沒(méi)有移交清單,沒(méi)有按照永久、定期兩類分別保管,不僅查找非常困難,而且也不符合會(huì)計(jì)檔案管理要求。

        (二)會(huì)計(jì)檔案保管不規(guī)范。有些單位的會(huì)計(jì)檔案未按要求歸入單位檔案部門(mén)保管,而是由會(huì)計(jì)人員自行保管;有些單位沒(méi)有成立綜合檔案室,各類檔案分別由具體工作人員保管;有些單位雖設(shè)有專職檔案管理人員,但未接收會(huì)計(jì)檔案:還有個(gè)別單位由于檔案柜不足,將會(huì)計(jì)檔案裝入紙箱中,任意堆放。

        (三)會(huì)計(jì)檔案管理及銷毀不規(guī)范。會(huì)計(jì)檔案管理不科學(xué),存放沒(méi)有順序、査找不方便,借閱登記制度不健全。會(huì)計(jì)檔案銷毀也不及時(shí),到期該銷毀的不銷毀,銷毀過(guò)程有的也不規(guī)范。

        三、解決會(huì)計(jì)檔案管理存在問(wèn)題的措施

        (一)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案立卷。裝訂會(huì)計(jì)憑證必須使用會(huì)計(jì)憑證裝訂封皮,封粘裝訂線,并在封粘處加蓋會(huì)計(jì)人員印章。封皮表面的有關(guān)內(nèi)容必須逐項(xiàng)填寫(xiě)齊全,裝訂完畢后必須按月份的先后順序放入會(huì)計(jì)檔案盒中,必須認(rèn)真逐項(xiàng)填寫(xiě)檔案盒面上的內(nèi)容,年度終了必須封賬,活頁(yè)賬簿必須將空白賬頁(yè)取出,已設(shè)置會(huì)計(jì)科目但無(wú)業(yè)務(wù)發(fā)生的賬頁(yè)則應(yīng)保留。必須按賬頁(yè)編號(hào)順序填寫(xiě)“目錄”及“賬簿使用登記表”,與賬簿一并裝訂。裝訂后要將裝訂線封粘,由會(huì)計(jì)人員在封粘處加蓋印章,年度終了必須將會(huì)計(jì)報(bào)表逐頁(yè)編制序號(hào),分別填寫(xiě)“會(huì)計(jì)檔案卷內(nèi)目錄”和“會(huì)計(jì)備考表”。

        (二)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理,理順會(huì)計(jì)檔案管理體制,單位的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照《檔案法》、《會(huì)計(jì)法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等有關(guān)規(guī)定,明確會(huì)計(jì)檔案的保管是單位的檔案管理部門(mén),由財(cái)務(wù)部門(mén)將本單位的會(huì)計(jì)檔案整理規(guī)范,在財(cái)務(wù)部門(mén)暫保管1年,期滿后編制會(huì)計(jì)檔案案卷目錄,連同打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,向單位的檔案管理部門(mén)移交。

        (三)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管。財(cái)會(huì)部門(mén)應(yīng)按檔案管理部門(mén)的要求辦理相關(guān)手續(xù),將會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門(mén)保管。未建立檔案管理部門(mén)的單位,會(huì)計(jì)檔案暫由財(cái)會(huì)部門(mén)妥善保管,但要由專人負(fù)責(zé)。要配置專用箱柜及防盜、防火、防霉、防蛀設(shè)施,對(duì)已離任的會(huì)計(jì)人員,其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交本單位檔案部門(mén)或財(cái)會(huì)部門(mén)保管,不得自行存放。對(duì)已終止會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)的單位或部門(mén),其會(huì)計(jì)檔案應(yīng)交上級(jí)檔案部門(mén)保管,凡未移交的單位或個(gè)人,應(yīng)立即辦理移交手續(xù)。

        (四)規(guī)范會(huì)計(jì)檔案保管的期限管理和銷毀管理。會(huì)計(jì)檔案的保管期限要嚴(yán)格按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí),由本單位會(huì)計(jì)檔案管理部門(mén)提出案銷毀清冊(cè),機(jī)關(guān)和事業(yè)單位報(bào)本單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀;企單位經(jīng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)審查,報(bào)經(jīng)上級(jí)主管部門(mén)批準(zhǔn)后銷毀。對(duì)于其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證,應(yīng)單獨(dú)抽出另行立卷,由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止。各單位按規(guī)定銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí),應(yīng)由會(huì)計(jì)檔案保管部門(mén)和財(cái)會(huì)部門(mén)共同派人監(jiān)銷,監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前,應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對(duì),銷毀后,應(yīng)在銷毀清冊(cè)上簽名蓋章,并將監(jiān)銷情況報(bào)告單位領(lǐng)導(dǎo)。

        (五)加強(qiáng)會(huì)計(jì)人員崗位培訓(xùn),提高會(huì)計(jì)檔案的案卷質(zhì)量。會(huì)計(jì)人員是會(huì)計(jì)檔案整理的第一責(zé)任人。會(huì)計(jì)人員對(duì)會(huì)計(jì)規(guī)范化整理的熟知、熟練程度,決定了會(huì)計(jì)檔案案卷質(zhì)量的高低。因此,必須將會(huì)計(jì)檔案管理及操作技能的培訓(xùn),納入會(huì)計(jì)人員上崗前的培訓(xùn)中,從會(huì)計(jì)檔案整理的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)學(xué)起,使其熟練掌握會(huì)計(jì)檔案管理的基本知識(shí)與操作技能,進(jìn)而從源頭上做好會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范整理工作。

        總之,加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理工作是我們當(dāng)前財(cái)務(wù)管理中急需改進(jìn)和加強(qiáng)的重要工作,各單位都應(yīng)高度重視、積極行動(dòng),從基礎(chǔ)工作做起,切實(shí)提高財(cái)務(wù)管理水平,更好地為社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)服務(wù)。

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