邱萍

內(nèi)江市住房公積金管理中心，四川內(nèi)江 641000

1 我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理工作時(shí)出現(xiàn)的嚴(yán)重問題

1.1 沒有正視檔案管理工作的重要性

實(shí)際上，出現(xiàn)檔案管理問題的重要原因之一就是相關(guān)負(fù)責(zé)人和工作人員沒有正視檔案管理工作的重要性，沒有真正了解檔案管理工作的具體要求。某些檔案管理員單純的認(rèn)為管理檔案就是保證文獻(xiàn)資料不被損毀，沒有丟失就可以。某些事業(yè)單位負(fù)責(zé)人并沒有重視檔案資料，沒有翻閱過按文件，沒有充分發(fā)揮檔案資料的實(shí)際價(jià)值。正因?yàn)闄C(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理負(fù)責(zé)人忽視了檔案管理工作，所以沒有及時(shí)進(jìn)行檔案規(guī)整工作，會(huì)直接影響后續(xù)的很多工作。

1.2 檔案管理負(fù)責(zé)人的工作水平較差

檔案管理工作離不開相關(guān)負(fù)責(zé)人，所以工作人員綜合素質(zhì)的高低直接影響到檔案管理水平的高低。目前來講，我國(guó)很多機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案負(fù)責(zé)人綜合素質(zhì)都偏差。第一，有些負(fù)責(zé)人并不了解專業(yè)管理知識(shí)，也沒有參加過相應(yīng)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，無論是檔案收集、分析工作，還是歸納整理工作都存在很多問題。在整理資料時(shí)，因?yàn)椴涣私鈱I(yè)術(shù)語而出現(xiàn)很多資料錯(cuò)位問題，直接影響檔案管理工作的成效。第二，很多檔案管理員并沒有真正認(rèn)識(shí)到自己工作的重要性，積極性不強(qiáng)，都是被動(dòng)的整理資料和更新數(shù)據(jù)，導(dǎo)致檔案管理工作跟不上其他工作的步伐。第三，有些檔案管理負(fù)責(zé)人態(tài)度不端正，仍沿用傳統(tǒng)的管理模式，并不了解新技術(shù)，導(dǎo)致整理工作的效率較低。

1.3 檔案信息管理工作的安全性偏低

如今，科學(xué)技術(shù)已經(jīng)被應(yīng)用到了各行各業(yè)當(dāng)中，機(jī)關(guān)單位的檔案管理工作也是如此，電子檔案代替了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，信息資料的安全性成為了非常重要的問題。就檔案信息管理工作的發(fā)展情況來看，以前應(yīng)用紙質(zhì)檔案時(shí)，數(shù)據(jù)資料收集和整理工作都非常麻煩，有可能會(huì)出現(xiàn)損壞或丟失的問題，檔案安全性和保密性都受到了嚴(yán)重的挑戰(zhàn)?，F(xiàn)在絕大多數(shù)機(jī)關(guān)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)都選擇應(yīng)用了電子檔案管理模式，但其相關(guān)的檔案管理工作人員卻沒有更新，很多素質(zhì)和專業(yè)水平較低的檔案管理員并不能有效進(jìn)行電子檔案管理工作，所以在錄入相關(guān)信息時(shí)出現(xiàn)很多問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露。

2 根據(jù)機(jī)關(guān)事業(yè)單位管檔案管理工作中的難點(diǎn)提出的幾點(diǎn)具體建議

2.1 大力提升檔案管理工作人員的綜合能力

第一，機(jī)關(guān)事業(yè)單位在選聘檔案管理員時(shí)，不可以隨意應(yīng)用其他部門的工作者，而是根據(jù)當(dāng)前單位的檔案管理情況選擇具備專業(yè)素質(zhì)的工作人員，除此之外，選擇檔案管理員時(shí)一定要重視其綜合素養(yǎng)，提前布置一些高難度的管理任務(wù)，確保篩選出高素質(zhì)的工作者，提前預(yù)防檔案管理工作可能出現(xiàn)的漏洞。第二，高度重視檔案管理員的工作精神，確保檔案管理員在具備專業(yè)素養(yǎng)的同時(shí)，真正喜愛檔案管理工作，積極認(rèn)真的完成相應(yīng)的工作，主動(dòng)按照檔案管理體制的具體標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行相應(yīng)的管理工作。第三，機(jī)關(guān)單位一定要定期檢查檔案管理員的工作情況和綜合素質(zhì)，為工作人員提供培訓(xùn)和學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，使其有機(jī)會(huì)學(xué)習(xí)新時(shí)期的前沿信息，不斷提升檔案管理員的創(chuàng)新能力和綜合管理能力，建設(shè)一支高水平的檔案管理團(tuán)隊(duì)。

2.2 高度重視檔案管理工作，切實(shí)落實(shí)檔案管理制度

第一，工作態(tài)度至關(guān)重要，檔案管理負(fù)責(zé)人一定要高度重視檔案管理工作，切實(shí)落實(shí)檔案管理制度，嚴(yán)格監(jiān)督檔案收集、研究、整理工作。第二，檔案管理負(fù)責(zé)人一定要大力宣傳該項(xiàng)工作的重要性，使工作人員意識(shí)到自身工作的價(jià)值意義，激發(fā)其工作熱情。第三，一定要不斷完善檔案管理體制，提升檔案管理工作水平，為機(jī)關(guān)事業(yè)單位的發(fā)展提供助力。

2.3 充分利用高新技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作模式

高新技術(shù)已經(jīng)走入了各行各業(yè)當(dāng)中，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作更應(yīng)該充分利用高科技技術(shù)，轉(zhuǎn)變檔案管理工作的具體模式，使所有重要的數(shù)據(jù)資料都能夠及時(shí)的記錄和整理完整。具體來講，檔案管理負(fù)責(zé)人可以將一些數(shù)據(jù)資料以視頻或者圖片的形式保存下來，確保資料的完整性。另外，檔案管理工作一定要積極利用信息技術(shù)，加密重要文件，提升數(shù)據(jù)資料的安全性。而且，用高新技術(shù)還可以節(jié)省儲(chǔ)存空間，完善管理體系，方便工作人員記錄和查閱資料，提升工作效率。

3 結(jié)語

總而言之，我國(guó)機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理工作存在一些問題，相關(guān)工作者必須積極探索和應(yīng)用有效的管理方案，提升管理水平，進(jìn)而提高事業(yè)單位的工作效率。