摘 要：隨著近些年來(lái)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，保障電子檔案真實(shí)性的技術(shù)措施也越來(lái)越成熟，本文通過(guò)討論在電子檔案形成時(shí)的不同環(huán)節(jié)，增加不同的電子技術(shù)認(rèn)證手段來(lái)保障電子檔案真實(shí)性。

關(guān)鍵詞：電子檔案；真實(shí)性；手寫(xiě)簽名；時(shí)間戳

電子檔案的真實(shí)性是確保電子檔案具有行政有效性和法律證據(jù)性的重要基礎(chǔ)，是電子檔案反映社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的歷史原貌，產(chǎn)生社會(huì)價(jià)值，得以作為社會(huì)記憶長(zhǎng)久保存的基本前提。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的真實(shí)性認(rèn)定是以“原件”為基礎(chǔ)的，而電子檔案因其本身的易修改性、內(nèi)容與載體的可分離性、軟硬件依賴(lài)性等特點(diǎn)而增加了文件原始性的辨識(shí)難度，對(duì)傳統(tǒng)觀念上的“文件原件”觀念造成了極大的沖擊，影響了電子檔案真實(shí)性的認(rèn)定。

電子檔案是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件，而一份電子文件的形成要經(jīng)歷擬稿、審核、蓋章、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，涉及到形成人、形成部門(mén)、形成時(shí)間等關(guān)鍵要素，電子文件的形成階段可以視為電子檔案形成階段。筆者就結(jié)合電子文件的形成過(guò)程，通過(guò)討論目前比較成熟、應(yīng)用比較廣泛的電子認(rèn)證的一些技術(shù)認(rèn)證手段，探討在電子檔案形成階段如何保障電子檔案真實(shí)性的措施。

1 引入電子手寫(xiě)簽名技術(shù)

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件在形成時(shí)需要經(jīng)歷擬稿、審核、校核等階段，幾乎在每個(gè)階段都需要比如擬稿人、審核人、校核人等相關(guān)人員的手寫(xiě)簽名，這是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件確保文件內(nèi)容真實(shí)性的重要手段。因?yàn)椋謱?xiě)簽名因每個(gè)人的字跡不同可以表現(xiàn)不同人的個(gè)性化行為信息，可以作為表達(dá)主觀認(rèn)同的一種方式。而電子手寫(xiě)簽名技術(shù)可以傳承這種主觀認(rèn)同的簽署模式。目前電子手寫(xiě)簽名技術(shù)有兩種常用的實(shí)行方法，一種是事先采集手寫(xiě)簽名的樣本，形成個(gè)人電子圖章，即：在用戶(hù)注冊(cè)時(shí)，采集每位用戶(hù)手寫(xiě)簽名的樣本，與用戶(hù)信息進(jìn)行身份認(rèn)證，通過(guò)加密，形成個(gè)人電子圖章，用戶(hù)在使用時(shí)需輸入密碼進(jìn)行認(rèn)證后才能使用個(gè)人電子圖章。另一種是不事先采集，通過(guò)電子化手寫(xiě)板或者觸摸屏，實(shí)時(shí)在線進(jìn)行手寫(xiě)簽名。無(wú)論采用哪一種方法，引入電子手寫(xiě)簽名技術(shù)，都應(yīng)該使用權(quán)威的電子簽名認(rèn)證平臺(tái)，要具有安全、保密、真實(shí)性、防篡改和防抵賴(lài)功能。

筆者認(rèn)為，實(shí)時(shí)在線手寫(xiě)簽名更能體現(xiàn)實(shí)時(shí)體現(xiàn)不同人的主觀認(rèn)同意愿，而且隨著觸摸屏技術(shù)的發(fā)展與廣泛應(yīng)用，觸摸手寫(xiě)板安裝使用簡(jiǎn)單，大部分可以即插即用，價(jià)格也不貴，金融、保險(xiǎn)等行業(yè)目前已在大規(guī)模使用這個(gè)技術(shù)。因此，在電子檔案形成階段，引入手寫(xiě)簽名技術(shù)從技術(shù)操作角度上講是可行的，在電子文件形成時(shí)的幾個(gè)重要的環(huán)節(jié)，通過(guò)擬稿人、審核人等相關(guān)人員的手寫(xiě)簽名進(jìn)行認(rèn)證，在電子檔案的形成時(shí)就在文件內(nèi)容上保障電子檔案內(nèi)容的真實(shí)性。

2 引入合法有效電子印章技術(shù)

傳統(tǒng)紙質(zhì)文件形成過(guò)程中一道極為重要的程序就是加蓋印章，因?yàn)橛≌峦徽J(rèn)為是判斷文件真實(shí)性的一個(gè)有效手段。因此，電子檔案自然也是需要加蓋電子印章。這就首先需要一枚合法有效的電子印章。一枚合法有效的電子印章不是簡(jiǎn)單將實(shí)體印章進(jìn)行電子化就可以了。根據(jù)《電子簽章條例》和相關(guān)規(guī)定，實(shí)體印章的持有者需在國(guó)家的電子簽章系統(tǒng)進(jìn)行在線申請(qǐng)，并持法人證、法人代表身份證等相關(guān)文件離線到公安機(jī)關(guān)辦理電子印章資質(zhì)審批手續(xù)，經(jīng)身份認(rèn)定后，由公安機(jī)關(guān)指定的電子印章集成刻制單位進(jìn)行電子印章的制作并綁定一個(gè)唯一性的數(shù)字證書(shū)，然后將發(fā)放給印章持有者。這個(gè)經(jīng)過(guò)身份認(rèn)定并綁定了數(shù)字證書(shū)的電子印章才是一枚合法有效的電子印章。電子印章的每次使用都會(huì)自動(dòng)在電子簽章系統(tǒng)生成簽章日志，印章持有者通過(guò)電子簽章系統(tǒng)可以隨時(shí)查看電子印章的使用情況。

在電子檔案形成階段，電子文件在審核定稿后如同紙質(zhì)文件一樣加蓋一個(gè)合法有效的電子印章，并在歸檔時(shí)帶著合法有效的電子印章一起自動(dòng)轉(zhuǎn)化并歸檔到電子檔案管理系統(tǒng)中，這樣就可以在電子文件形成時(shí)形成單位的合法性上進(jìn)一步確保了電子檔案的真實(shí)性和有

效性。

3 引入可信時(shí)間戳技術(shù)

每份檔案都有自己的形成時(shí)間。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的形成時(shí)間因?yàn)椤霸钡挠^念可以說(shuō)是一目了然。對(duì)于電子檔案，又要如何確認(rèn)其最終形成時(shí)間沒(méi)有被更改過(guò)。這就可以引入可信時(shí)間戳技術(shù)來(lái)進(jìn)行認(rèn)證。可信時(shí)間戳是由權(quán)威可信時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)簽發(fā)的，能證明電子檔案在某一個(gè)時(shí)間點(diǎn)是已經(jīng)存在的、完整的、可驗(yàn)證的、具備法律效力的電子憑證。技術(shù)原理是將一份電子檔案的Hash值封裝成可信時(shí)間戳請(qǐng)求發(fā)送到時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)的時(shí)間戳認(rèn)證平臺(tái)，而這個(gè)平臺(tái)由國(guó)家法定授時(shí)機(jī)構(gòu)也就是國(guó)家授時(shí)中心來(lái)統(tǒng)一授時(shí)，于是電子檔案的Hash值通過(guò)這個(gè)平臺(tái)綁定了國(guó)家保障的權(quán)威的、不可更改的時(shí)間信息，再通過(guò)時(shí)間戳服務(wù)機(jī)構(gòu)簽發(fā)，形成一份不可偽造的時(shí)間戳文件。當(dāng)時(shí)間戳文件與電子檔案的Hash值一致時(shí)，表示電子檔案在申請(qǐng)時(shí)間戳的時(shí)刻起存在且未被篡改或偽造；反之，時(shí)間戳文件與電子檔案的Hash值不一致時(shí)，則表示電子檔案未申請(qǐng)時(shí)間戳文或被篡改、偽造。

電子文件的形成單位可以在電子文件蓋上電子印章后立即申請(qǐng)可信時(shí)間戳，以確定這份電子文件的最終形成時(shí)間。通過(guò)可信時(shí)間戳固化電子檔案最終形成的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并且隨時(shí)可在可信時(shí)間戳服務(wù)器上進(jìn)行驗(yàn)證，從而確定了電子檔案形成的準(zhǔn)確時(shí)間，防止電子檔案形成時(shí)間被篡改、偽造或事后抵賴(lài)，保證了電子檔案可追溯性，進(jìn)而辨識(shí)文件的原始性，從時(shí)間節(jié)點(diǎn)上有效保障電子檔案的真實(shí)性。

4 三者技術(shù)結(jié)合

電子文件形成后還需進(jìn)行歸檔，這樣才能最終成為一份電子檔案。在歸檔過(guò)程中，可以將以上三者技術(shù)相結(jié)合使用，電子手寫(xiě)簽名技術(shù)可以用在檔案移交接收環(huán)節(jié)中，電子印章技術(shù)可以用在加蓋檔號(hào)章中，可信時(shí)間戳可以用來(lái)確定歸檔時(shí)間。檔案部門(mén)在經(jīng)過(guò)電子手寫(xiě)簽名確認(rèn)接收到電子文件后，對(duì)電子文件目錄和全文進(jìn)行審核并立卷，電子文件的基本信息無(wú)誤后利用檔案管理系統(tǒng)自動(dòng)生成檔號(hào)，使用電子印章技術(shù)加蓋檔號(hào)章，最好再申請(qǐng)可信時(shí)間戳，以確定電子文件的最終歸檔入庫(kù)時(shí)間。至此，電子文件最終轉(zhuǎn)化為電子檔案。

綜上所述，筆者認(rèn)為，隨著近些年來(lái)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案部門(mén)應(yīng)聯(lián)合政務(wù)部門(mén)根據(jù)電子文件的形成過(guò)程，在擬稿、審核、蓋章、歸檔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)中，在形成人、形成部門(mén)、形成時(shí)間、歸檔時(shí)間等關(guān)鍵要素中，通過(guò)增加電子手寫(xiě)簽名、合法有效的電子印章、可信時(shí)間戳等相應(yīng)的電子技術(shù)認(rèn)證手段在電子檔案形成階段時(shí)一步步來(lái)保障電子檔案的真實(shí)性。電子檔案只有在其形成、歸檔過(guò)程中始終保持其真實(shí)性，才具有憑證作用和法律效力，發(fā)揮其“歷史記錄”和“社會(huì)記憶”功能。

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作者簡(jiǎn)介

魏娟（1981-），女，福建省地震局，工程師，碩士，主要從事檔案管理與研究。