馬叢容

摘要現(xiàn)如今，我國經(jīng)濟迅速發(fā)展。這離不開各個單位之間的共同進步和發(fā)展。在大多數(shù)單位中，檔案對于單位來說具有重大的作用，而紙質(zhì)版的檔案對于單位來說也有可能出現(xiàn)丟失的情況，所以說，一旦檔案丟失，將會給單位帶來巨大的損失，而我們生活在網(wǎng)絡信息的時代背景下，互聯(lián)網(wǎng)是我們可以信任和依賴的一大媒介。我們可以將數(shù)據(jù)存入到電子文檔。這樣就怕數(shù)據(jù)遭到丟失或竊取。這大大的保護了單位的利益，本文將電子文檔對檔案工作的影響及對策進行分析。

關(guān)鍵詞電子文檔 檔案工作 影響及對策

隨著科學技術(shù)的發(fā)展，電子檔案已成為各單位檔案部門所關(guān)注的重點。由于單位的發(fā)展和變化很快，所以需要記錄的數(shù)據(jù)很多，那么紙質(zhì)的檔案文件就顯得力不從心了。所以說電子檔案就彰顯出了它的價值和優(yōu)勢。所以說，我們?yōu)榱藛挝坏那巴竞桶l(fā)展，應思考怎樣做才能使電子檔案發(fā)揮出它最大的作用。找出電子文檔現(xiàn)階段使用中存在的問題，并且具有針對性的分析它，找出具體改進的措施。這樣才能使單位良性發(fā)展。

一、電子文檔對檔案工作的具體影響

第一點，對檔案原始性質(zhì)的影響。原始性質(zhì)主要有兩個方面，第一個方面是在內(nèi)容上，第二方面是在形式上，當事人的一些簽名、材料都是屬于檔案的原始特征。正是由于這種原始的記錄性，才會區(qū)別于其他類型的資料，所以具有法律效力。但是由于可以進行復制和修改等特征，使原本的特征，將不會再存在。第二個影響，檔案的內(nèi)容是針對研究對象來決定的，傳統(tǒng)的檔案主要是以紙質(zhì)的檔案為主，而電子版出現(xiàn)以后信息保護的對象就出現(xiàn)了一定的變化。原有的檔案將會受到一定的沖擊，但是也有好的一方面，那就是原有的檔案也將會被完善和充實。大部分資料都將會從電子版的文件開始，電子文件研究中心將如何保護信息的安全，不被其他病毒攻克，這些都屬于檔案學理論中的重要內(nèi)容。

二、電子文檔對于檔案工作影響的原因

第一點，檔案管理人員的素質(zhì)不夠?qū)I(yè)。電子檔案的管理是一種新的涉及廣泛的并且復雜的工作，相關(guān)的管理人員應該具有一定的職業(yè)素養(yǎng)和全面的技術(shù)，并且隨時對自我進行不斷的完善和提高。但是當前人們對電子檔案的管理知識掌握還不夠，人才比較缺乏，所以說做的還不夠好。第二點，在整理時不夠規(guī)范，電子檔案只有經(jīng)過科學合理的鑒定和分類才會充分發(fā)揮快捷的優(yōu)勢。如果對檔案整理不夠規(guī)范，那么將會給閱讀帶來一定的困難。第三點，電子文檔的保密和安全措施不夠健全和完善，一些單位的電子文檔屬于一種高級機密，應該被重點保護，而有時遇到病毒的攻擊，導致信息被泄露，不利于單位的發(fā)展。

三、解決這些問題的主要對策

第一點，我們應該注重人才的培養(yǎng)，專門建設(shè)出一支針對電子檔案管理的高素質(zhì)管理人員隊伍。并且定期按照國家檔案局的要求進行一定的知識業(yè)務培訓。成立專門的機構(gòu)，提高檔案人員的文化素質(zhì)，并且選取一定的人員進行深造，使管理人員慢慢投入到工作當中去。第二點對電子文檔進行規(guī)范的整理，首先應該對電子文檔進行一定的信息篩選，將有價值的保留，對于一些時時性的消息，使用完可以刪除。我們可以制定相應的軟件來輔助電子管理的工作，并且我們可以將信息歸類，更好的進行管理。第二點，我們可以采取嚴格的保密措施。首先，我們可以用電子通信網(wǎng)絡中一些加密的方法進行加密，做好對文檔的開放與控制上網(wǎng)的設(shè)定工作。對于一些信息的查看，只有輸入密碼后才可以查看，我們可以采取保障文檔的憑證作用，通過一些憑證才可以利用這些有用的信息。第三點，加大對檔案建設(shè)投入的資金，我們只有加大投入力度，才會有收獲，電子文檔才會對檔案工作方面有更大的突破和成就。

四、結(jié)語

當前，世界經(jīng)濟呈現(xiàn)全球化和網(wǎng)絡化的發(fā)展趨勢，人們的生活越來越離不開網(wǎng)絡信息。在我國綜合國力上升的現(xiàn)階段，電子信息化逐漸進入到各個單位，要想謀求更好的發(fā)展，就應該追隨時代的腳步，發(fā)展電子網(wǎng)絡化，從表面來看，他能讓我們有著更穩(wěn)定更準確的數(shù)據(jù)，從側(cè)面來說它對單位采取一些有利的手段，也能推動我們的經(jīng)濟發(fā)展，為人們帶來富裕的生活，一個正確的合理的電子文檔對于檔案和單位的發(fā)展來說有著重大的意義，所以我們應該腳踏實地，一步一步的努力發(fā)展，根據(jù)現(xiàn)有的方式對其進行改進，增加電子檔案信息的準確性、可靠性和科學性，加快單位的發(fā)展。