位潔 劉亮杰 徐云松 王云勝

[摘 要] 本文根據(jù)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，研究國(guó)有企業(yè)如何推行合同全生命周期管理，從防范法律風(fēng)險(xiǎn)、合規(guī)運(yùn)行、財(cái)務(wù)管理等角度，分析了合同全生命周期管理重要作用，研究如何劃分合同全生命周期的起點(diǎn)與終點(diǎn)，并就如何推行這一全新的管理模式，提出強(qiáng)化制度流程、信息平臺(tái)、考核監(jiān)督、隊(duì)伍建設(shè)四項(xiàng)支撐，確保合同全生命周期管理落地執(zhí)行。

[關(guān)鍵詞] 國(guó)有企業(yè)；合同；周期管理

合同是企業(yè)從事民商事行為的書(shū)面憑證，直接影響到企業(yè)權(quán)利義務(wù)的承擔(dān)，決定了企業(yè)在其可控范圍內(nèi)能否有效保障其自身合法權(quán)益。合同管理作為企業(yè)的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)管理工作，對(duì)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展有著關(guān)鍵作用。近年來(lái)，越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始改變只注重合同簽訂審查的管理方式，逐步探索對(duì)合同準(zhǔn)備、起草、審查、簽訂、履行、歸檔整個(gè)生命周期的管理。但由于每個(gè)企業(yè)采取的措施不同，管控效果也千差萬(wàn)別。筆者根據(jù)所在企業(yè)的實(shí)踐情況，認(rèn)為推行合同全生命周期管理，關(guān)鍵要做到以下幾點(diǎn)。

1 充分認(rèn)識(shí)合同全生命周期管理的重要作用

合同全生命周期管理對(duì)企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控、內(nèi)控管理和財(cái)務(wù)管理等多方面有著重要作用。

1.1 防范企業(yè)法律風(fēng)險(xiǎn)的重要手段

多數(shù)企業(yè)將合同管理的重點(diǎn)放在了簽訂審查環(huán)節(jié)，對(duì)于之后合同履行等情況常常缺少過(guò)程管控。事實(shí)上，諸多合同糾紛都是產(chǎn)生在合同履行環(huán)節(jié)，如對(duì)方提供貨物不符合采購(gòu)合同，承辦部門(mén)拒絕付款；承辦部門(mén)沒(méi)按合同約定返還工程質(zhì)量保證金等。如果對(duì)合同履行過(guò)程加強(qiáng)管控，及早發(fā)現(xiàn)合同履行異常，法務(wù)部門(mén)及其他相關(guān)職能部門(mén)可及時(shí)給予指導(dǎo)意見(jiàn)，比如，如何保留對(duì)方不履行合同義務(wù)的有效證據(jù)，提醒承辦部門(mén)按時(shí)返還質(zhì)量保證金等，有效預(yù)防合同糾紛敗訴發(fā)生。

1.2 促使企業(yè)合規(guī)運(yùn)行的重要保障

在企業(yè)實(shí)際運(yùn)行管理中，容易出現(xiàn)合同倒簽、補(bǔ)簽，即先履行權(quán)利義務(wù)再簽合同或者履行權(quán)力義務(wù)過(guò)程中補(bǔ)簽合同。雖然從法律層面來(lái)說(shuō)，可能不會(huì)影響合同本身法律效力。但從企業(yè)內(nèi)控角度來(lái)說(shuō)是存在合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)的。特別是對(duì)于國(guó)有企業(yè)，采購(gòu)、投資、國(guó)有資產(chǎn)處置等合同都需要經(jīng)過(guò)特定流程。比如采購(gòu)類(lèi)合同，必須要經(jīng)過(guò)招標(biāo)、詢價(jià)或其他類(lèi)型的采購(gòu)程序，而對(duì)于一些電梯維保、物業(yè)保安等不能間斷的服務(wù)類(lèi)項(xiàng)目，如果到期后無(wú)法及時(shí)確認(rèn)服務(wù)商并簽訂合同，可能會(huì)影響企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)。如果為保證服務(wù)不斷檔，則勢(shì)必要倒簽、補(bǔ)簽合同，存在內(nèi)控合規(guī)風(fēng)險(xiǎn)，甚至可能產(chǎn)生法律風(fēng)險(xiǎn)。如果采取合同全生命周期管理，及時(shí)發(fā)現(xiàn)梳理臨近到期合同，提醒督促承辦部門(mén)按照流程辦理新合同簽訂，可有效提升企業(yè)合規(guī)運(yùn)營(yíng)水平。

1.3 為財(cái)務(wù)資金管理提供重要支撐

筆者所在企業(yè)的主營(yíng)業(yè)務(wù)模式較為特殊，卷煙銷(xiāo)售合同不存在資金回收風(fēng)險(xiǎn)。但對(duì)于國(guó)有資產(chǎn)處置類(lèi)的合同，比如自有閑置房產(chǎn)出租，可能會(huì)面臨資金回收不及時(shí)的風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們通過(guò)開(kāi)展全生命周期管理，督促承辦部門(mén)及時(shí)催收租金，避免因?yàn)榻?jīng)辦人更換、管理疏忽等原因造成國(guó)有資產(chǎn)的流失，同時(shí)加強(qiáng)臨近到期合同的提醒，督促承辦部門(mén)續(xù)簽合同，縮短新舊合同間隔，保證國(guó)有資產(chǎn)的處置收益。

在推行合同全生命周期的過(guò)程中，我們必須要結(jié)合日常工作的實(shí)際案例，將上述重要意義向管理層、職能部門(mén)和全體員工充分闡述，從上到下得到充分的重視和認(rèn)可，才能為此項(xiàng)工作的全面推行落地凝聚思想共識(shí)，從而激發(fā)全員參與的主動(dòng)性和積極性。

2 準(zhǔn)確把握合同全生命周期的“起點(diǎn)”與“終點(diǎn)”

合同全生命周期管理的核心在于合同過(guò)程化管理的完整性，關(guān)鍵看是否覆蓋了合同從孕育到結(jié)束的整個(gè)過(guò)程。因此，管理起點(diǎn)與終點(diǎn)的劃定至關(guān)重要，直接決定了生命周期是否完整，管理是否能取得預(yù)期效果。

2.1 合同全生命周期管理的“起點(diǎn)”

過(guò)早地介入合同管理，會(huì)加大企業(yè)的管理成本；過(guò)晚的介入，會(huì)增大企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，甚至直接導(dǎo)致企業(yè)的重大損失。很多企業(yè)往往將項(xiàng)目的談判作為合同管理介入的起點(diǎn)，對(duì)于國(guó)有企業(yè)來(lái)說(shuō)，特別是采購(gòu)合同，起始點(diǎn)應(yīng)劃定在合同起草、談判之前的采購(gòu)需求文件起草階段。比如招投標(biāo)項(xiàng)目的招標(biāo)文件，法務(wù)、財(cái)務(wù)、審計(jì)等相關(guān)職能部門(mén)需要嚴(yán)格把。因?yàn)檎袠?biāo)文件具有一定法律效力，而且根據(jù)《招標(biāo)投標(biāo)法》等法律法規(guī)，招標(biāo)文件的主要條款必須與合同文本一致，所以，要將招標(biāo)文件審核作為合同文本的預(yù)審，對(duì)其嚴(yán)格把關(guān)。即使沒(méi)有選擇公開(kāi)招標(biāo)的方式，采用詢價(jià)、單一來(lái)源的方式，內(nèi)控管理嚴(yán)格的國(guó)有企業(yè)也會(huì)要求采購(gòu)文件的主要內(nèi)容與合同文本一致，因此在采購(gòu)文件審查環(huán)節(jié)，法務(wù)及相關(guān)職能部門(mén)必須嚴(yán)格把關(guān)，為合同文本的起草奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 合同全生命周期管理的“終點(diǎn)”

我們往往將合同履行完畢相關(guān)材料的歸檔作為合同管理的終結(jié)點(diǎn)。但在實(shí)踐中，常出現(xiàn)兩類(lèi)問(wèn)題：一是承辦部門(mén)對(duì)終結(jié)點(diǎn)的界定有誤差。有的采購(gòu)類(lèi)合同標(biāo)的物交付和價(jià)款收支已結(jié)束，承辦部門(mén)認(rèn)為該合同已經(jīng)履行完結(jié)，但是合同約定標(biāo)的物免費(fèi)維修服務(wù)沒(méi)到期，這種情況下，應(yīng)將該合同作為履行中的合同繼續(xù)跟蹤管理。二是對(duì)于維保、物業(yè)等連續(xù)性的服務(wù)類(lèi)合同和租賃類(lèi)合同，履行結(jié)束后如果沒(méi)有及時(shí)驗(yàn)證新合同的續(xù)簽，容易出現(xiàn)斷檔。因此履行完畢后還應(yīng)追加一步驗(yàn)證工作，判斷是否需要續(xù)簽、需要續(xù)簽的是否已辦理續(xù)簽，確有遺漏盡快辦理，盡可能保證服務(wù)和租期的延續(xù)。

3 強(qiáng)化“四項(xiàng)支撐”，確保合同全生命周期管理落地

推動(dòng)合同全生命周期管理落地執(zhí)行會(huì)遇到諸多困難，比如如何梳理流程、厘清職責(zé)；如何準(zhǔn)確掌握合同履行進(jìn)度；承辦部門(mén)作為合同的具體執(zhí)行者能否盡到管理職責(zé)等。筆者認(rèn)為解決管理中的難題，關(guān)鍵要強(qiáng)化以下四項(xiàng)支撐：

3.1 制度流程的支撐

制度流程是企業(yè)運(yùn)行的內(nèi)部法則。要實(shí)現(xiàn)合同全生命周期管理，那工作流程就必須覆蓋整個(gè)周期。制度文件要應(yīng)厘清法務(wù)等職能部門(mén)職責(zé)，明確承辦部門(mén)作為具體執(zhí)行者的主要責(zé)任，對(duì)合同的整個(gè)周期負(fù)責(zé)。梳理流程時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注合同履行環(huán)節(jié)，建立合同履行信息上報(bào)收集機(jī)制，全面了解合同履行狀態(tài)；建立合同定期檢查評(píng)估的機(jī)制，及時(shí)發(fā)現(xiàn)合同履行存在的問(wèn)題；建立合同檔案的整理和交接機(jī)制，保證合同檔案的妥善保管。

3.2 信息平臺(tái)的支撐

合同的一個(gè)完整生命周期涉及諸多流程環(huán)節(jié)，產(chǎn)生大量文件及信息流，如通過(guò)單純手工的歸檔整理，勢(shì)必會(huì)影響效率提升，且易產(chǎn)生檔案丟失等風(fēng)險(xiǎn)。因此信息化平臺(tái)建設(shè)顯得尤為重要。應(yīng)搭建合同信息化管理模塊，實(shí)現(xiàn)合同起草、合同審查、合同掃描上傳、履行信息記錄、合同結(jié)項(xiàng)等整個(gè)過(guò)程的信息化流轉(zhuǎn)，設(shè)計(jì)到期自動(dòng)提醒、風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警信息發(fā)送等功能，實(shí)施過(guò)程化管控。通過(guò)合同管理基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的積累沉淀，還可整理分析數(shù)據(jù)，為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供參考依據(jù)。

3.3 考核監(jiān)督的支撐

沒(méi)有考核監(jiān)督難以檢驗(yàn)和保證工作效果。對(duì)于合同全生命周期管理而言，考核和監(jiān)督應(yīng)當(dāng)是覆蓋審查、簽訂、履行、歸檔全過(guò)程的。在制定考核標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，應(yīng)針對(duì)各環(huán)節(jié)的重要程度，分類(lèi)分級(jí)設(shè)置考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于關(guān)鍵環(huán)節(jié)，比如合同履行信息是否及時(shí)上報(bào)、合同價(jià)款是否及時(shí)收付等問(wèn)題，建立明確的考核標(biāo)準(zhǔn)和機(jī)制，督促承辦部門(mén)履行合同管理職責(zé)。定期開(kāi)展合同管理檢查，檢驗(yàn)評(píng)價(jià)承辦部門(mén)的合同管理情況，通過(guò)評(píng)先樹(shù)優(yōu)、鞭策后進(jìn)，促使整體水平的提升。

3.4 強(qiáng)化隊(duì)伍建設(shè)的支撐

合同管理最終要落實(shí)到每個(gè)承辦人。應(yīng)建立企業(yè)合同管理員隊(duì)伍，確保每個(gè)承辦部門(mén)有具體人員負(fù)責(zé)合同管理，組織協(xié)調(diào)本部門(mén)合同承辦人開(kāi)展具體工作。不斷加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，通過(guò)培訓(xùn)、會(huì)議、現(xiàn)場(chǎng)檢查指導(dǎo)等方式，講解合同全生命周期管理常見(jiàn)問(wèn)題，提升合同法律風(fēng)險(xiǎn)防范能力，使全體干部職工成為合同全生命周期管理的執(zhí)行者和推動(dòng)者，促使這一管理模式全面落地，促使企業(yè)整體合同管理水平提升。

參考文獻(xiàn)：

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