吳淑娟

【摘要】上個世紀末以來，我國為滿足專業(yè)型人才的需求，建立了一大批中等職業(yè)學校，隨著辦學學校的發(fā)展和辦學規(guī)模的不斷擴大，中等職業(yè)學校對人事檔案管理提出了新的要求。現(xiàn)階段中等職業(yè)學校人事管理面臨的首要難題就是如何加強檔案的信息化管理建設(shè)，提高工作效率，使檔案管理更科學化。本文分析了中等職業(yè)學校檔案管理的現(xiàn)狀，簡述當前所面臨的困境，并針對所存在的問題提出一些解決對策。

【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學校 人事檔案 信息化 管理

【中圖分類號】G71 【文獻標識碼】A 【文章編號】2095-3089（2018）31-0251-01

一、中等職業(yè)學校人事檔案管理面臨的問題

（一）人事檔案觀念落后、管理體制陳舊

目前，中等職業(yè)學校的人事檔案工作人員缺乏系統(tǒng)、科學的管理知識，仍以手工操作為主，檔案的有效利用性極低。人事檔案工作人員在意識上沒有跟上時代發(fā)展的步伐，危機意識淡薄，缺乏創(chuàng)新和科學管理思維。中等職業(yè)學校的人事檔案管理體制也比較落后，檔案管理分散，存在歸檔材料不規(guī)范、不完整的情況。人事檔案信息化的實施需要管理人員加強檔案管理意識，提高專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。

（二）人事檔案信息量不足、且保存困難

人事檔案信息量不足，缺乏個性內(nèi)容也是制約中等職業(yè)學校人事檔案信息化的一個明顯問題。當前的材料收集沒有一定的標準，許多人認為有些材料交不交都可以，甚至有多次催交也無法收齊的情況，人們對檔案提交的重視度不夠[1]。傳統(tǒng)的人事檔案資料以紙質(zhì)形式為主，需要專門的放置空間，還容易受火災(zāi)、水災(zāi)等自然災(zāi)害的影響，產(chǎn)生不可修復(fù)的損傷，無法保證其安全性。

（三）人事檔案信息管理系統(tǒng)發(fā)展緩慢

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，中等職業(yè)學校的人事檔案管理系統(tǒng)也在不斷改善，然而受諸多因素的影響，人事檔案信息管理系統(tǒng)的發(fā)展非常緩慢，利用率不高。很多學校積壓了大量的人事檔案原始資料沒有及時進行電子化，還有的學校為應(yīng)對上級部門的要求才建立信息管理系統(tǒng)，并沒有實際的運用，更沒有技術(shù)的更新和改革[2]。

（四）對檔案信息化管理重視程度不夠、硬件設(shè)施不完善

人事檔案信息化管理的最基本條件是硬件設(shè)備，經(jīng)調(diào)查發(fā)現(xiàn)只有少數(shù)中等職業(yè)學校人事檔案部門的設(shè)備跟的上現(xiàn)代信息化技術(shù)，而大部分學校沒有專門的人事檔案管理服務(wù)器，相關(guān)設(shè)備嚴重老化，究其原因是學校對檔案信息化管理的重視度不夠，對此投入的經(jīng)費嚴重不足。

二、改進中等職業(yè)學校人事檔案信息化管理的建議

（一）加強學習，增強檔案管理人員素質(zhì)

中等職業(yè)學校人事檔案服務(wù)水平的高低在一定程度上取決于檔案管理人員的素質(zhì)，要想加強人事檔案信息化管理就必須提高檔案管理人員的素質(zhì)，定期對其進行培訓，建立良好的學習機制[3]。人事檔案管理人員要有較高的計算機的應(yīng)用能力和扎實的檔案管理知識，并能適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展不斷更新知識結(jié)構(gòu)，人事檔案管理人員還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德，對人事檔案工作充滿敬畏之心。

（二）豐富檔案內(nèi)容，提高檔案利用價值

傳統(tǒng)的人事檔案主要體現(xiàn)員工的學習經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、家庭關(guān)系等基本信息，這些基本信息固然重要，但在檔案信息化管理的今日，這些信息是遠遠不夠的，現(xiàn)行人事檔案中應(yīng)注重學校員工的性格和職業(yè)偏好等個性信息，比如增加員工興趣愛好、科研水平等方面的材料，并嚴格把控材料的真實性，定期進行更新，提高人事檔案的實際利用價值。

（三）推進人事檔案信息化建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

人事檔案信息化管理的終極目標是實現(xiàn)資源共享，檔案管理人員要嚴格把控信息的開放程度和開發(fā)范圍，確保信息的安全。人事檔案資源的全社會開放有助于相關(guān)院校和單位間的交流和合作，實時向需要利用人事檔案信息的部門提供最準確、最具權(quán)威的人力資源信息和數(shù)據(jù)[4]。在享受人事檔案資源網(wǎng)絡(luò)化便利性的同時不能忽視其存在的安全隱患，檔案管理人員要提前做好風險預(yù)測和管控，確保人事檔案資源的安全。

（四）加大資金投入，完善軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施

人事檔案信息化建設(shè)是一個前期資金投入較高，顯效較慢的過程，中等職業(yè)學校本身可用于基礎(chǔ)建設(shè)的資金并不多，更應(yīng)提前做出詳細的資金預(yù)算，以免資金不到位導(dǎo)致軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)停滯不前。人事檔案信息化是社會發(fā)展的必然趨勢，學校應(yīng)放遠目標，加速推進整體人事檔案信息化的步伐。

總結(jié)：

21世紀是信息化迅速發(fā)展的時代，各行各業(yè)都在探究如何通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)降低管理成本、提高管理效率以增強企業(yè)的競爭力。然而我國大多數(shù)中等職業(yè)學校仍然沿用傳統(tǒng)的管理方法，信息化水平處在落后狀態(tài)，因此加強人事檔案信息化管理成為當前中等職業(yè)學?，F(xiàn)代化管理的重要任務(wù)。本文筆者認為加強人事檔案信息化管理需要“軟件”、“硬件”兩手抓，既要強化管理人員的信息化意識以及增強檔案管理人員的素質(zhì)，又需要學校和上級部門在資金上的大力支持，以完善人事檔案信息化的硬件設(shè)施。

參考文獻：

[1]梁文婷.論技工院校的人事檔案管理[J].中文信息，2016.

[2]孫秀峰.人事檔案管理研究述評及趨勢展望[J].當代教育實踐與教學研究（電子刊），2016.

[3]任志花.人事檔案管理在學校人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015.

[4]袁秋玉.初級中學檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀及對策[J].中文信息，2016.