【摘 要】隨著信息化進程的快速發(fā)展，企業(yè)的全面系統(tǒng)化、自動化、智能化成為必然趨勢，現(xiàn)代化的高科技發(fā)展推動信息化進程進入新的時代。ERP（Enterprise Resource Planning）作為信息時代的產(chǎn)物已經(jīng)被很多先進企業(yè)接納和運用。企業(yè)應用ERP系統(tǒng)為企業(yè)經(jīng)營服務是企業(yè)進步的一個鮮明標志。對于傳統(tǒng)出版行業(yè)需要跟上市場發(fā)展的步伐，改變傳統(tǒng)運營和管理模式，ERP系統(tǒng)可以給予有效的技術(shù)支持和服務。ERP系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)單一模塊的圖書出入庫系統(tǒng)、銷售系統(tǒng)，更好將企業(yè)業(yè)務流程融合并將信息資源整合，在任何時間都能讓企業(yè)管理者和系統(tǒng)使用人掌握企業(yè)發(fā)展的實時動態(tài)和具體狀況。ERP系統(tǒng)將原有脫節(jié)和重復的環(huán)節(jié)省略，構(gòu)建一體化、全流程模型，提高了業(yè)務處理環(huán)節(jié)和財務核算、財務管理的工作效率，更有利于重點關注產(chǎn)品銷售狀況、產(chǎn)品成本分析和單品種產(chǎn)品的利潤核算，為傳統(tǒng)核算會計向管理會計轉(zhuǎn)型提供了更有效信息化平臺和堅實的數(shù)據(jù)基礎。本文以某出版企業(yè)為例，闡述了ERP實施的背景及現(xiàn)狀，分析了ERP環(huán)境下出版企業(yè)財務管理的問題，探討了對未來系統(tǒng)實施中的優(yōu)化策略。

【關鍵詞】ERP；出版企業(yè)；財務管理

一、出版企業(yè)ERP實施的背景及現(xiàn)狀

1.出版企業(yè)管理相對落后

出版企業(yè)作為文化傳播的載體，對整個社會的文化氛圍和知識導向起到引領和推進的作用。如今出版行業(yè)已經(jīng)遍地開花，競爭越發(fā)激烈，出版企業(yè)面臨越來越大的競爭壓力和挑戰(zhàn)。隨著信息時代的到來，電子圖書，音像制品開始搶占原有紙質(zhì)圖書的部分市場，尤其受到年青一代讀者的青睞，雖然不可能完全取紙媒的地位，紙媒依然具有存在的根本意義和對于知識傳播的不可替代作用，但是紙質(zhì)媒介出版不再是曾經(jīng)的朝陽行業(yè)，已經(jīng)過了原有的輝煌時代。然而出版企業(yè)的管理還停留在原有的老套形式，固步自封，勢必遭到市場的嚴重沖擊甚至面臨競爭淘汰，舊時期的產(chǎn)供銷、運營、管理模式已經(jīng)不能適應如今市場的高速發(fā)展和進步趨勢。老出版企業(yè)工作人員辦公效率低，管理層決策速度慢，整個流程全部完成確定的方案，可能已經(jīng)有新型企業(yè)快速決斷，搶先出版，搶占了市場先機。因此，出版企業(yè)亟需轉(zhuǎn)型，順應大趨勢，企業(yè)管理必須要從扁平化向多元化轉(zhuǎn)變，推陳出新，適應信息時代的企業(yè)運轉(zhuǎn)，才能有利于企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展和良性循環(huán)。

2.出版企業(yè)信息化基礎薄弱

出版企業(yè)的信息化基礎相對薄弱，由于各模塊分別核算，各自為戰(zhàn)，導致獲取信息不對等甚至不準確，且缺乏時效性，對整合信息資源不利。對于出版行業(yè)這一特殊行業(yè)，一般企業(yè)應用的ERP系統(tǒng)很難滿足出版行業(yè)的需求。而且由于出版行業(yè)成本流程復雜，雖然工藝沒有工業(yè)行業(yè)精細，但是具體實施細節(jié)繁瑣、周期較長，較大型的ERP系統(tǒng)很對于這一狹小特殊行業(yè)不愿做這種小而復雜的項目，量身定制、設計研發(fā)出版企業(yè)的ERP收益也不夠豐厚，所以極少有涉足出版行業(yè)這一領域的開發(fā)商。出版行業(yè)的收入確認、成本歸集、統(tǒng)計和分析大多還停留在手工方式，前后端脫節(jié)，信息化程度較差，缺乏創(chuàng)新。出版行業(yè)舊的框架想要徹底改變就要把所有環(huán)節(jié)整合再造。

3.圖書單品種利潤核算方法落后

由于出版企業(yè)圖書成本管理及核算缺乏系統(tǒng)支持，編輯部門和出版部門對圖書發(fā)生成本的對賬、結(jié)算時間通常滯后于圖書出版時間，所以圖書的財務賬面成本并不能真實體現(xiàn)圖書的實際生產(chǎn)成本，影響庫存圖書金額，同時影響主營業(yè)務成本的確認和計量。圖書已經(jīng)發(fā)貨、業(yè)務員對賬確認完成、實現(xiàn)銷售，但是此時的圖書生產(chǎn)成本可能還沒有結(jié)算完成，金額大的項目還沒有入賬，生產(chǎn)成本還不齊全，無法對應“主營業(yè)務收入”匹配與之對應的合理的“主營業(yè)務成本”，因此造成前期銷售圖書主營業(yè)務成本偏低，而后期可能成本已經(jīng)錄入齊全，主營業(yè)務成本又轉(zhuǎn)向偏高，單書成本的時點數(shù)值都不夠準確，不易判斷圖書的真實利潤價值，很難實現(xiàn)圖書單品種管理。

圖書成本的錄入手工化程度極高，所有成本項都是靠人工手動錄入，審核需要投入相應人員進行逐筆審核，而財務系統(tǒng)本身審核也需要花費大量時間和人力，所以出版企業(yè)有些忽略成本系統(tǒng)的審核和把關，通常缺少專門的審核人員對成本系統(tǒng)審核，只核對財務賬面和成本系統(tǒng)的整體數(shù)值，如此就缺少對成本系統(tǒng)的智能化監(jiān)控和評測，一旦出現(xiàn)疏忽和錯誤，不容易及時發(fā)現(xiàn)并糾正錯誤。年度核算時，圖書單品種核算通常要投入大量人力、調(diào)動編輯部門、總編室、出版部、財務部等多個部門全員參與其中，進行數(shù)據(jù)的逐項填報和確認，工作量極大，系統(tǒng)中錄入信息和尚未支付成本需要各部門反復核對和校準，完全將前期的工作轉(zhuǎn)移到后期一起完成，人工出具匯總圖書利潤核算報表，花費周期長，時效性極差，此項工作急需系統(tǒng)支持，才能夠有效提高工作效率和報表的準確度。

因此，為了能更好提高出版企業(yè)信息化程度，實現(xiàn)生產(chǎn)、銷售、運營、財務核算、財務管理等流程的全方位管理，實現(xiàn)企業(yè)的系統(tǒng)化、智能化管理，擺脫靠多端口錄入的人工操作和大量的重復錄入，在系統(tǒng)的基礎數(shù)據(jù)支持下，通過圖書單品種利潤核算考核并評測圖書的質(zhì)量，分析單品種圖書的經(jīng)濟效益，挖掘市場潛能，研究市場定位，緊跟市場趨勢，調(diào)動各部門編輯的生產(chǎn)積極性，提高生產(chǎn)效益和經(jīng)濟效益，更加準確和全面的完成業(yè)績考核，評價編輯選題，把控新的方向，減少人工投入，智能化分析成本利潤，需要通過ERP來完成精細化管理，優(yōu)化財務核算和財務管理。

二、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財務管理的問題分析

出版企業(yè)選擇ERP需要進行多方面調(diào)研和評估，選擇適合自身情況的ERP系統(tǒng)，不能盲目跟隨其他企業(yè)或者只聽信ERP開發(fā)商的單方介紹就匆忙選擇。很多問題是由于沒有充分考量企業(yè)自身的性質(zhì)和基礎條件，沒有進行前期的充分的評估企業(yè)是否符合新ERP系統(tǒng)的適用范疇，盲從某大型企業(yè)的成功案例，沒有對新ERP系統(tǒng)為企業(yè)將來帶來的利弊關系進行數(shù)據(jù)分析，急于求成的簡單試運行，正式運行以后，各種業(yè)務真實發(fā)生才發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在各種問題甚至致命弱點和差錯，導致ERP系統(tǒng)只為部門業(yè)務所用，沒有打通全流程的整體通路、實現(xiàn)系統(tǒng)資源共享，此時系統(tǒng)費用已經(jīng)支出，再次更換ERP系統(tǒng)可能性極小，所以也不能迷信ERP系統(tǒng)，畢竟任何系統(tǒng)都不是萬能的，需要進行大量的系統(tǒng)基礎設置才能使流程順暢，數(shù)據(jù)準確，使用方便，初次替換舊系統(tǒng)更換ERP系統(tǒng)一定要慎重考量和評測，寧可前期花費時間多一些，也不要等到正式運行時各使用部門反映問題，導致ERP系統(tǒng)失去其真正的意義。出版企業(yè)做好前期選擇ERP供應商后，ERP系統(tǒng)開始進駐現(xiàn)場，開始現(xiàn)場的ERP量身定制，做好ERP對各業(yè)務模塊的整合是ERP系統(tǒng)實施的重要環(huán)節(jié)也是上線ERP的最基礎工作，需要充足的各模塊整體的數(shù)據(jù)梳理和匯總工作，走訪企業(yè)各使用部門，全面提取和記錄各業(yè)務板塊的業(yè)務需求以及各種細節(jié)，全盤掌握業(yè)務流程，反復溝通和整合各業(yè)務模塊，確定基礎條件，才能進行ERP系統(tǒng)開發(fā)、編程等工作。

在ERP環(huán)境下出版企業(yè)財務管理存在的問題分析如下：

1.財務數(shù)據(jù)的準確性不足

財務數(shù)據(jù)是是反映企業(yè)經(jīng)營狀況和經(jīng)營環(huán)境的重要依據(jù)，財務數(shù)據(jù)的準確性對于企業(yè)尤為重要。在ERP系統(tǒng)實施人員進行系統(tǒng)數(shù)據(jù)調(diào)研階段，提取原有系統(tǒng)中的各模塊數(shù)據(jù)進行比對分析，以便確定各模塊之間的關聯(lián)和勾稽關系，從而整合數(shù)據(jù)完成基礎數(shù)據(jù)庫的建設。在梳理流程的過程中發(fā)現(xiàn)各端口錄入數(shù)據(jù)無法完全匹配，運用任何字段都不能達成一致的信息，存在部分重復錄入數(shù)據(jù)信息的情況，圖書出入庫管理不規(guī)范，缺乏財務監(jiān)督管理，各模塊之間沒有有效銜接，各自錄入自己獲取到的信息，導致財務核算端口從出版部門取得的圖書基本信息與發(fā)行端業(yè)務部門實際入庫數(shù)據(jù)存在差異，系統(tǒng)沒有提示和預警，沒有復核手續(xù)，不易判斷差錯所在。在新的ERP系統(tǒng)中采用集成數(shù)據(jù)方式，從發(fā)生產(chǎn)品生產(chǎn)、產(chǎn)品入庫、產(chǎn)品銷售、材料購買、成本支出、費用花銷等業(yè)務的一級部門采集數(shù)據(jù)，通過系統(tǒng)復核，可行性評估，管理人員層級審核來確保基礎數(shù)據(jù)的準確性。最重要的審核環(huán)節(jié)在于財務審核，人工審核依然存在錯誤的可能性，因此需要系統(tǒng)監(jiān)控各項成本費用發(fā)生額的相對值進行系統(tǒng)范圍控制和提示，實時監(jiān)控，系統(tǒng)判斷異常及時報警，確保業(yè)務單據(jù)真實有效。

2.財務報表的局限性

（1）ERP系統(tǒng)的報表開發(fā)不全面

ERP系統(tǒng)報表和各種查詢功能更偏向于物流和發(fā)貨用途和單節(jié)點的數(shù)據(jù)查詢，而對于整體數(shù)據(jù)的整合，加工、匯總、分類、分析還有所欠缺，對于財務分析和應用不能給予有效的數(shù)據(jù)支持。

（2）ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時間節(jié)點不一致

ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)提取時間沒有按財務確認時間為節(jié)點，時間節(jié)點的提取模糊不清，申請時間和審核時間都不符合財務報表要求。數(shù)據(jù)節(jié)點的不統(tǒng)一，報表數(shù)據(jù)就不能有效的實現(xiàn)財務管理要求，不能按照財務報表進行合理的數(shù)據(jù)分析。

3.成本費用審核的明確性不足

（1）系統(tǒng)審核沒有區(qū)分成本類型

ERP系統(tǒng)審核費用階段沒有分成本類別，稿費等全額計入成本費用項和材印裝都在一個界面，名稱不明確，和財務計量科目不符，計入生產(chǎn)成本的金額不明確，不在同一列，同一列的數(shù)據(jù)也不能歸集到同一項目中，不利于財務管理和數(shù)據(jù)提取，需要修改和增加選項，并添加匯總報表（如下表）。

（2）成本項目提交缺少系統(tǒng)監(jiān)控

ERP系統(tǒng)的成本項目在系統(tǒng)中沒有設置系統(tǒng)智能識別，不能有效控制成本提交的重復，需要人為進行甄別，對提交的編審費用重復或錯誤只能靠查詢以前發(fā)生額來判斷是否已支付，沒有實現(xiàn)智能化管理和系統(tǒng)預警功能。成本費用審核缺少系統(tǒng)提示，審核人不能及時得到需要審核單據(jù)的提示，或者發(fā)起人需要通過查詢才能確定已提交成本是否完成審批。

4.系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)索引的關聯(lián)性不足

系統(tǒng)查詢已發(fā)生成本費用，缺少審核結(jié)算單號，報表間的勾稽關系沒有建立，不能提取數(shù)據(jù)源，沒有有效的利用數(shù)據(jù)產(chǎn)生合理的不利于查詢申請單據(jù)是否重復。關聯(lián)報表的相同數(shù)據(jù)需要唯一索引符的確定，以便查詢數(shù)據(jù)來源，便于財務分析需要。

5.結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)繁瑣

ERP系統(tǒng)增加了產(chǎn)成本（在產(chǎn)品）等與財務標準科目意義不同的科目，成本核算結(jié)轉(zhuǎn)增加許多環(huán)節(jié)，過度科目是為了實現(xiàn)系統(tǒng)做完工結(jié)算等系統(tǒng)操作而代表的科目，實際意義不大。如產(chǎn)成品是為了生產(chǎn)成本結(jié)轉(zhuǎn)入庫的過度科目，然后再結(jié)轉(zhuǎn)入庫存商品，實際發(fā)生的成本與預提成本之間的差異要在生產(chǎn)成本和庫存商品進行調(diào)整。減少了系統(tǒng)錄入，但是增加了結(jié)轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)的比對和核算工作量。

三、ERP環(huán)境下出版企業(yè)財務管理的優(yōu)化策略

1.增加監(jiān)控力度確保數(shù)據(jù)有效性

企業(yè)的各層級對系統(tǒng)的監(jiān)控對ERP的有效應用非常重要。增強管理人員和ERP系統(tǒng)的操作人員對ERP系統(tǒng)使用的重視程度，科學合理的使用ERP，有利于ERP系統(tǒng)的正常運轉(zhuǎn)和發(fā)揮最大化作用，確?；A數(shù)據(jù)的準確性和有效性，為企業(yè)的發(fā)展提供全面的信息支持。

2.完善財務報表

財務報表對于企業(yè)財務狀況的反映起到至關重要的作用，提高數(shù)據(jù)的利用率，根據(jù)財務需求完善財務報表，才能更好的發(fā)揮ERP系統(tǒng)的作用，真實完整的反映企業(yè)的經(jīng)營成果和經(jīng)營狀況，為企業(yè)管理者提供更好的決策指引。增強系統(tǒng)潛力挖掘，實現(xiàn)系統(tǒng)功能應用最大化。

3.優(yōu)化成本管理模式

在ERP系統(tǒng)由原來的實際成本法核算成本，改為預算成本法，增加預提成本概念。將圖書生產(chǎn)成本中在發(fā)印出版前能夠根據(jù)合同和成本要素預提稿酬、材印裝等占總成本比例較大的成本項目，解決實際成本法下主營業(yè)務成本前低后高的問題，更好的實現(xiàn)成本的實效性，增加報表的準確度和有效性。

4.優(yōu)化單書成本利潤核算

通過ERP的全流程一體化管理，將圖書成本利潤核算的基礎數(shù)據(jù)在前期做好扎實準備，減少數(shù)據(jù)的重復錄入，增加數(shù)據(jù)審核和數(shù)據(jù)監(jiān)控，提高工作效率。由粗放型管理向精細化管理轉(zhuǎn)型。運用ERP系統(tǒng)實現(xiàn)智能化單書成本利潤核算，摒棄之前的人工核算，為圖書利潤核算提供一個高效的平臺。

5.基于ERP系統(tǒng)提高財務管理水平

新技術(shù)的應用需要企業(yè)領導層的高度重視和大力支持，基于ERP系統(tǒng)優(yōu)化企業(yè)的內(nèi)控制度，完善企業(yè)業(yè)務流程，增強各業(yè)務板塊之間的溝通。新技術(shù)的熟練掌握和應用可以提高企業(yè)各業(yè)務流程的工作效率，只有掌握了系統(tǒng)的功能才能更好的應用ERP系統(tǒng)為企業(yè)創(chuàng)造經(jīng)濟效益。需要不斷提高財務管理人員業(yè)務水平，轉(zhuǎn)變思想觀念，培訓學習ERP系統(tǒng)的功能和操作，了解實施階段各模塊應用的意圖，才能判斷各業(yè)務流程的處理方法。否則花大價錢購置的ERP系統(tǒng)不能發(fā)揮其真正的作用，不懂得管理和數(shù)據(jù)監(jiān)控，ERP系統(tǒng)形同虛設。利用ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)更有效的實現(xiàn)企業(yè)財務管理，達到企業(yè)管理層決策選擇ERP系統(tǒng)的初衷，實時掌控當前企業(yè)出版發(fā)印、圖書生產(chǎn)成本、圖書銷售各環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)。管理人員能夠更好地對企業(yè)的整體狀況了解和把控，通過抽取系統(tǒng)數(shù)據(jù)形成的報表，更好的進行財務分析。增加財務人員系統(tǒng)學習，熟練掌握EPR系統(tǒng)的業(yè)務流程，有效挖掘系統(tǒng)潛能，增強財務監(jiān)管力度，提高財務管理水平，有效控制成本，開源節(jié)流，發(fā)揮財務管理對企業(yè)整體資源整合和資源配置的有效作用。

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作者簡介：

周俊哲（1983—），女，職稱：中級會計師，學歷：本科，主要從事企業(yè)財務管理、財務核算、財務分析工作。