茍毅飛

摘要：當(dāng)前，在智慧校園背景下，高等院校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的建設(shè)和使用逐步增多。本文從辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的基本概念談起，以西安石油大學(xué)OA系統(tǒng)建設(shè)情況為例，深入分析系統(tǒng)的建設(shè)狀況、運(yùn)行效果，并提出其改進(jìn)的方向，著力開發(fā)更加貼近需求、更具效率和安全性的辦公自動(dòng)化平臺(tái)，以此促進(jìn)高校辦公效率的提升。

關(guān)鍵詞：智慧校園 辦公自動(dòng)化 OA系統(tǒng)

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1009-5349（2018）17-0181-02

目前，隨著信息化時(shí)代的到來(lái)，高等教育信息化已成為高校發(fā)展的有力助推，高校都在積極推進(jìn)基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的信息服務(wù)融入學(xué)校的各個(gè)應(yīng)用與服務(wù)領(lǐng)域，實(shí)現(xiàn)互聯(lián)和協(xié)作的智慧校園建設(shè)，進(jìn)而全面實(shí)現(xiàn)教育信息化。因此，加強(qiáng)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，提高高校行政辦公的規(guī)范性和有效性，是值得深入思考的問(wèn)題。

一、高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的概念

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（Office Automation System），簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)，就是采用Internet/Intranet技術(shù)，基于工作流概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效協(xié)同工作；改變過(guò)去復(fù)雜、低效的手工辦公方式，實(shí)現(xiàn)迅速、全方位的信息采集、處理，為企業(yè)管理和決策提供科學(xué)依據(jù)。自1985年國(guó)內(nèi)召開第一次辦公自動(dòng)化規(guī)劃會(huì)議以來(lái)，OA系統(tǒng)在應(yīng)用內(nèi)容的深度與廣度、IT技術(shù)運(yùn)用等方面都有了新的變化和發(fā)展，并成為組織不可或缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。主要推行一種無(wú)紙化辦公模式。

高校辦公自動(dòng)化一般具有文字處理、數(shù)據(jù)處理、語(yǔ)音處理、圖像處理和通信功能。從所處理的業(yè)務(wù)類型來(lái)說(shuō)，高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要由公文管理、日常辦公、公共資源、系統(tǒng)管理等構(gòu)成。公文管理包括發(fā)文管理、收文管理、會(huì)議紀(jì)要等模塊，對(duì)OA系統(tǒng)中的公文進(jìn)行各種管理工作。日常辦公用于處理高校內(nèi)部的日常辦公業(yè)務(wù)，主要由待辦工作、已辦工作、工作督辦、資料報(bào)送、電子郵件等功能子模塊組成。公共資源包括規(guī)章制度、工作交流、資料下載等子模塊。系統(tǒng)管理包括用戶管理、日志管理、權(quán)限設(shè)置等功能。

二、西安石油大學(xué)0A系統(tǒng)的應(yīng)用現(xiàn)狀

（1）系統(tǒng)設(shè)計(jì)要求。西安石油大學(xué)OA系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念是“資源共享、協(xié)同辦公、科學(xué)決策”。一是強(qiáng)調(diào)頂層設(shè)計(jì)。OA系統(tǒng)由學(xué)?？傮w規(guī)劃，黨政辦公室集中管理，全校各部門共同使用；二是強(qiáng)調(diào)可擴(kuò)展性。根據(jù)工作的需要，不僅能夠靈活設(shè)計(jì)流程，及時(shí)對(duì)工作流程進(jìn)行擴(kuò)展、修改和完善， 而且能夠?qū)ο到y(tǒng)模塊功能進(jìn)行擴(kuò)充和需求變更，可以進(jìn)行二次開發(fā)；三是強(qiáng)調(diào)集成性。系統(tǒng)建設(shè)要在滿足國(guó)家數(shù)字校園信息標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，還須與校內(nèi)其他系統(tǒng)接口統(tǒng)一，為今后全校各類數(shù)據(jù)集成提供基礎(chǔ)。此外，還可以將系統(tǒng)數(shù)據(jù)快速進(jìn)行交換，便于數(shù)字化檔案的建設(shè)。

（2）系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)。一是為學(xué)校各類管理人員高效率地處理日常事務(wù)提供條件。利用OA系統(tǒng)自動(dòng)化辦公平臺(tái)，完成以往由人力完成的簡(jiǎn)單重復(fù)性且耗時(shí)較多的工作和按規(guī)定程序完成的流水線工作，同時(shí)為推進(jìn)各部門之間協(xié)同工作提供保證，進(jìn)一步提高辦公效率。

二是為實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程辦公自動(dòng)化提供基礎(chǔ)。西安石油大學(xué)現(xiàn)有雁塔、明德和鄠邑三個(gè)校區(qū)，日常辦公由于三個(gè)校區(qū)間距離相對(duì)較遠(yuǎn)而較為不便。從技術(shù)系統(tǒng)基本條件來(lái)看，三校區(qū)的校園網(wǎng)絡(luò)均通過(guò)光纖互聯(lián)后通過(guò)教科網(wǎng)接入Internet，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)建立基于web標(biāo)準(zhǔn)、采用完全B/S應(yīng)用模式的OA系統(tǒng)，能夠滿足在當(dāng)前校園網(wǎng)內(nèi)直接實(shí)現(xiàn)多校區(qū)內(nèi)用戶的遠(yuǎn)程辦公的需求。

（3）系統(tǒng)管理模式。西安石油大學(xué)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)采用黨政辦公室和信息中心共同管理模式。黨政辦公室主要管理業(yè)務(wù)需求和功能模塊的運(yùn)行，信息中心主要對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行的技術(shù)支持進(jìn)行負(fù)責(zé)，各二級(jí)單位OA管理員對(duì)本單位的OA系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行管理。此外，學(xué)校還出臺(tái)了系列管理文件和辦公自動(dòng)化使用、會(huì)議申請(qǐng)等流程通知，明確了系統(tǒng)管理和使用權(quán)責(zé)，對(duì)各單位OA管理員的日常管理和操作提出了具體要求，使其能夠正常、準(zhǔn)確、安全地使用OA系統(tǒng)。

（4）系統(tǒng)運(yùn)行情況。西安石油大學(xué)OA系統(tǒng)于2015年6月投入使用，包含了公文管理、綜合辦公管理、公共資源和個(gè)人辦公四大子系統(tǒng)模塊。自O(shè)A系統(tǒng)啟用后，一般能通過(guò)OA系統(tǒng)處理的工作，要求各單位不再走紙質(zhì)辦公流程，而且須按照OA系統(tǒng)設(shè)定好的程序進(jìn)行操作，有效確保了工作流程的有序性和規(guī)范化，極大地提升了行政效能，基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)作辦公和遠(yuǎn)程辦公。

三、后期推進(jìn)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)的思考

（1）加強(qiáng)數(shù)據(jù)中心綜合服務(wù)平臺(tái)建設(shè)。要真正發(fā)揮OA系統(tǒng)的積極作用，實(shí)現(xiàn)OA系統(tǒng)的智能化運(yùn)用和科學(xué)決策，須以校園網(wǎng)為環(huán)境，在疏通學(xué)校各部門之間信息平臺(tái)的基礎(chǔ)上，建立一種能夠完成校內(nèi)數(shù)據(jù)的訪問(wèn)、聚集、交換、管理等工作的學(xué)校數(shù)據(jù)中心綜合服務(wù)平臺(tái)。此平臺(tái)具體可以由數(shù)據(jù)交換中心和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心兩個(gè)中心組成，數(shù)據(jù)交換中心負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的發(fā)布和訂閱，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)中心負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的采錄和校正，數(shù)據(jù)中心綜合服務(wù)平臺(tái)要對(duì)全校數(shù)據(jù)重新進(jìn)行合理的規(guī)劃、組織、定義和存儲(chǔ)。以此建立全校共享數(shù)據(jù)庫(kù)，真正實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化的設(shè)備資源、人力資源、數(shù)據(jù)資源的共享，真正建成高效、完善、合理的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。

（2）推動(dòng)管理工作改革。由于辦公自動(dòng)化系統(tǒng)具有留痕、公開、大數(shù)據(jù)等特性，因此不僅將其作為行政管理的工具，還可以以此推動(dòng)高校行政管理改革。可從以下幾方面著手：一是通過(guò)技術(shù)手段將系統(tǒng)內(nèi)所有辦事事項(xiàng)有條件地進(jìn)行校內(nèi)公開，對(duì)辦公系統(tǒng)中應(yīng)該辦理卻逾期不予辦理的人員自動(dòng)標(biāo)紅，全校監(jiān)督。二是通過(guò)辦事流程的可視化和聯(lián)合線上審批的實(shí)現(xiàn)，逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐韵驇熒?wù)為本的項(xiàng)目式管理模式，提升學(xué)校各部門服務(wù)師生的意識(shí)和能力。三是利用系統(tǒng)內(nèi)的大數(shù)據(jù)，分析學(xué)校未來(lái)的發(fā)展形勢(shì)，為學(xué)校制定未來(lái)發(fā)展規(guī)劃提供科學(xué)依據(jù)。

（3）強(qiáng)化系統(tǒng)維護(hù)。在OA系統(tǒng)使用過(guò)程中，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行后期維護(hù)也十分重要。要實(shí)現(xiàn)高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的平穩(wěn)順利運(yùn)行且進(jìn)一步推進(jìn)辦公自動(dòng)化發(fā)展，學(xué)校一方面需要投入一定資金對(duì)OA系統(tǒng)進(jìn)行改造和升級(jí)，另一方面需要聘請(qǐng)有一定資質(zhì)的專業(yè)技術(shù)人員對(duì)OA系統(tǒng)使用過(guò)程中出現(xiàn)的故障及時(shí)進(jìn)行分析和處理。并且為了進(jìn)一步提高OA系統(tǒng)使用過(guò)程中所出現(xiàn)問(wèn)題的處理效率，還需要對(duì)各單位OA管理員進(jìn)行定期或不定期的強(qiáng)化培訓(xùn)，以此提高其實(shí)際操作水平和發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)運(yùn)行中所出現(xiàn)問(wèn)題的能力。此外，為了安全起見(jiàn)，還應(yīng)定期或者不定期地對(duì)電腦系統(tǒng)進(jìn)行管理和維護(hù)，并及時(shí)做好各類數(shù)據(jù)信息和重要文件的備份工作，以此保證學(xué)校OA系統(tǒng)能夠穩(wěn)定、安全、高效地運(yùn)行。

四、結(jié)語(yǔ)

高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的出現(xiàn)對(duì)推進(jìn)高校內(nèi)部事務(wù)管理、全面落實(shí)無(wú)紙化辦公等方面產(chǎn)生了非常積極的影響。OA系統(tǒng)建設(shè)是智慧校園建設(shè)中的一大亮點(diǎn)，隨著高等教育現(xiàn)代化建設(shè)的不斷推進(jìn)，高校的OA系統(tǒng)急需從細(xì)化完善功能模塊、提高運(yùn)行技術(shù)含金量等方面作出更為優(yōu)質(zhì)高效的需求回應(yīng)，從而提供更多智能化、人性化的服務(wù)，使其真正成為高校廣大教職員工進(jìn)行數(shù)字化辦公與事務(wù)辦理的好幫手、好工具。

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責(zé)任編輯：張蕊