文/李春慧

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淺析工程類企業(yè)檔案精細(xì)化管理及完善之策

文/李春慧

鄭州市世紀(jì)歡樂園

作為保證工程企業(yè)檔案科學(xué)管理的重要因素，實(shí)現(xiàn)對檔案管理機(jī)制的進(jìn)一步完善，儼然是提升檔案精細(xì)化管理質(zhì)量與效率的關(guān)鍵之處。對工程類檔案實(shí)施精細(xì)化管理，但能提升檔案監(jiān)管的成效，還能對各項(xiàng)工作進(jìn)行全面記錄，給以后的查閱提供便利。這需要大力改進(jìn)在對工程類檔案進(jìn)行監(jiān)管期間的各種不足，提升檔案精細(xì)化監(jiān)管的質(zhì)量和成效，以利于單位獲得更為長遠(yuǎn)的進(jìn)步。

工程類企業(yè)；檔案管理；精細(xì)化；完善

1 工程類企業(yè)檔案精細(xì)化管理不足導(dǎo)致的問題

1.1檔案監(jiān)管觀念不足使得檔案遺失

因?yàn)楣こ淌┕ろ?xiàng)目較多、工作量較大，部分工程施工單位更為注重施工而忽視檔案，檔案材料沒有及時(shí)記錄并收集歸檔，為了應(yīng)對工程核查，在工程竣工以后才補(bǔ)充檔案，致使工程完工后檔案質(zhì)量較差；部分單位雖做到平時(shí)記錄，但沒有分類、歸檔，檔案雜亂無章，功能不能凸顯；有些單位對重要工程的原始材料及相關(guān)證明材料沒有很好地收集保存，同時(shí)沒有及時(shí)追回極易丟失、受損的材料，導(dǎo)致檔案材料缺失、破損，使得工程類檔案不能給項(xiàng)目建設(shè)及監(jiān)管提供全面高效的服務(wù)，失去了檔案本身的功能。

1.2監(jiān)管人才不足使得檔案監(jiān)管層次較低

工程類檔案監(jiān)管需要相關(guān)工作人員在工程施工期間，時(shí)時(shí)補(bǔ)充施工技術(shù)表格、保存施工過程資料、歸整施竣工圖樣，對材料與文件實(shí)施科學(xué)分類組卷、歸檔等。因此，檔案監(jiān)管工作人員要把握工程施工與檔案的專業(yè)技術(shù)知識(shí)，了解主管機(jī)構(gòu)頒布的有關(guān)工程類檔案要求及規(guī)定。不過，現(xiàn)在很多單位的檔案監(jiān)管工

作人員缺乏專業(yè)知識(shí)，未能勝任工程類檔案監(jiān)管這一工作的要求。

1.3監(jiān)管制度不完善使得檔案不規(guī)范

制度不完善就會(huì)導(dǎo)致檔案監(jiān)管雜亂無章。一些單位未制定健全的工程類檔案管理制度，對檔案的歸檔范圍、時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)并未進(jìn)行明確及強(qiáng)制性要求，加之部分工程項(xiàng)目施工時(shí)間較長、涉及單位較多，資料散落在工程技術(shù)、合同監(jiān)管等各部門，這一情況導(dǎo)致了部分檔案收集不完全、歸檔不標(biāo)準(zhǔn)，檔案整理質(zhì)量較差，給今后檔案材料的保管及使用造成了阻礙。

1.4管理流程不規(guī)范。工程類企業(yè)檔案管理流程的不規(guī)范性主要體現(xiàn)在以下幾方面：一是借閱權(quán)限不明晰，借閱控制不嚴(yán)格。許多工程類企業(yè)的機(jī)密檔案，正是由于借閱控制流程漏洞的存在，從而導(dǎo)致一些心術(shù)不正之徒有機(jī)可乘。二是檔案分類不科學(xué)，檔案查詢很困難。檔案能夠進(jìn)行科學(xué)的分類，是特定檔案材料能夠迅速找到的不可或缺的條件，如果檔案像野火燒過的草一樣雜亂無章，必然影響查詢材料的工作效率，進(jìn)而對相關(guān)工作產(chǎn)生負(fù)面影響。

2 工程類企業(yè)要一步完善企業(yè)的檔案精細(xì)化管理制度

2.1構(gòu)建并健全有關(guān)的規(guī)章制度，形成一套完善的檔案監(jiān)管系統(tǒng)。完善《檔案查閱利用制度》《檔案歸檔制度》《檔案工作人員崗位職責(zé)》《檔案歸檔流程及標(biāo)準(zhǔn)要求》《檔案工作獎(jiǎng)懲辦法》等制度和規(guī)定，構(gòu)建檔案監(jiān)管議事決定、溝通協(xié)調(diào)、責(zé)任貫徹、成效評估、獎(jiǎng)懲激勵(lì)等體系，以符合單位檔案監(jiān)管的需求，全方位地體現(xiàn)制度的指導(dǎo)及標(biāo)準(zhǔn)作用。

2.2全面規(guī)范建檔，保證材料“顆粒歸倉”。注重工程類檔案的全面性，達(dá)到歸檔材料、分類、項(xiàng)目完整，保證工程類檔案材料的歸檔率。注重工程類檔案的系統(tǒng)性，依據(jù)工程類檔案的歸檔范圍，劃分界限，對各個(gè)類型、載體、保管期限的工程類檔案分門別類，規(guī)范整理歸檔，保證工程類檔案材料的全面性、系統(tǒng)性。注重工程類檔案的組卷，嚴(yán)格把關(guān)工程類檔案的質(zhì)量，質(zhì)量較差的檔案不能放入檔案室，對原來質(zhì)量較差的工程類檔案材料，要再次依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)要求規(guī)范整理、歸檔、入庫、上架，編制目錄，確保工程類檔案的歸檔質(zhì)量。同時(shí)，制定各個(gè)種類的工程類檔案監(jiān)管方式、歸檔范圍與保管期限表，規(guī)范工程類檔案監(jiān)管工作，讓工程類檔案監(jiān)管這一工作更為規(guī)范化、系統(tǒng)化。

2.3加強(qiáng)軟硬件建設(shè)，保證監(jiān)管安全。增加財(cái)政投入，增強(qiáng)檔案室基本設(shè)施的配備，改進(jìn)檔案保管設(shè)備及環(huán)境，給檔案的安全監(jiān)管予以硬件支持。認(rèn)真進(jìn)行安全檢測，定期會(huì)同工程檔案工作人員對庫房工程類檔案材料的保管情況進(jìn)行核查，記錄庫房內(nèi)的溫濕度，隨時(shí)進(jìn)行調(diào)控，保證庫房溫濕度達(dá)標(biāo)及整齊干凈，以利于檔案的長期保存。構(gòu)建工程類檔案數(shù)據(jù)庫，借助計(jì)算機(jī)監(jiān)管，把各類材料的收集、立卷、歸梢等作同檔案監(jiān)管加以融合，實(shí)現(xiàn)檔案信息體系的標(biāo)準(zhǔn)監(jiān)管及信息共享。在檔案信息化進(jìn)程內(nèi)認(rèn)真開展檔案與信息安全保證工作，保證檔案本身的安全。

3 工程類企業(yè)檔案精細(xì)化管理的完善之策

3.1實(shí)現(xiàn)工程類檔案精細(xì)化管理的信息化，就要上線與完善信息化管理系統(tǒng)，而上線與完善信息化管理系統(tǒng)，必須以強(qiáng)有力的信息技術(shù)人才隊(duì)伍為支撐，工程類企業(yè)在年初預(yù)算時(shí)，可以根據(jù)企業(yè)自身經(jīng)濟(jì)實(shí)力，適當(dāng)劃分出一塊比例來支持信息技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。另外，要密切信息技術(shù)人才與檔案管理人才的溝通交流，使得做出來的信息系統(tǒng)兼具技術(shù)性與科學(xué)性。

3.2實(shí)現(xiàn)工程類檔案精細(xì)化管理的專業(yè)化。目前部分工程類企業(yè)檔案的管理專業(yè)性不夠強(qiáng)的原因主要在于從事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不夠，而如果想吸引專業(yè)人才流入，待遇上的提高是必不可少的條件之一，另外，不僅要吸引人才，更要留住人才，必須建立健全科學(xué)的待遇增長機(jī)制，使公司成為能吸引“良禽”的“佳木”，拓展人才上升渠道，使公司形成能者上，庸者下的良好氛圍，并將尊才尚賢融入企業(yè)文化的內(nèi)涵與外延之中，使能干的員工不僅能夠得到物質(zhì)上的利益，更能擁有精神上的鼓勵(lì)。

3.3實(shí)現(xiàn)工程類檔案精細(xì)化管理的規(guī)范化。首先，檔案材料的填寫必須規(guī)范化，比如信息的完整性方面，該簽字的地方一定要手寫簽名，從而倒逼相關(guān)責(zé)任方盡職盡責(zé)，也使事后責(zé)任明確得到有力的保障。其次，檔案的分類管理必須規(guī)范化，可以根據(jù)檔案材料的內(nèi)容，分門別類地進(jìn)行整理歸檔，并對其進(jìn)行編號，以便于事后的調(diào)閱、查找。最后，應(yīng)當(dāng)由相關(guān)專業(yè)人才，嚴(yán)格按照企業(yè)內(nèi)控制度，明確調(diào)閱的權(quán)限與條件，從而防止商業(yè)秘密甚至國家機(jī)密的泄露。

3.4實(shí)現(xiàn)工程類檔案精細(xì)化管理的重要化。要提高領(lǐng)導(dǎo)層對檔案保存與應(yīng)用的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)層對這項(xiàng)工作重視程度越高，檔案管理獲得更多資金支持的可能性就越大。更要提高相關(guān)工作人員的重視程度，增強(qiáng)其講規(guī)矩的責(zé)任意識(shí)，使其嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)管理制度想問題、辦事情。鑒于工程類企業(yè)的員工工科類出身者占絕大多數(shù)，有條件的企業(yè)可以開展諸如宣講會(huì)、培訓(xùn)會(huì)之類的活動(dòng)，使檔案管理的重要性入其腦，進(jìn)其心。