文/閆珂，安達市規(guī)劃局

隨著信息化時代的來臨，規(guī)劃局檔案工作也要順應(yīng)時代發(fā)展的需求。由于傳統(tǒng)的檔案保存、管理難度大，檔案管理工作必須與時俱進，順應(yīng)時代發(fā)展，充分發(fā)揮計算機在檔案管理工作中的重要作用，全面推進檔案計算機管理，建立現(xiàn)代模式的檔案數(shù)據(jù)庫，提高現(xiàn)代化服務(wù)水平。

1 規(guī)劃局檔案管理的重要性

規(guī)劃局負責轄區(qū)的規(guī)劃責任和義務(wù)，關(guān)系著轄區(qū)建設(shè)的各個方面，包括規(guī)劃的申請、證件、文件、方案和相關(guān)部門的批示、相關(guān)會議紀要記錄以及光盤、專題片等資料。規(guī)劃檔案作為記錄規(guī)劃工作的歷史資料，對城鄉(xiāng)建設(shè)具有重要的參考作用和歷史保存價值，不僅反映著城鄉(xiāng)經(jīng)濟發(fā)展的水平、地方的居民素質(zhì)，還反應(yīng)著檔案管理者的能力和水平。規(guī)劃檔案管理可以為一個地方的規(guī)劃工作科學決策提供有效參考。規(guī)劃檔案全面記錄了規(guī)劃工作，是對規(guī)劃歷史的真實呈現(xiàn)，通過對規(guī)劃檔案的進行分析研判，作出科學合理的規(guī)劃，更好的滿足經(jīng)濟和時代發(fā)展需要。規(guī)劃檔案的形成凝聚著記錄人員和檔案管理人員的辛苦勞動，記錄著當?shù)亟ㄔO(shè)和發(fā)展的變遷，反映著時代歷史風貌，特別是規(guī)劃工作中基礎(chǔ)設(shè)施、道路、建筑等內(nèi)容，可以通過規(guī)劃檔案調(diào)取查閱，作出科學的分析、判斷，指導(dǎo)和推進規(guī)劃工作順利開展。對規(guī)劃局來說，對內(nèi)部檔案實現(xiàn)科學管理是規(guī)劃順利開展的前提。隨著計算機科學技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，檔案管理工作效率得到極大提升，規(guī)劃局檔案管理與信息化管理結(jié)合成為大勢所趨。

2 實現(xiàn)規(guī)劃局檔案管理信息化的重要性

2.1 規(guī)劃檔案管理效率得到提高。檔案管理信息化運用先進的計算機技術(shù)，對規(guī)劃檔案進行管理，將檔案信息與原始檔案資料分離開來，由傳統(tǒng)的案卷式管理升級為電子文件管理，可使文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和調(diào)閱更為快捷，檔案管理人員工作量大大減輕，實現(xiàn)了檔案資料信息的資源共享，提高了檔案的利用效率。傳統(tǒng)的人工檔案管理，資料查找緩慢，資源、成本消耗大，信息資源難以高效共享。信息技術(shù)的應(yīng)用有效整合了檔案資源，加快了查找速度，提高了資源共享率，檔案管理更加快捷高效。

2.2 辦公效率得到提高。傳統(tǒng)的檔案管理依賴人工操作，資料收集難以保證完整性，分類和統(tǒng)計方面很難做到準確無誤。借助計算機軟件進行規(guī)劃檔案的管理，文件資料的收集、儲存、分類、統(tǒng)計和查閱十分快捷，檔案管理效率得以提高。

2.3 保存穩(wěn)定性提升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料耐久性較差，受檔案保存環(huán)境影響較大。規(guī)劃檔案采用電子文件形式，存取、讀取方便快捷，易于傳遞、儲存時間長，受外部環(huán)境的影響很小，穩(wěn)定性很強。通過計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理文件，可以直接通過網(wǎng)絡(luò)傳遞，保證了文件傳遞的安全性和及時性。

3 實施檔案信息化的措施

3.1 加強檔案信息化管理。規(guī)劃局檔案管理繁瑣復(fù)雜，工作量巨大。隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，要把信息化技術(shù)融入到規(guī)劃局檔案工作管理中，提高管理質(zhì)量和管理的工作效率。規(guī)劃單位要加強信息設(shè)備的資金投入，采購必備的硬件與軟件，利用網(wǎng)絡(luò)與計算機開展檔案管理，通過計算機與掃描儀做好文字圖片檔案信息存檔工作，做到信息的準確傳遞和合理應(yīng)用。同時，要利用信息化加強對檔案的開發(fā)利用，便于檔案的調(diào)取查閱，有效提升檔案管理工作的服務(wù)水平。

3.2 加強檔案全過程、全方位及全員管理。從規(guī)劃資料的檔案形成到歸檔，檔案管理人員要根據(jù)檔案管理的要求和標準，制定科學的管理規(guī)劃，促進管理的科學性。材料搜集要科學有效整理，確保信息搜集的準確性。歸檔環(huán)節(jié)要嚴格規(guī)范檔案文書寫作，檔案分類編號。要加強檔案管理方面的培訓(xùn)，增強管理人員的檔案意識和管理意識，準確真實記錄檔案材料，細致認真鑒別檔案資料，認真裝訂、編號、分類和收集，嚴格執(zhí)行登記、調(diào)閱等制度，做好檔案的轉(zhuǎn)遞工作，杜絕檔案信息外漏。

3.3 健全管理機制，提高服務(wù)性。檔案管理的根本目的是為了檔案的有效利用，必須要健全規(guī)劃局檔案管理機制，準確和詳實地采集信息，進行科學化歸類，保證每一個環(huán)節(jié)規(guī)范有序，推動檔案的科學化、信息化、規(guī)范化管理。規(guī)劃檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中提供著重要的指導(dǎo)作用，電力、通信、供水、排污等地下管網(wǎng)的敷設(shè)等都需要規(guī)劃檔案的支持。規(guī)劃檔案工作人員必須樹立服務(wù)至上的理念，重視規(guī)劃檔案，通過規(guī)劃檔案資料為城市建設(shè)管理提供服務(wù)，通過檔案資料的歸檔給未來城市建設(shè)發(fā)展資料借鑒和參考。

3.4 提高依法治檔意識。檔案管理信息化建設(shè)過程中，要大力宣傳檔案法律法規(guī),提高對依法治檔工作的重視,樹牢法制觀念,增強檔案法律意識,提高檔案法律素質(zhì),使檔案法制觀念深入人心。

3.5 合理配置檔案資源。進行規(guī)劃檔案管理的目的是通過記錄、保存檔案資料，提高檔案資源的利用率。要加強規(guī)劃檔案管理的信息化建設(shè)，購置先進的計算機設(shè)備和信息管理軟件，將辦公自動化系統(tǒng)和檔案信息化建設(shè)有機融合，全方位搜集整理檔案信息，增加信息的儲存量。要加強信息安全建設(shè)，運用網(wǎng)管技術(shù)加強保密工作，保證檔案的安全性。

4 結(jié)語

加強規(guī)劃局檔案信息化建設(shè)，是提升規(guī)劃檔案管理工作的重要途徑，也是檔案管理工作的大勢所趨。要在加強工作人員的檔案意識、提升專業(yè)管理水平的基礎(chǔ)上，加強檔案信息化建設(shè)，變革傳統(tǒng)守舊的檔案管理模式，加強規(guī)劃檔案的分類分級管理，簡化管理程序，提升檔案信息的收集、分類、存儲、查閱等服務(wù)效率，提高規(guī)劃檔案資源的利用效果，為城市建設(shè)發(fā)展做出更加優(yōu)質(zhì)的信息服務(wù)。