彭恒浩

【摘 要】 本文敘述了學(xué)校實(shí)行檔案信息化的必要性及意義，通過對(duì)學(xué)校檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀分析，提出信息化檔案的設(shè)想和展望。檔案信息化是網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化、規(guī)范化的集成，在檔案信息化建設(shè)中必須注重軟、硬件工程建設(shè)并舉；加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)管理復(fù)合型人才培養(yǎng)。

習(xí)近平總書記在黨的十九大報(bào)告中指出，要增強(qiáng)改革創(chuàng)新本領(lǐng)，善于結(jié)合實(shí)際創(chuàng)造性推動(dòng)工作，善于運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和信息化手段開展工作。2002年11月25日，國(guó)家檔案局、中央檔案館向全國(guó)檔案部門下發(fā)了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化水平全面提高的一項(xiàng)重大舉措。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和通信技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，學(xué)校檔案管理信息化已成為實(shí)現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的重要保障。

【中圖分類號(hào)】R715 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】

A 【文章編號(hào)】1005-0019（2018）21-273-02

1 學(xué)校檔案信息化建設(shè)的必要性和意義

1.1 檔案信息數(shù)字化的概念 檔案信息的數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術(shù)、 數(shù)據(jù)壓縮技術(shù)、高速掃描技術(shù)等技術(shù)手段，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫。

1.2 檔案信息化建設(shè)的必要性和意義 檔案信息化是國(guó)家信息化戰(zhàn)略在檔案領(lǐng)域的具體體現(xiàn)，是檔案事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)。采用現(xiàn)代化信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，不斷適應(yīng)數(shù)字環(huán)境下檔案活動(dòng)的發(fā)展變化、提升檔案管理水平和服務(wù)效率，最大限度地滿足需求，是檔案信息化工程建設(shè)的主要目的。檔案管理信息化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，給管理人員帶來的效益和收益：一是提高工作效率。檔案收集、整編、借閱、歸檔工作量大，費(fèi)時(shí)費(fèi)力；信息化后信息一次錄入反復(fù)使用，數(shù)據(jù)共享，方便打印、借閱，統(tǒng)計(jì)，整編，提高工作效率。二是檢索查詢方便。傳統(tǒng)方式查找檔案不但費(fèi)時(shí)費(fèi)力，反復(fù)查閱會(huì)對(duì)檔案損壞，檔案完整性受到影響；信息化后可即時(shí)查閱，既省時(shí)省力又避免損壞，極大減輕工作人員負(fù)擔(dān)。三是保證檔案安全。傳統(tǒng)方法檔案借閱手續(xù)繁瑣，容易在借閱、轉(zhuǎn)接、歸檔中出現(xiàn)偏差、遺失現(xiàn)象；信息化后每次借閱都有電子平臺(tái)記錄可以追溯，減少了檔案管理差錯(cuò)的出現(xiàn)。

2 學(xué)校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

2.1 對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足 我國(guó)學(xué)校檔案信息化管理仍處于起步階段，信息化管理的制度還不夠完善，資金支持投入不足，學(xué)校整體數(shù)字化管理還不夠普及，數(shù)字化檔案信息涵蓋的內(nèi)容不夠全面。

2.2 學(xué)校檔案在收集中存在困難 檔案收集是信息化建設(shè)中的重要環(huán)節(jié)，學(xué)校檔案涉及面廣且繁雜，跨度大，涉及黨政文件、制度、任命，學(xué)籍檔案，人事檔案、基建工程預(yù)算檔案，設(shè)備招投標(biāo)檔案等等，檔案內(nèi)容要求規(guī)范、準(zhǔn)確、完整，大部分資料屬于永久性保存，因此儲(chǔ)存量大，傳統(tǒng)手段保存必然會(huì)增加檔案收集和保存的困難。

2.3 學(xué)校檔案信息化管理人員的水平有待進(jìn)一步提高 新時(shí)期下學(xué)校檔案信息化管理對(duì)管理人員的專業(yè)水平要求高，電子檔案管理人員除了要掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)，還要不斷提高現(xiàn)代化管理技能。文檔一體化的推行，使電子文件的管理超出單純的學(xué)科范圍，使檔案工作成為一門集計(jì)算機(jī)科學(xué)與檔案學(xué)于一體的綜合性的學(xué)科?，F(xiàn)有學(xué)校檔案管理人員基本是由其他工作崗位轉(zhuǎn)入，或者兼任，很少一部分是檔案管理專業(yè)畢業(yè)，缺乏信息化操作能力，學(xué)校對(duì)于管理人員的培訓(xùn)還不足。

2.4 學(xué)校檔案管理系統(tǒng)缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的管理軟件 學(xué)校一般采取自行開發(fā)或引進(jìn)的方式使用檔案管理系統(tǒng)，信息化程度不統(tǒng)一，也無法做到資源共享或異地查詢。

2.5 檔案檢索工具陳舊 現(xiàn)在大部分檔案都已實(shí)行電子化目錄查詢，但很多檔案內(nèi)容查詢還是采用編號(hào)查詢后，再查找紙質(zhì)檔案，檔案信息的整理、編研、查找、利用還不能實(shí)現(xiàn)電子化。

3 學(xué)校檔案信息化建設(shè)設(shè)想及展望

3.1 充分認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的重要性 隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快，信息資源已經(jīng)成為人類社會(huì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的戰(zhàn)略資源，檔案作為一種原生的信息資源，其重要性日益凸顯出來。因此學(xué)校要加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，將檔案管理信息化建設(shè)與現(xiàn)代化校園建設(shè)結(jié)合起來，應(yīng)該加大對(duì)檔案信息化人力、物力 財(cái)力的支持力度，要上升到建設(shè)現(xiàn)代化強(qiáng)國(guó)的高度，要看到學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是實(shí)現(xiàn)學(xué)?？沙掷m(xù)發(fā)展的必由之路。作為檔案管理者要增強(qiáng)自己的使命感和責(zé)任感，積極投入到建設(shè)中去，各部門也要正確認(rèn)識(shí)和配合檔案管理部門的工作，促進(jìn)信息化建設(shè)的快速發(fā)展。

3.2 高度重視檔案信息化的制度建設(shè) 管理工作上水平首先要完善制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。檔案信息化建設(shè)內(nèi)容十分豐富，是一個(gè)系列工程建設(shè)，包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息資源建設(shè)（檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子文件歸檔與管理、檔案數(shù)字化）、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)（檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、電子文件中心建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)、數(shù)字檔案館）、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、人才隊(duì)伍建設(shè)、安全保障建設(shè)等硬、軟件系統(tǒng)工程建設(shè)。因此要建立一整套系統(tǒng)化理論化的管理制度，建立合理、科學(xué)、有效的檔案管理工作流程，保證檔案管理信息化建設(shè)的順利開展。

3.3 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè) 檔案事業(yè)的發(fā)展和騰飛，既要依靠科學(xué)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，又要依靠高素質(zhì)管理隊(duì)伍。首先應(yīng)加大檔案管理和信息化管理人才的引進(jìn)；第二應(yīng)加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力、思想道德素質(zhì)的培訓(xùn)；三是要建立有效激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)檔案管理人員信息化轉(zhuǎn)化的積極性；四是加強(qiáng)各部門團(tuán)結(jié)合作，將一些電子化檔案在部門提前完成。

4 結(jié)束語

新形勢(shì)下的檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為一種必然趨勢(shì)，也是時(shí)代發(fā)展的必然要求。實(shí)現(xiàn)學(xué)校檔案信息化管理，跟上時(shí)代步伐，認(rèn)真落實(shí)《檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī)及管理制度，推進(jìn)依法治檔、加強(qiáng)檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)加強(qiáng)檔案科技發(fā)展、檔案信息化建設(shè)、檔案管理隊(duì)伍建設(shè)及不斷提高檔案管理人員素質(zhì)的重要性、必要性和緊迫性，堅(jiān)持高起點(diǎn)要求、高標(biāo)準(zhǔn)定位，為學(xué)校事業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1] 羅雪梅，大數(shù)據(jù)時(shí)代醫(yī)院檔案信息化建設(shè)探討 [J]. 信息通信，2017，（12）；155-156

[2] 徐海燕， 新時(shí)期醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)路徑探討[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2018（18）；129-130

[3] 張紅， 檔案信息化建設(shè)在醫(yī)院檔案管理中的價(jià)值探討[J].健康大視野，2018（18）；287

[4] 朱文生，周洪波，探討實(shí)現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的意義與作用[J].醫(yī)學(xué)信息學(xué)，2011（11）：16

[5] 于洋，關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].檔案管理，2014（2）；12-14

[6] 唐毓利，黨的十八大視角下的信息化建設(shè)[J].改革發(fā)展，2013（4）；5-7