文/董維安，中國石油天然氣股份有限公司撫順石化分公司

中石油的物料主數(shù)據(jù)是ERP系統(tǒng)中MM模塊中最基本的信息單元，它是關(guān)聯(lián)計劃、生產(chǎn)、庫存、采購、財務、成本等模塊的初始基礎數(shù)據(jù)，并貫穿在整個生產(chǎn)、檢維修和項目建設管理流程中，對ERP系統(tǒng)的運行效率起到關(guān)鍵性作用。為確保采購物資的名稱、型號規(guī)格、技術(shù)參數(shù)等清晰準確，就需要我們進一步完善物料主數(shù)據(jù)的管理工作，分析其中存在的問題及改進措施，調(diào)整基礎管理的思路，進一步提升物資管理水平。

1 物料分類與物料主數(shù)據(jù)的原則

1.1 物料分類與物料主數(shù)據(jù)基本情況

中石油現(xiàn)行的物料主數(shù)據(jù)體系是以新版《SY/T5497石油工業(yè)物資分類代碼》分類原則為依據(jù)建立的，通過專門的物料數(shù)據(jù)管理平臺MDM平臺進行申請、審核與管理的。

1.2 物料主數(shù)據(jù)的唯一性

唯一性指一條物料主數(shù)據(jù)只能代表一個指定的物料，即某一個物料只能找到一條相對應的主數(shù)據(jù)，因此，物料主數(shù)據(jù)的唯一性是主數(shù)據(jù)中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。

1.3 物料主數(shù)據(jù)的可讀性

物料主數(shù)據(jù)的目的是為了便于對信息進行快速的檢索、查詢、分類、匯總等處理操作，物料主數(shù)據(jù)的設計應力求簡單明了，容易識別，方便記憶，減少錯誤概率，提高操作的效率。

1.4 物料主數(shù)據(jù)的穩(wěn)定性

穩(wěn)定性是指物料主數(shù)據(jù)一旦分配、只要信息的基本特征沒有發(fā)生變化，就應保持不變。例如：同一項目的名稱、同一工藝的位號、同一設備的名稱、同一材料的型號規(guī)格都必須采用相同的物料主數(shù)據(jù)并保持穩(wěn)定不變。

2 物料主數(shù)據(jù)管理中存在的主要問題

2.1 物料主數(shù)據(jù)在整個流程中存在的問題

物料主數(shù)據(jù)應用于計劃、采購、入庫、出庫到結(jié)算的全程。計劃、入庫等各業(yè)務管理要求不同，對物料主數(shù)據(jù)描述精細程度也不一致。有時會出現(xiàn)矛盾，這些矛盾體現(xiàn)在主數(shù)據(jù)的使用中，造成工作被動。例如：報計劃時要求不能指定廠家，只描述物料性能等參數(shù)，通過招議標工作才能確定品牌，入庫時應有明確的產(chǎn)品型號，以上環(huán)節(jié)均使用同一描述，要求描述符合以上所有要求，如果產(chǎn)品沒有統(tǒng)一標準，就會出現(xiàn)帶有廠家信息的描述。

2.2 物料主數(shù)據(jù)幾個常見的問題

物料主數(shù)據(jù)的重要性近年來逐步提高，管理部門與業(yè)務員如不加強重視就會出現(xiàn)問題。

一物多碼：物料主數(shù)據(jù)必須具有唯一性，一條物料主數(shù)據(jù)只能代表一個指定的物料，某一物料只能找到一條相對應的物料主數(shù)據(jù)。因此，物料主數(shù)據(jù)的唯一性是主數(shù)據(jù)中最根本的特性和必須嚴格遵守的基本原則。然而，目前在ERP系統(tǒng)實際運行中，一物多碼情況卻非常普遍，可能在同一品名或不同品名中出現(xiàn)，原因是各廠提報主數(shù)據(jù)人員對物料的習慣稱呼不同，申請主數(shù)據(jù)時不夠細致，未使用規(guī)范名稱，或由于業(yè)務水平和不夠重視等因素在不同的品名下進行申請造成同一物資出現(xiàn)不同名稱。再有可能就是同一物資只要描述稍有變化，就會增加一個新的物料主數(shù)據(jù)，其結(jié)果是同一種物資的主數(shù)據(jù)有好幾條。

一碼多物：其中描述完全一樣，庫存物資卻是不同的物料主數(shù)據(jù)，造成采購物資不準確，到的貨物不能使用或質(zhì)量不能保證，既增加了庫存積壓，而且還有造成生產(chǎn)事故的風險。

物資需用計劃工作中也存在套碼及對物料主數(shù)據(jù)描述含義理解不清的問題，工作人員對物資技術(shù)標準了解不夠全面，而過分依賴于供應商提供的產(chǎn)品屬性及技術(shù)要求，因此管理部門與業(yè)務人員需要加強對標準庫的建立與學習，增強對實物的了解，否則不利于供需雙方合作共贏。

2.3 物料主數(shù)據(jù)在系統(tǒng)應用中存在的問題

ERP上線初始，部分歷史業(yè)務數(shù)據(jù)不規(guī)范但卻急需進入系統(tǒng)，因此產(chǎn)生了特批數(shù)據(jù)，這部分數(shù)據(jù)影響了業(yè)務的運行并成為不合格數(shù)據(jù)。隨著業(yè)務需求深化及信息系統(tǒng)功能的完善，基礎數(shù)據(jù)會由于不符合新要求成為不合格數(shù)據(jù)。如計量單位要求使用標準單位，會造成使用非標準單位的物料主數(shù)據(jù)成為不合格數(shù)據(jù)，這些不合格數(shù)據(jù)被停用需要重新物料主數(shù)據(jù)，并對已有業(yè)務數(shù)據(jù)進行處理。

基礎數(shù)據(jù)停用等需要在各個信息系統(tǒng)間協(xié)同處理，這對生產(chǎn)系統(tǒng)應用影響很大，造成作停滯等，是影響正常業(yè)務工作和系統(tǒng)應用的重要問題。

2.4 物料主數(shù)據(jù)問題出現(xiàn)的原因

物料主數(shù)據(jù)出現(xiàn)的問題主要有以下幾個方面：物料主數(shù)據(jù)申請人員為各基層單位材料及設備管理人員，人員水平參差不齊，更換頻繁，缺乏專業(yè)知識，對所需要的物資沒有正確的認識，對相關(guān)物資標準不清楚，不能將需求物資準確轉(zhuǎn)換成公共數(shù)據(jù)平臺中的標準描述；不同的人對同一物資的名稱習慣叫法不一樣，或以該物資的屬性理解不同；ERP系統(tǒng)的物料主數(shù)據(jù)申請沒有嚴格的申請審核指南，物料主數(shù)據(jù)缺乏統(tǒng)一的規(guī)則等，導致了不斷新增物料主數(shù)據(jù)，造成重碼、多碼、錯碼現(xiàn)象，破壞了物料主數(shù)據(jù)使用的穩(wěn)定性和延續(xù)性。

3 物料主數(shù)據(jù)管理的改進措施

3.1 物料主數(shù)據(jù)申請審核實行專業(yè)化管理，加強物料主數(shù)據(jù)管理要求

跟據(jù)當時管理實際情況，我們采取了增加專業(yè)級審核的流程，讓物資采購部各專業(yè)采購的業(yè)務人員進行線上一級審核，以確保物料的唯一、準確性、可用性，充分發(fā)揮一級審核專業(yè)性、二級審核的規(guī)則性作用，對不符合要求的堅決給予退回，在問題的源頭上把好關(guān)，保證物料主數(shù)據(jù)的準確性與規(guī)范性。

3.2 進行統(tǒng)一的物料主數(shù)據(jù)申請、審核培訓，并下發(fā)操作手冊。明確一些通用的規(guī)范要求

物資采購部定期組織物資專業(yè)知識培訓，包括申請人員及審核人員，培訓結(jié)束后進行統(tǒng)一的考試。

3.3 完善制度建設

為使物料主數(shù)據(jù)管理更加規(guī)范化，做到有章可循。在《物資采購計劃管理規(guī)定》中對物料主數(shù)據(jù)流程和要求及考核等做了明確的要求。為貫徹落實新制度，物資采購部組織進行了公司級和物資采購部兩個層面的制度培訓，通過培訓學習、考試競賽等多種形式，向涉及物料主數(shù)據(jù)管理和業(yè)務操作的各崗位人員宣講。在制度執(zhí)行一段時間后，由于MDM系統(tǒng)和業(yè)務流程的調(diào)整又組織人員對規(guī)章制度進行了全面梳理評價和修訂完善，力爭做到用好的制度約束人，用好的制度來保護人，為全面提升物資采購管理水平打好基礎。