文/羅文明，漢江水利水電（集團）有限責(zé)任公司

1 人事檔案數(shù)字化過程中存在的問題

1.1 保存環(huán)境更為苛刻

傳統(tǒng)的人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進步，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量在逐步提高，其保存環(huán)境也得到了一定程度的提升，紙質(zhì)檔案的特性使得保存環(huán)境只要保持干燥、常溫、避光、干凈等就能將紙質(zhì)檔案保存較長一段時間。人事檔案數(shù)字化后，檔案信息需要以數(shù)據(jù)的方式保存在光盤或硬盤中，但光盤或硬盤的保存條件比紙質(zhì)檔案保存條件更為苛刻，灰塵、氣體、濕度、溫度、磁場等都可能會讓光盤或硬盤里的信息受損，導(dǎo)致信息無法讀出來，造成信息丟失。

1.2 信息技術(shù)更新較快

信息技術(shù)的更新速度可以用日新月異來形容。人事檔案數(shù)字化后，信息存儲在光盤或硬盤中。對于數(shù)字化后的人事檔案，最重要的基礎(chǔ)使其存儲設(shè)備能夠被相應(yīng)的讀取設(shè)備所識別，并能順利讀出。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種軟硬件水平在不斷升級，升級后的軟硬件水平可能與原有的光盤或硬盤在銜接口或讀取程序等方面存在不相容現(xiàn)象，最終導(dǎo)致光盤或硬盤中原有信息無法被轉(zhuǎn)換或準(zhǔn)確讀出，導(dǎo)致儲存信息丟失。

1.3 信息安全存在隱患

人事檔案數(shù)字化后，人事檔案的調(diào)閱、復(fù)制和管理等得到了較大的便利，但數(shù)字化后的人事檔案在存儲與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為：第一，檔案管理人員在對檔案進行操作時，可能會存在操作失誤，造成檔案無意識地被刪減或更改等，而存儲設(shè)備沒有對原檔案進行備份，進而造成信息丟失或失真。第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)存在一個較大的隱患則為網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客，這些病毒和黑客對于保密性極高的人事檔案而言屬于天敵，一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露，則會給檔案當(dāng)事人帶來無法彌補的損失。

2 人事檔案數(shù)字化管理對策分析

2.1 定期對數(shù)字化檔案進行升級

信息技術(shù)會隨著時代的發(fā)展不斷進步與完善，同時，在新技術(shù)對舊技術(shù)進行替代時，以舊技術(shù)為依托的存儲設(shè)備可能會無法被新技術(shù)所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備，既保存數(shù)字化人事檔案信息，也同步保存紙質(zhì)人事檔案信息，使每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對數(shù)字化檔案進行升級，在升級過程中，要保障存儲的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準(zhǔn)確性。

2.2 選擇合適的存儲載體

載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質(zhì)基礎(chǔ)，載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當(dāng)前載體的形式有多種，做成載體的材質(zhì)也五花八門，但材質(zhì)品質(zhì)優(yōu)良的存儲設(shè)備其各方面抗風(fēng)險能力都會較為突出。人事檔案管理人員應(yīng)在存儲載體方面選擇材質(zhì)優(yōu)良，具有較強抗風(fēng)險能力和保存時間較長的存儲設(shè)備，盡量降低人事檔案信息因為載體本身的原因而遭到破壞或丟失的風(fēng)險。

2.3 加強數(shù)字化檔案安全管理

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對計算機信息系統(tǒng)和存儲硬件設(shè)備的安全性進行多方面加強來保障。首先，檔案管理部門應(yīng)清晰地界定人事檔案的保密級數(shù)，對保密級數(shù)較高的人事檔案應(yīng)加強安全保管系數(shù)，加強病毒查殺軟件、應(yīng)用軟件、聯(lián)網(wǎng)設(shè)備、防火墻等計算機系統(tǒng)保護程序的安裝與監(jiān)管。其次，加強人事檔案保管人員的安全教育。對保密級數(shù)較低或完全公開的人事檔案信息，檔案保管人員也應(yīng)該嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進行處理。再次，完善人事檔案責(zé)任落實制度。人事檔案在管理過程中，可能會遇到上級領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)閱自己的檔案或他人檔案，或檔案保管人員在操作過程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失，對于這些問題，單位要根據(jù)具體情況將責(zé)任落實到具體個人，以責(zé)任來加強檔案管理人員的保管意識。

2.4 完善人力資源激勵以及約束體制

以往的人事管理的人力資源激勵體制較為單調(diào)，很難與職員的需要吻合，筆者認(rèn)為，新時代的人力資源激勵應(yīng)按需要進行。其一，應(yīng)建立科學(xué)的薪酬體制，將職員的業(yè)務(wù)水平與薪酬掛鉤，調(diào)動職員工作的熱情。其二，應(yīng)建立精確、對等的考評體制，對職能不同的職員，應(yīng)引入當(dāng)代考評模式，進行全面考評，并參考考評結(jié)果進行獎勵或處罰。其三，建立競爭激勵體制，單位內(nèi)部使用優(yōu)化組合、競爭上崗的形式，讓人力資源能夠獲得最合理的配置，讓每一位職員都感受到競爭的壓力，并讓其將提升工作質(zhì)量放在首位。

2.5 構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系保障機制

所謂數(shù)字化檔案管理體系保障機制，具體指從經(jīng)費、設(shè)施設(shè)備、人員等方面為數(shù)字化檔案管理提供全面支撐，以確保數(shù)字化檔案管理團隊的專業(yè)水平與綜合素質(zhì)，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)作用的充分發(fā)揮。所以，各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)給予數(shù)字化檔案管理工作大力支持，注重對于數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的資金投入，以保證專項經(jīng)費的使用充足，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理體系的正常運轉(zhuǎn)。

3 結(jié)束語

綜上所述，人事檔案數(shù)字化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理便利了許多，但數(shù)字化管理也并非盡善盡美，也存在一些問題，最主要的是存儲設(shè)備的管理、數(shù)字化檔案的安全性等，這些管理手段比紙質(zhì)化管理手段要更加專業(yè)化，需要檔案管理人員具備一定的計算機專業(yè)知識，在檔案管理的過程中除了按照規(guī)章制度嚴(yán)格管理檔案信息外，還需要用專業(yè)的計算機知識對檔案信息進行檢測與保管，才能保障數(shù)字化人事檔案被合理利用。

【參考文獻】

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