孫婷婷

中國大唐集團(tuán)有限公司遼寧分公司 遼寧沈陽 110004

我國快速進(jìn)入科學(xué)技術(shù)現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)以來，各行業(yè)發(fā)展非常迅速。檔案管理工作是非常重要的工作，也是我國檔案事業(yè)的重要組成內(nèi)容。檔案管理具有比較復(fù)雜的內(nèi)容，對時效性的要求比較高，我國社會人力資源的流動性比較大，檔案管理工作所體現(xiàn)的價值和作用也越來越高。

1 電子檔案風(fēng)險形成的主要因素

（1）物理層威脅，物理層威脅主要包含對硬件環(huán)境、設(shè)備以及連接線路等的安全造成威脅。其一，對硬件環(huán)境造成威脅的因素主要有電源是否能連續(xù)穩(wěn)定供電，是否有抗靜電、抗輻射措施，是否有防水、防塵土、防漏電、防短路等安全防護(hù)。其二，對硬件設(shè)備及連接線路造成威脅的主要有自然災(zāi)害與人為因素。自然災(zāi)害可直接破壞硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，損壞連接線路，造成斷網(wǎng)。人為因素主要包含人為疏忽與人為干擾兩個方面，其中，人為疏忽是由于用戶使用欠妥當(dāng)、安全配置未設(shè)置或設(shè)置不合理致使出現(xiàn)安全漏洞，從而為網(wǎng)絡(luò)安全埋下隱患。（2）制度體系建設(shè)滯后；近幾年，我國逐步建立了檔案安全法規(guī)，但由于受到以往檔案管理思維的束縛及影響，使得檔案安全法規(guī)并不完全適用于所有檔案管理工作，最突出的表現(xiàn)為電子檔案信息安全面臨眾多威脅。雖然相關(guān)機(jī)構(gòu)及檔案管理部門已做了多次調(diào)整，但安全標(biāo)準(zhǔn)制度體系仍不夠全面。致使電子檔案一旦面臨威脅或出現(xiàn)問題，存在無法可依、無章可循、無懲可行的情況。（3）重視程度偏低，人才匱乏，現(xiàn)階段，由于國有企事業(yè)單位檔案管理從業(yè)者的綜合素質(zhì)參差不齊，專業(yè)技術(shù)水平低，檔案信息安全意識差等，不僅制約著檔案管理行業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展，而且使檔案信息安全管理受到影響。主要表現(xiàn)為：第一，很多檔案部門的管理人員缺乏檔案信息安全保護(hù)意識，甚至將檔案安全管理工作棄之不理，致使信息安全管理工作極為被動；或是部分管理人員專業(yè)知識與技能水平低，雖然有安全保護(hù)意識，但心有余而力不足，無法將安全管理付諸實際。第二，眾所周知檔案管理行業(yè)信息安全保障人才奇缺，致使電子檔案信息在遭遇新型安全威脅時，無法得到及時有效的解決，信息安全得不到良好保障。

2 電子檔案風(fēng)險的對策

2.1 法制標(biāo)準(zhǔn)

針對檔案制定專門的法律法規(guī)以及具有針對性的內(nèi)部安全管理規(guī)章制度。其中，立法應(yīng)具體、全面，實現(xiàn)檔案信息的全程全覆蓋，并根據(jù)電子檔案信息安全所面臨的威脅制定針對性的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，約束威脅檔案安全的行為發(fā)生。另外，根據(jù)各自的工作模式以及現(xiàn)實情況，制定個性化的、針對性的規(guī)章制度，具體到個人、具體到崗位、具體到設(shè)備，以實現(xiàn)有規(guī)可依，有懲可懼。

2.2 數(shù)字檔案資源建設(shè)

數(shù)字檔案資源建設(shè)包括傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、電子文件收集、檔案信息資源的數(shù)字化整合。相對而言，傳統(tǒng)載體的數(shù)字化是這三塊內(nèi)容中各企事業(yè)單位做得相對較好的一塊，對于紙質(zhì)版本檔案的數(shù)字化，可以方便利用并有效降低查檔時間，檔案人員和企事業(yè)管理者相對有更多的動力投入到這塊工作?，F(xiàn)有情況下，電子文件收集整合相對欠缺。企事業(yè)單位越來越多地把信息放到各種新媒體上，網(wǎng)絡(luò)檔案信息數(shù)量激增而且雜亂分散，要做到對網(wǎng)絡(luò)檔案信息的快捷有效利用，必須將信息進(jìn)行有效的分類整合。面對成倍增長的大量電子文件，我們傳統(tǒng)的逐份閱讀直接鑒定法將遇到嚴(yán)峻的考驗，如何對這些文件進(jìn)行快速分類，鑒定歸檔內(nèi)容和期限，我們或許更需要大數(shù)據(jù)從技術(shù)上來解決。

2.3 建立技術(shù)保障體系，增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)安全

有些風(fēng)險因素已經(jīng)出現(xiàn)，但還沒有造成損失。應(yīng)對風(fēng)險認(rèn)為：一是加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，實行物理隔離，所有網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)設(shè)備必須保障無故障運行，保證合法用戶的正常和規(guī)范使用；二是使用正規(guī)存儲設(shè)備，實行加密、容災(zāi)備份、紙電雙套制、異地備份等措施，保證檔案數(shù)據(jù)的安全與完整[1]。三是建立網(wǎng)絡(luò)病毒防護(hù)體系，及時更新病毒庫，增強(qiáng)對風(fēng)險的抵抗能力。

2.4 檔案信息資源也要緊抓大數(shù)據(jù)時代這個機(jī)遇，建立起新的傳播方式

不同企事業(yè)單位實現(xiàn)檔案信息共享，有利于相互間交流學(xué)習(xí)。在大數(shù)據(jù)時代，企事業(yè)單位更應(yīng)對自己原有的檔案信息資源結(jié)合現(xiàn)實的情況，將更具有價值的檔案進(jìn)行共享，將不具備價值的檔案進(jìn)行剔除，實現(xiàn)檔案資源效用的最大化。

2.5 保證檔案管理工作的持續(xù)健康發(fā)展

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展快速，信息技術(shù)使用范圍不斷增加，檔案管理工作對于信息技術(shù)的發(fā)展有很高的依賴性，所以檔案管理必然也是向數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。為了科學(xué)的進(jìn)行檔案管理，需要有嚴(yán)格的制度，對檔案管理的問題給予糾正和處理，這樣才能夠促使檔案管理工作健康的發(fā)展，長遠(yuǎn)的發(fā)展。

3 提高檔案管理科學(xué)化水平需要遵循的原則

（1）發(fā)展原則，社會發(fā)展快速，科學(xué)技術(shù)日新月異，任何因素的變化都會對科學(xué)技術(shù)的改革和更新產(chǎn)生影響，在該種情況下，提升檔案管理科學(xué)化水平時要對科學(xué)發(fā)展的內(nèi)外因素給予重視，從多角度來對當(dāng)前的科學(xué)發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，對現(xiàn)有信息技術(shù)給予利用，更新新技術(shù)，將目光放得長遠(yuǎn)一些，在發(fā)展中建立優(yōu)勢。（2）服務(wù)原則，目前檔案管理者對檔案信息的價值有比較明確的認(rèn)識，非檔案工作中不一定能夠了解，認(rèn)為檔案信息比較神秘，不是普通人能夠接觸得到的，并且檔案管理嚴(yán)密性的影響讓外國檔案管理長期處在被動地位，其價值得不到提升，發(fā)揮不了服務(wù)性，所以需要擴(kuò)大服務(wù)范圍，加大服務(wù)力度。

4 結(jié)語

總之，在國有企事業(yè)單位電子檔案管理過程中，必然會存在一系列的問題與隱患，不僅影響檔案信息的真實性與完整性，而且還會造成機(jī)密文件的外泄，威脅企業(yè)、單位，甚至是國家的信息安全。因此，國有企事業(yè)單位檔案管理人員必須不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，理論結(jié)合實際，勇于探索創(chuàng)新，及時發(fā)現(xiàn)并處理好潛在隱患，確保電子檔案信息的應(yīng)用安全。