引言

檔案是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”，是社會(huì)信息的“儲(chǔ)存庫(kù)”。伴隨計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿(mǎn)足檔案管理需要，管理檔案網(wǎng)絡(luò)化、現(xiàn)代化是水里系統(tǒng)檔案工作一個(gè)必然趨勢(shì)。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化之后，形成了電子公文、電子信件之間的信息交流，通過(guò)用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)或計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行電子文獻(xiàn)檔案記錄方式。當(dāng)前，在進(jìn)一步完成數(shù)據(jù)庫(kù)轉(zhuǎn)換、建庫(kù)、準(zhǔn)備工作之后，以科技檔案為主導(dǎo)的多種檔案類(lèi)型的數(shù)據(jù)庫(kù)已經(jīng)逐步建立。

1 水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題

1.1 管理不規(guī)范

水水利系統(tǒng)檔案館建設(shè)的特點(diǎn)是自給自足、各自為政。所以在管理軟件使用上也是五花八門(mén)由于各種軟件在設(shè)計(jì)之處，設(shè)計(jì)思想存在很大不同，在文件壓縮方式、文件格式、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、關(guān)聯(lián)模式中都有很大差異，使得信息不能有效連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源的共享。重新錄入以及建立數(shù)據(jù)的任務(wù)量大，人力和物力資源都不能滿(mǎn)足管理需求。出現(xiàn)了管理?yè)Q亂的情況。通過(guò)規(guī)范軟件的使用，適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要,開(kāi)發(fā)研制和安裝檔案管理軟件使用規(guī)范，以確保檔案數(shù)據(jù)的安全和有效利用迫在眉睫。

1.2 數(shù)據(jù)庫(kù)更新慢

檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中數(shù)據(jù)是核心，但是數(shù)據(jù)庫(kù)的更新沒(méi)有跟進(jìn)，導(dǎo)致了數(shù)據(jù)質(zhì)量不高、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范缺失、數(shù)據(jù)庫(kù)定位不準(zhǔn)確、效統(tǒng)籌規(guī)劃等問(wèn)題產(chǎn)生，就其主要原因是管理中的各自為政.在建庫(kù)過(guò)程中，數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用，但是所建立的數(shù)據(jù)庫(kù)類(lèi)型單一，標(biāo)準(zhǔn)化程度低，據(jù)庫(kù)規(guī)模小，并且存在低水平重復(fù)建設(shè)現(xiàn)象，使得數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)范化控制不能實(shí)現(xiàn)，出現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)在使用中更新滯后，不能有效連接的問(wèn)題。

1.3 管理人員素質(zhì)有待提高

管理中最關(guān)鍵的因素是人，但是因?yàn)闄n案管理員調(diào)動(dòng)頻繁，常常會(huì)因操作人員在理解和使用習(xí)慣上的差異，使得目錄的內(nèi)容和界面不統(tǒng)一、不連續(xù)，非常不便于查找。除此之外，一些單位分管人事檔案工作的檔案管理人員身兼多職,且一崗多職,造成檔案工作兼而不顧。使得管理內(nèi)容增多的情況下，管理措施沒(méi)能有利執(zhí)行。尋找并培養(yǎng)檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)專(zhuān)業(yè)人才，掌握自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)化技，成為檔案信息的導(dǎo)航員，成為當(dāng)務(wù)之急，只有注重高素質(zhì)人才的培養(yǎng)，才能順應(yīng)時(shí)代大潮,更好地為水利工作,使檔案管理躍上一個(gè)新臺(tái)階。

2 水利系統(tǒng)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化對(duì)策

2.1 協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)建設(shè)

正是因?yàn)樗麢n案管理中的自給自足、各自為政，所以在管理軟件使用上也是五花八門(mén)，建立一個(gè)協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)，才能保證檔案管理中避免低水平重復(fù)建設(shè)，加強(qiáng)各部門(mén)之間的信息交流。具體來(lái)說(shuō)就是由水利部牽頭，形成一個(gè)網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)。主要涉及技術(shù)和行政兩個(gè)方面，對(duì)于檔案管理工作開(kāi)展協(xié)調(diào)，注重對(duì)于工作中規(guī)范的研究建設(shè)，和信息之間的協(xié)調(diào)銜接。實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化檔案管理系統(tǒng)的無(wú)縫鏈接,同時(shí)提升電子文件管理水平，保證檔案管理中數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、完整性和長(zhǎng)期可用性。

2.2 提高管理的標(biāo)準(zhǔn)化

檔案管理中的標(biāo)準(zhǔn)化管理，主要指的是計(jì)算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)、網(wǎng)絡(luò)通訊和數(shù)據(jù)庫(kù)方面的標(biāo)準(zhǔn)，有效實(shí)現(xiàn)信息間的共享。減少在檔案管理中物力和人力等不必要的投入。硬件方面，及時(shí)對(duì)檔案柜硬件設(shè)施購(gòu)置了，并制定統(tǒng)一的使用方法、管理、調(diào)度標(biāo)準(zhǔn)，,使社保檔案在實(shí)際的管理中，實(shí)現(xiàn)制度化,對(duì)業(yè)務(wù)經(jīng)辦環(huán)節(jié)生成的有保存和利用價(jià)值的材料進(jìn)行分類(lèi)、整理。軟件方面，對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)化網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合自身工作實(shí)際制定相關(guān)軟件使用標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)軟件使用的精簡(jiǎn)、優(yōu)化，對(duì)于信息的記錄、報(bào)表等檔案資料，要可以到位。加強(qiáng)人員軟件使用技術(shù)的培訓(xùn)，提高軟件使用水平。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)更新

信息時(shí)代背景下，檔案管理的基本形式是數(shù)字形式。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)是數(shù)據(jù)傳輸平臺(tái)，而數(shù)字是在數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行儲(chǔ)存的。水利檔案管理網(wǎng)絡(luò)化可以顯示水利工程中的水文、地理等信息以及工程情況意見(jiàn)，為工程管理決策指揮提供有力的決策支持。戰(zhàn)要改變數(shù)據(jù)庫(kù)中資源數(shù)據(jù)庫(kù)華而不實(shí)、建而不用的忒單，依據(jù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)，在采集類(lèi)型、格式、內(nèi)容和標(biāo)準(zhǔn)，明確數(shù)據(jù)獲取、錄入、核準(zhǔn)的流程，建立“每季更新一次、每年充實(shí)一次、三年普查一次”的數(shù)據(jù)庫(kù)升級(jí)制度，實(shí)現(xiàn)信息采集動(dòng)態(tài)化、維護(hù)常態(tài)化、運(yùn)用科學(xué)化、管理制度化。管理好數(shù)據(jù)庫(kù)信息的采集，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速傳遞。

2.4 信息安全保障體系建設(shè)

檔案資源是我國(guó)各類(lèi)信息資源中最重要的部分，隨著信息化建設(shè)速度變快，安全性問(wèn)題也隨之凸顯。要對(duì)檔案信息的管理薄弱的單位確定為重點(diǎn)監(jiān)管對(duì)象,及時(shí)更新監(jiān)管檔案信息,實(shí)行動(dòng)態(tài)管理,加強(qiáng)跟蹤檢查。同時(shí),加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防控,確保監(jiān)管安全，天溝水利工程中信息安全級(jí)別。

2.5 管理隊(duì)伍建設(shè)

要不斷加快現(xiàn)代信息技術(shù)中具有高層次信息人員的培養(yǎng)，注重對(duì)在職人員業(yè)務(wù)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育在知識(shí)結(jié)構(gòu)進(jìn)行不斷更新中，業(yè)務(wù)水平得到不斷提高，使得檔案管理中的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和相關(guān)技術(shù)盡快掌握，還要對(duì)計(jì)算機(jī)專(zhuān)業(yè)人才引進(jìn)，開(kāi)展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使得檔案館網(wǎng)絡(luò)化工作跟進(jìn)。

3 結(jié)語(yǔ)

水利檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)化是不是一簇而就的，要多部門(mén)協(xié)作、多專(zhuān)業(yè)配合、綜合多種學(xué)科知識(shí)，同時(shí)多環(huán)節(jié)配套才能建立的復(fù)雜工程。只有將水利檔案信息資源具體的收集做好，才能加快檔案信息資源在開(kāi)發(fā)和利用速度，使得檔案資源.在信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、數(shù)字化不斷提高，在良好的水里檔案管理工作促進(jìn)下，水利工作更好地為人民服務(wù)。

[1]楊秀麗.談對(duì)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化認(rèn)識(shí)[J].蘭臺(tái)世界,2013,(z3):63.

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