徐國輝

吉林省白城中醫(yī)院 吉林白城 137000

醫(yī)院人事檔案管理主要是全面客觀的認真記錄醫(yī)院員工個人的基本信息，主要包括影像、文字等等，方便醫(yī)院對員工做出科學的人事管理。因此，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化是醫(yī)院人事檔案管理的必然路徑。

1 在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化的意義

1.1 提高管理水平

在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化，可以提高管理水平。相對于傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理方式而言，數(shù)字化檔案管理中計算機運算速度相對較快，并且數(shù)據(jù)信息存儲量較大。同時，在醫(yī)院人事檔案管理中應用數(shù)字化，能夠在短期內(nèi)給人事檔案管理部門的工作人員提供更多的人事資料。結(jié)合實際情況能夠得知，采用計算機技術(shù)可以錄入和從查找相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，可以減少因人工操作帶來的偏差，緩解工作壓力，提升工作質(zhì)量。

1.2 提高檔案信息的有效利用率

毋庸置疑，在醫(yī)院人事檔案管理中，醫(yī)院的生存與發(fā)展容易受到資源完整性的影響。并且醫(yī)院的人事檔案管理部門還要不斷為醫(yī)院提供詳細的數(shù)據(jù)信息，以便于有關(guān)部門進行學習和借鑒。若采取傳統(tǒng)的檔案管理手段，這樣在查閱數(shù)據(jù)資料時就會花費大量的時間、人力和物理。然而采用數(shù)字化人事檔案管理方式，可以在短期內(nèi)通過關(guān)鍵詞找到所需的資料，進而在最大限度上提升人事檔案管理的有效利用率。

2 當前醫(yī)院人事管理存在的主要問題

2.1 管理體制缺乏創(chuàng)新性

就醫(yī)院的性質(zhì)來講，其本質(zhì)上是一類知識技術(shù)高度密集和人才集中的單位。最近幾年，醫(yī)療事業(yè)和人事體制改革的進一步深化，采用的聘用合同制度已經(jīng)成為依照招聘選人的關(guān)鍵制度依據(jù)[1]。但是因為受到家庭以及生活等因素的影響，一般所選拔的人才在尚未達到合同日期前就向上級部門提交辭職申請書，進而提高人才的流動性，導致醫(yī)院人事檔案管理存在較大的難度。除此之外，醫(yī)院衛(wèi)生人事體制的不斷改革，使得醫(yī)院構(gòu)建了完善的績效評估考核體系，而且將最終績效考核結(jié)果和醫(yī)院員工的工資存在密切的聯(lián)系，進而造成有些醫(yī)院應聘者出現(xiàn)錯誤的思想，認為醫(yī)療技術(shù)是至關(guān)重要的，而檔案管理是可有可無的，覺得檔案對自身在部門或者醫(yī)療的發(fā)展沒有任何影響，而只有具備較高的專業(yè)技能和實際工作成效，才可以有一個光明的發(fā)展前途，進而將記錄自身工作履歷的人事管理轉(zhuǎn)換為死檔。如果人事上發(fā)生變動，醫(yī)院就無法彌補檔案的缺陷，使得檔案管理工作進度存在一定的滯后性。

2.2 管理者的管理意識薄弱

當前，傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案管理的管理者自身缺乏較強的管理意識，也不能準確意識到檔案管理的重要性，對專業(yè)的檔案管理概念是不清楚的，并沒有收到專業(yè)的技能培訓和專業(yè)培訓。例如：在檔案管理方面，管理人員檔案資源開發(fā)力度不夠，難以達到檔案的完整性，而檔案管理仍舊一味的停工留在人工操作整理方面，檔案信息保存上是非常有限的，甚至有些醫(yī)院人事檔案管理人員片面的覺得醫(yī)院人事檔案管理不需要詳細的記錄和保存。這種人事檔案管理者必定會影響醫(yī)院的有效管理。

3 醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程分析

3.1 構(gòu)建人事檔案信息數(shù)據(jù)庫

要想實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理的數(shù)字化，首先必須需要成立一個人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。能夠利用云數(shù)據(jù)來存儲相關(guān)的數(shù)據(jù)信息。為了可以從根本上實現(xiàn)總體的辦公自主化，必須要在運輸局的整體管理中應用HIS信息管理技術(shù)，而且還需要積極做好信息檔案管理及紙質(zhì)管理的互相交替?，F(xiàn)如今，有些醫(yī)院逐漸實現(xiàn)自動化檔案管理，既可以運用云數(shù)據(jù)的存儲效果，完成信息檔案的備份，又可以在信息數(shù)據(jù)庫中融入所有的紙質(zhì)檔案，這樣數(shù)據(jù)信息不會因心痛的不斷更新而導致數(shù)據(jù)丟失。在采集數(shù)據(jù)信息的圖案時，應該先構(gòu)建一個完整的信息目錄，再運用辦公系統(tǒng)中的Excel和word軟件，對相關(guān)的資料信息進行處理，使檔案數(shù)據(jù)信息更加的清楚化，對于各個信息文件的頁數(shù)和分數(shù)，必須要與電子檔案是全方面對應的，進而達到理想的設計效果。其次，應該做好信息系統(tǒng)交互界面的處理工作，其檔案資料信息在經(jīng)過前臺處理后，通常是相當規(guī)范的。最后，后臺系統(tǒng)的維護工作人員要在第一時間上傳檔信息，并且進行合理的維護，確保查閱人員能夠迅速正確的查找到想要的數(shù)據(jù)信息，只有這樣做才可以構(gòu)建完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫。

3.2 提升人事檔案管理的現(xiàn)代化認識

提升醫(yī)院人事檔案管理者對檔案管理工作現(xiàn)代化建設的認識，是是縣醫(yī)院人事檔案管理數(shù)字化發(fā)展的基礎(chǔ)。醫(yī)院人事檔案管理者必須要全面認識數(shù)字化檔案管理優(yōu)點的前提下，不斷創(chuàng)新管理觀念，在改革開放的新形勢中集中所有的重點，通過構(gòu)建醫(yī)院人事改革體制和檔案管理工作之間的關(guān)系，進一步強化檔案管理的信息化和現(xiàn)代化的意識，最終得以實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化目標。對于醫(yī)院來說，其也要正確認識到數(shù)字化人事檔案管理對醫(yī)院人才發(fā)展的重要作用，保證數(shù)字化人事檔案管理系統(tǒng)建設的投入力度是足夠的，而且通過積極組織培訓課程及座談會議，加強檔案管理者的數(shù)字化檔案管理技術(shù)與現(xiàn)代化思想，為建立合理的數(shù)字化管理模式創(chuàng)造良好的條件。

3.3 實時更新檔案數(shù)據(jù)庫

檔案信息庫并不是固定不變的，而是不斷變化的，電子檔案的信息化程度不斷加大。因此，醫(yī)院人事檔案管理者必須要實時更新電子檔案，增強檔案資料的完整。檔案數(shù)據(jù)庫的更新功能是多層級的，可以由醫(yī)院各個科室的負責人、內(nèi)部用戶、醫(yī)院上級、下級用戶和管理員進行適當?shù)恼{(diào)用，將檔案數(shù)據(jù)信息從各個系統(tǒng)接口輸入，最終檔案管理人員進行審核。因此，認識檔案數(shù)據(jù)也要結(jié)合電子檔案管理的實際需求，改善有關(guān)的功能，并且由管理者負責和軟件系統(tǒng)開發(fā)商進行溝通，可以使檔案系統(tǒng)更好地適應醫(yī)院的管理模式[2]。

4 結(jié)語

總而言之，與企業(yè)人事檔案管理相比之下，醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化實現(xiàn)過程是較為復雜的，但是在整體操作中，必須要構(gòu)建一個完善的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，提升人事檔案管理的現(xiàn)代化認識，實時更新檔案數(shù)據(jù)庫，只有這樣才可以實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的數(shù)字化和信息化，進而促使醫(yī)院得到更好的發(fā)展。