薛江紅

會計記賬憑證封面需要填寫的內(nèi)容包括單位名稱、時間、冊數(shù)、憑證號數(shù)、憑證張數(shù)、保管期限、裝訂日期等內(nèi)容，一張普通的憑證封面的格式和具體內(nèi)容如下圖所示。

對于業(yè)務(wù)量和憑證數(shù)量較少的單位，可以采用手工或者簽章的方式填寫，但對于業(yè)務(wù)量大、憑證數(shù)量多的單位來說，就要花費大量的時間和精力，因為冊數(shù)和憑證號以及張數(shù)是不斷增加和變化的，對于數(shù)字印章的話，需要進行不同的組合，不斷的拆分再拼裝。這對于每個月幾十冊甚至上百冊憑證的單位來說，需要花費很多的人工和時間，工作量會非常大。

一、方法的具體應(yīng)用及實際操作

（一）應(yīng)用介紹

在Excel表里面，按照會計憑證封面的格式和內(nèi)容進行相應(yīng)的設(shè)置，對于一些共用的內(nèi)容（比如單位、總冊數(shù)、月份等），可以同時選擇所有需要打印的表，然后只需在一張憑證上輸入一次便可共享。如圖1。

圖1

該程序利用Excel表的強大功能，對于每張表內(nèi)不相同的內(nèi)容，通過在表內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的函數(shù)公式，可以自動生成一些相關(guān)的數(shù)字內(nèi)容（比如憑證號數(shù)和張數(shù)）。從第二張表開始，憑證號數(shù)的起始號都可以設(shè)置函數(shù)公式調(diào)取前面一張表的數(shù)據(jù)，如第二張表，圖2所示，可以在單元格內(nèi)設(shè)置函數(shù)公式（'1'！L23+1），后面的表以此類推。

圖2

對于憑證的張數(shù)，可以在單元格內(nèi)設(shè)置計算公式（L23—J23+1）來完成。圖3所示。

圖3

對于側(cè)面的內(nèi)容，如“年度”、“月份”、“共 冊”、“第冊”等，也可以設(shè)置相應(yīng)的函數(shù)，從正面表格內(nèi)取值，然后自動生成。內(nèi)容輸入完成后，就可以一次性選擇需要打印的數(shù)張表實現(xiàn)連續(xù)打印。

（二）打印步驟及方法

1.選表

一個單位有幾本憑證選幾張表。比如有5本憑證，用鼠標(biāo)單擊工作表下方的表1，按住shift鍵再用鼠標(biāo)選中表5。

2.對多張表格進行同時編輯（“至第 號”除外，第四步再修改）

剛才同時選中了5張表，對表中相同的部分進行修改。如單位名稱、憑證名稱、年份、月份、總冊數(shù)、裝訂時間等。側(cè)面也不用修改，可以在表中設(shè)置公式，正面修改后，側(cè)面自動生成。

3.取消所選表格的同時編輯（非常重要的一步）

剛才是對5張表同時編輯，修改完后需在后面的任意一張表上點一下，取消對所選5張表格的同時編輯。

4.修改憑證號數(shù)

點擊表1，修改“至第 號”，填入這一本的憑證號，然后再點擊表2，輸入到第幾號憑證，依次類推，一直將5張表修改完。

5.打印

按第一步的選表方法，選中5張表，按打印命令，可同時打印5張表。（紙張選A4—R）

二、現(xiàn)實意義和作用

1.這種方式合理利用了計算機信息技術(shù)，實現(xiàn)了電腦自動打印，要比手工填寫和加蓋數(shù)字印章的方式節(jié)省很多的時間。

2.在填寫憑證張數(shù)的時候是利用函數(shù)公式自動計算生成，可以保證百分之百正確性，要比人工計算正確率高。

3.由于是在電腦上輸入，對于個別輸入錯誤，在沒有打印之前都可以再進行修改，不像手工方式那樣要對于部分內(nèi)容填寫錯誤的憑證必須要作廢，從而造成一定的浪費。