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        應(yīng)用Excel實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)憑證封面的套打

        2018-12-05 11:23:44薛江紅
        關(guān)鍵詞:冊(cè)數(shù)憑證表格

        薛江紅

        會(huì)計(jì)記賬憑證封面需要填寫的內(nèi)容包括單位名稱、時(shí)間、冊(cè)數(shù)、憑證號(hào)數(shù)、憑證張數(shù)、保管期限、裝訂日期等內(nèi)容,一張普通的憑證封面的格式和具體內(nèi)容如下圖所示。

        對(duì)于業(yè)務(wù)量和憑證數(shù)量較少的單位,可以采用手工或者簽章的方式填寫,但對(duì)于業(yè)務(wù)量大、憑證數(shù)量多的單位來(lái)說(shuō),就要花費(fèi)大量的時(shí)間和精力,因?yàn)閮?cè)數(shù)和憑證號(hào)以及張數(shù)是不斷增加和變化的,對(duì)于數(shù)字印章的話,需要進(jìn)行不同的組合,不斷的拆分再拼裝。這對(duì)于每個(gè)月幾十冊(cè)甚至上百冊(cè)憑證的單位來(lái)說(shuō),需要花費(fèi)很多的人工和時(shí)間,工作量會(huì)非常大。

        一、方法的具體應(yīng)用及實(shí)際操作

        (一)應(yīng)用介紹

        在Excel表里面,按照會(huì)計(jì)憑證封面的格式和內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置,對(duì)于一些共用的內(nèi)容(比如單位、總冊(cè)數(shù)、月份等),可以同時(shí)選擇所有需要打印的表,然后只需在一張憑證上輸入一次便可共享。如圖1。

        圖1

        該程序利用Excel表的強(qiáng)大功能,對(duì)于每張表內(nèi)不相同的內(nèi)容,通過(guò)在表內(nèi)設(shè)置相應(yīng)的函數(shù)公式,可以自動(dòng)生成一些相關(guān)的數(shù)字內(nèi)容(比如憑證號(hào)數(shù)和張數(shù))。從第二張表開(kāi)始,憑證號(hào)數(shù)的起始號(hào)都可以設(shè)置函數(shù)公式調(diào)取前面一張表的數(shù)據(jù),如第二張表,圖2所示,可以在單元格內(nèi)設(shè)置函數(shù)公式('1'!L23+1),后面的表以此類推。

        圖2

        對(duì)于憑證的張數(shù),可以在單元格內(nèi)設(shè)置計(jì)算公式(L23—J23+1)來(lái)完成。圖3所示。

        圖3

        對(duì)于側(cè)面的內(nèi)容,如“年度”、“月份”、“共 冊(cè)”、“第冊(cè)”等,也可以設(shè)置相應(yīng)的函數(shù),從正面表格內(nèi)取值,然后自動(dòng)生成。內(nèi)容輸入完成后,就可以一次性選擇需要打印的數(shù)張表實(shí)現(xiàn)連續(xù)打印。

        (二)打印步驟及方法

        1.選表

        一個(gè)單位有幾本憑證選幾張表。比如有5本憑證,用鼠標(biāo)單擊工作表下方的表1,按住shift鍵再用鼠標(biāo)選中表5。

        2.對(duì)多張表格進(jìn)行同時(shí)編輯(“至第 號(hào)”除外,第四步再修改)

        剛才同時(shí)選中了5張表,對(duì)表中相同的部分進(jìn)行修改。如單位名稱、憑證名稱、年份、月份、總冊(cè)數(shù)、裝訂時(shí)間等。側(cè)面也不用修改,可以在表中設(shè)置公式,正面修改后,側(cè)面自動(dòng)生成。

        3.取消所選表格的同時(shí)編輯(非常重要的一步)

        剛才是對(duì)5張表同時(shí)編輯,修改完后需在后面的任意一張表上點(diǎn)一下,取消對(duì)所選5張表格的同時(shí)編輯。

        4.修改憑證號(hào)數(shù)

        點(diǎn)擊表1,修改“至第 號(hào)”,填入這一本的憑證號(hào),然后再點(diǎn)擊表2,輸入到第幾號(hào)憑證,依次類推,一直將5張表修改完。

        5.打印

        按第一步的選表方法,選中5張表,按打印命令,可同時(shí)打印5張表。(紙張選A4—R)

        二、現(xiàn)實(shí)意義和作用

        1.這種方式合理利用了計(jì)算機(jī)信息技術(shù),實(shí)現(xiàn)了電腦自動(dòng)打印,要比手工填寫和加蓋數(shù)字印章的方式節(jié)省很多的時(shí)間。

        2.在填寫憑證張數(shù)的時(shí)候是利用函數(shù)公式自動(dòng)計(jì)算生成,可以保證百分之百正確性,要比人工計(jì)算正確率高。

        3.由于是在電腦上輸入,對(duì)于個(gè)別輸入錯(cuò)誤,在沒(méi)有打印之前都可以再進(jìn)行修改,不像手工方式那樣要對(duì)于部分內(nèi)容填寫錯(cuò)誤的憑證必須要作廢,從而造成一定的浪費(fèi)。

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