孫 青

（南充市中心醫(yī)院，四川 南充 637000）

引言

隨著電子信息技術(shù)的不斷推廣，顛覆了以傳統(tǒng)文件為載體的檔案管理工作，電子信息檔案成為檔案管理的新技術(shù)手段。這種檔案管理技術(shù)逐漸在事業(yè)單位得到了使用，這樣的管理方式使檔案管理更加方便快捷，而且也改變了傳統(tǒng)檔案管理中的缺陷。但是，我們也要認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用同樣存在很多風(fēng)險，我們需要在應(yīng)用其優(yōu)點(diǎn)的同時盡最大的可能降低其風(fēng)險。

一、電子信息檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用

1．提高了檔案管理效率。傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)文件為載體，現(xiàn)代電子信息技術(shù)檔案管理以電子為媒介儲存檔案。計(jì)算機(jī)的信息處理功能特別強(qiáng)大，運(yùn)算速度快，很好地解決了傳統(tǒng)檔案管理的拖拉滯后的現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案管理人們通常采用手工操作，這在操作過程中常常會出現(xiàn)信息收集不全，字跡不工整，遺漏信息現(xiàn)象。電子信息檔案管理改變了傳統(tǒng)的管理缺陷，提高了檔案信息記錄的準(zhǔn)確性。

2．提高了檔案傳達(dá)的安全性。傳統(tǒng)的檔案管理中主要是依靠人力進(jìn)行檔案運(yùn)輸，運(yùn)輸中可能會由于自然和人為等因素造成丟失或破損等現(xiàn)象發(fā)生，一旦發(fā)生這種情況，重新找回的難度極大，大大降低了檔案運(yùn)輸?shù)陌踩?。但是，電子信息檔案在傳輸中就可以很好地改善這個問題，當(dāng)然不排除出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)問題，否則幾乎不會出現(xiàn)檔案延誤和丟失的現(xiàn)象。

3．電子信息檔案管理有利于實(shí)現(xiàn)資源共享。傳統(tǒng)的檔案管理方式，不利于各個部門之間的信息交流和共享，致使大量的檔案被閑置在檔案管理室中，起不到其應(yīng)有的價值，無法在事業(yè)單位發(fā)展中起到一定的作用，這是一種嚴(yán)重的資源浪費(fèi)。大數(shù)據(jù)時代，電子信息檔案管理技術(shù)在事業(yè)單位的應(yīng)用，可以使工作人員通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸和信息傳遞，這種工作方式既適應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展節(jié)奏，又能夠充分發(fā)揮檔案的作用，實(shí)現(xiàn)信息交流、資源共享。電子信息檔案管理實(shí)現(xiàn)了檔案管理的信息化，加速了信息傳遞，提高了檔案管理的調(diào)解能力，對于事業(yè)單位檔案管理的工作效率和檔案資源利用上都是一種新的提升，一定程度上擴(kuò)大了經(jīng)濟(jì)效益。網(wǎng)絡(luò)成為了檔案信息的載體，人們使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建立龐大的數(shù)據(jù)庫，利用計(jì)算機(jī)從中獲取信息，進(jìn)行儲存、交流，加快各部門之間的信息共享，同時能夠及時得到反饋，促進(jìn)各個歷史時期信息的交換，增進(jìn)了各部門之間的了解和業(yè)務(wù)聯(lián)系。

4．改變檔案保管模式。電子信息檔案存在互聯(lián)網(wǎng)中，相對紙質(zhì)當(dāng)中管理常見的蟲蛀、防潮等問題，在電子檔案中是不會出現(xiàn)的，這為檔案保管工作帶來了極大的便利。較之紙質(zhì)檔案，其儲存的時間更長，更不容易被破壞?？梢钥闯?，電子信息檔案的突出優(yōu)勢就是在保管過程中節(jié)約資源和具有一定的穩(wěn)定性。

二、電子信息檔案管理的風(fēng)險控制措施

電子信息檔案雖然教傳統(tǒng)的檔案管理存在很多優(yōu)勢，但是其管理也不是萬無一失的，由于互聯(lián)網(wǎng)的性質(zhì)，保密工作是電子信息檔案管理工作中的一大難題。科技發(fā)展日新月異，盡管目前的檔案管理工作采用的md5加密手段很難破解，但是隨著技術(shù)的不斷更新，其安全性也不會是永久的。所以，檔案的加密管理工作應(yīng)該被管理人員列為重點(diǎn)工作。如果沒有積極有效的防預(yù)風(fēng)險的措施，就很容易導(dǎo)致事業(yè)單位的電子檔案被竊取或是損壞，會對事業(yè)單位帶來巨大的損失。本文針對事業(yè)單位電子信息檔案管理，提出了幾點(diǎn)有效避風(fēng)險的措施。

1．保證電子檔案的儲存安全。第一，系統(tǒng)安全。計(jì)算機(jī)病毒比如木馬病毒對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)具有很大的破壞性，所以應(yīng)該針對病毒入侵建立相應(yīng)的防護(hù)措施。首先檔案管理人員應(yīng)該利用殺毒軟件定期進(jìn)行病毒查殺和系統(tǒng)保護(hù)，定期更新其病毒庫、進(jìn)行每日掃描，設(shè)置網(wǎng)絡(luò)安全報(bào)警系統(tǒng)，一旦發(fā)現(xiàn)苗頭及時處理防患于未然。另外，選用安全的正版的軟件、定期系統(tǒng)維護(hù)，從根本上杜絕系統(tǒng)崩潰帶來的損失，還要定期對軟件進(jìn)行升級，一旦發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)遭到破壞，操作者也能第一時間發(fā)現(xiàn)并及時處理，有效止損。第二，數(shù)據(jù)安全。首先，要保證電子信息檔案從根本上杜絕泄露，保證信息安全。可以通過防火墻手段禁止外來計(jì)算機(jī)隨意地傳輸和下載檔案，允許獲得許可的訪客正常傳輸檔案信息。其次，應(yīng)該做好電子信息檔案的備份。為了以防電子檔案在計(jì)算機(jī)硬件或系統(tǒng)出癱瘓時丟失，有必要將電子檔案進(jìn)行備份，同時對這些備份信息進(jìn)行妥善保管，為了做到多層保護(hù)，可以對其進(jìn)行多次備份。另外，在備份設(shè)備保管的過程中應(yīng)該注意磁場、溫度、濕度等自然因素的影響，將其存放在干凈整潔，沒有陽光照射的環(huán)境中。

2．提高檔案管理者的素質(zhì)。計(jì)算機(jī)最終還是通過操作人員的操控進(jìn)行工作，所以作為事業(yè)單位的電子信息檔案管理者，是否了解計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的工作原理，是否具有正確管理操作的意識，是否具有一定的檔案安全意識，均是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)否能夠安全有效地為電子信息檔案管理服務(wù)的決定性因素。前期需要對檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的培訓(xùn)，培訓(xùn)合格方可上崗工作，進(jìn)入工作后也要定期進(jìn)行培訓(xùn)，保證事業(yè)單位的檔案管理人員能夠及時了解前沿的檔案管理技術(shù)，保證其能夠跟上網(wǎng)絡(luò)的進(jìn)步速度，確保使用能應(yīng)對電子信息檔案管理工作中出現(xiàn)的新問題。

3．建立并完善工作制度。事業(yè)檔案的管理主要的工作目標(biāo)就是發(fā)揮檔案對事業(yè)單位運(yùn)行的作用，實(shí)現(xiàn)對其合理的利用和流通。建立完善電子檔案管理工作模式是提升檔案管理水平的重要基礎(chǔ)，傳統(tǒng)的事業(yè)檔案管理工作中，各部門之間缺乏交流和溝通，通常是各自為政，自行整理和收集檔案。電子信息檔案的使用可以實(shí)現(xiàn)各部門之間的資源共享，節(jié)約人力、物力的同時提高工作效率。為了保證信息資源的安全性，事業(yè)單位必須要制定相應(yīng)的工作制度和工作章程，從事檔案管理工作的人員應(yīng)該嚴(yán)格按照章程工作。比如，只有檔案管理人員才能夠?qū)ο嚓P(guān)系統(tǒng)進(jìn)行操作，禁止非工作人員進(jìn)入檔案管理室和操作計(jì)算機(jī)。還要制定嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制，對網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)逐層分配權(quán)限，按照秘密等級劃分，有效實(shí)現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)層的監(jiān)督作用，同時也鼓勵工作人員之間的相互監(jiān)督。

結(jié)語

簡言之，事業(yè)單位在使用電子信息技術(shù)對檔案進(jìn)行管理時，享受其為檔案的管理和使用工作帶來便捷的同時一定要對其存在的風(fēng)險進(jìn)行重視，明確電子信息檔案的風(fēng)險不是主觀的，而是不可避免的客觀事實(shí)。作為檔案管理人員，我們能夠做到的就是在工作中，加強(qiáng)風(fēng)險意識，落實(shí)檔案管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，做好檔案的安全工作，同時提高檔案的利用率，發(fā)揮檔案工作對企業(yè)發(fā)展的重要作用。