軒紅

摘 要：“雙創(chuàng)”檔案作為新出現(xiàn)的檔案類型，高校檔案館應(yīng)積極地提供“雙創(chuàng)”檔案服務(wù)。本文從“雙創(chuàng)”檔案搜集模式，到檔案館應(yīng)該提供的檔案服務(wù)模式進(jìn)行詳細(xì)論證，最后從六個(gè)方面討論了檔案館為“雙創(chuàng)”團(tuán)隊(duì)提供檔案服務(wù)的注意事項(xiàng)和策略。

關(guān)鍵字：雙創(chuàng)；高校檔案館；業(yè)務(wù)革新

萬(wàn)眾創(chuàng)新和大眾創(chuàng)業(yè)是國(guó)務(wù)院在2015年印發(fā)的《關(guān)于深化高等學(xué)校創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)教育改革的實(shí)施意見》中提出的，并對(duì)高等教育未來5年創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)提出了明確目標(biāo)，要求高校為學(xué)生的“雙創(chuàng)”指引方向，并優(yōu)先提供辦公場(chǎng)所。在這樣的模式下，各個(gè)學(xué)校一大批大學(xué)生創(chuàng)新基地應(yīng)運(yùn)而生。高校檔案館對(duì)其服務(wù)模式進(jìn)行擴(kuò)充，對(duì)“雙創(chuàng)”檔案整理和搜集，為創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)者服務(wù)。

1 高校檔案部門搜集“雙創(chuàng)”檔案的方案

1.1 “雙創(chuàng)”檔案集中式搜集。高校檔案的搜集具有一定的時(shí)間周期性，主要集中在學(xué)期初和學(xué)期末兩個(gè)時(shí)間段進(jìn)行。高校教學(xué)和科研都是按照學(xué)期計(jì)算的，因此檔案管理部門對(duì)檔案的搜集可以采取集中式進(jìn)行，但“雙創(chuàng)”檔案的產(chǎn)生是按照創(chuàng)業(yè)進(jìn)度來進(jìn)行的，不一定會(huì)按照學(xué)校工作的周期來進(jìn)行。因此為了方便檔案部門工作，檔案部門對(duì)“雙創(chuàng)”檔案的搜集也可以采取集中式來進(jìn)行，可以要求在校創(chuàng)業(yè)的公司將檔案集中在學(xué)期初和學(xué)期末進(jìn)行收繳。

1.2 檔案資源搜集的針對(duì)性。為了確保檔案資料的及時(shí)與全面，針對(duì)性搜集主要體現(xiàn)在跟蹤搜集和重點(diǎn)搜集兩部分。重點(diǎn)搜集主要指對(duì)學(xué)校舉辦的重點(diǎn)活動(dòng)、重大項(xiàng)目、重要事件和知名教授等產(chǎn)生的檔案進(jìn)行及時(shí)的搜集和整理。新出現(xiàn)的“雙創(chuàng)”檔案也適合這種模式，如創(chuàng)業(yè)過程中簽署的重大協(xié)議、公司的重大決策等檔案要及時(shí)整理和歸檔，創(chuàng)新過程中出現(xiàn)的專利、專利轉(zhuǎn)讓等也要重點(diǎn)跟蹤并及時(shí)歸檔。

1.3 檔案的移交。（1）電子檔案的移交。電子檔案的范疇比較大，包含實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、圖片資料、音頻資料、聊天記錄、電子郵件、數(shù)字廣告等。目前的機(jī)構(gòu)屬于新興事物，多借助于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，因此其檔案多為電子文檔。創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該積極地整理，按照檔案館的要求進(jìn)行歸檔。“雙創(chuàng)”機(jī)構(gòu)要協(xié)助檔案館對(duì)數(shù)字檔案的密級(jí)進(jìn)行界定，一些重要的文件完成加密工作，同時(shí)還應(yīng)從長(zhǎng)遠(yuǎn)考慮，盡量采用易于保存和使用的數(shù)字資源格式，并對(duì)數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)格式信息盡可能地進(jìn)行標(biāo)注。保證在使用的時(shí)候能恢復(fù)數(shù)據(jù)原貌。（2）歷史檔案的移交。部分“雙創(chuàng)”單位在檔案館進(jìn)行檔案集中搜集前就存在一部分文檔，這部分文件也要按照檔案館的要求進(jìn)行檔案移交，這樣可以保證檔案的連續(xù)性和完整性。如創(chuàng)業(yè)公司和創(chuàng)新團(tuán)隊(duì)成立之前和成立過程中形成的檔案資源，前期進(jìn)行的實(shí)驗(yàn)和創(chuàng)新數(shù)據(jù)檔案等，也應(yīng)該及時(shí)地交付檔案館進(jìn)行保管。

2 檔案館為創(chuàng)客提供檔案服務(wù)的模式

2.1 檔案資源保管。（1）光盤檔案。光盤介質(zhì)的保存主要預(yù)防劃傷、擠壓和高溫等，在使用過程中要使用專門的讀取設(shè)備，并避免手觸碰，要保存在光盤柜中，對(duì)于使用次數(shù)多的光盤檔案，可以收藏兩份或者將其電子化進(jìn)行使用，減少本體的傷害。（2）磁盤檔案。這類文檔包括電子文檔、音頻、視頻、圖畫等，主要的保存載體是磁盤、磁帶，這種載體保存過程中要防止外來磁場(chǎng)的干擾，要調(diào)控好室內(nèi)的溫度和濕度，同時(shí)還要做到防塵，并且要防止保存場(chǎng)所有劇烈的機(jī)械震動(dòng)。（3）膠片影像檔案。主要類型有縮微膠片和照片，這類檔案載體主要包含有明膠等化學(xué)成分，這種物質(zhì)在溫度21℃、濕度50 %下可以至少保存500年，因此在保存時(shí)需要控制水分、溫度和濕度，在恒溫的密閉空間進(jìn)行保存。

2.2 檔案資源查閱。（1）為該單位提供上下游以及相關(guān)產(chǎn)業(yè)的檔案資源查詢和使用，包含本校院系和實(shí)驗(yàn)室的生產(chǎn)檔案。為雙創(chuàng)單位創(chuàng)新提供決策支持，同時(shí)也提高檔案資源的利用效率。（2）優(yōu)化檢索系統(tǒng)。通過優(yōu)化檢索系統(tǒng)，可以幫助檔案使用者快速找到所需的檔案資源，尤其是電子檔案。檔案工作者可以根據(jù)自身專業(yè)優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行檔案互借，來幫助雙創(chuàng)團(tuán)隊(duì)獲取一些不易獲取的資源，如部分相關(guān)部門和企業(yè)的數(shù)據(jù)、內(nèi)參等。

2.3 嵌入式檔案資源服務(wù)。（1）嵌入研發(fā)階段。在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行“頭腦風(fēng)暴”時(shí)期，要積極地進(jìn)行搜集，并對(duì)項(xiàng)目實(shí)施可行性進(jìn)行論證。（2）嵌入項(xiàng)目的實(shí)施階段。檔案工作人員應(yīng)對(duì)項(xiàng)目研發(fā)階段及時(shí)跟進(jìn)，一方面對(duì)生產(chǎn)過程中形成的檔案搜集和歸檔，另一方面也可以對(duì)研發(fā)中出現(xiàn)的困難進(jìn)行檔案資源的智力支持。（3）項(xiàng)目完結(jié)投放市場(chǎng)階段。一方面對(duì)項(xiàng)目的研究成果進(jìn)行歸檔，并繼續(xù)跟蹤市場(chǎng)反饋數(shù)據(jù)信息、產(chǎn)品使用檔案等資料的搜集和整理，并對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的檔案資源進(jìn)行立卷、索引和標(biāo)注，以供后期檢索使用。

3 檔案館提供檔案服務(wù)的注意事項(xiàng)和策略

3.1 積極宣傳。（1）逐一宣傳。檔案工作人員進(jìn)入產(chǎn)業(yè)園、工作室，開展逐一的檔案管理宣講工作，并積極地指導(dǎo)“雙創(chuàng)”單位后期的檔案搜集、移交和利用工作。例如在“雙創(chuàng)”單位注冊(cè)初期就進(jìn)行逐一的定點(diǎn)宣傳。（2）集中宣傳。與創(chuàng)業(yè)中心聯(lián)合定期召開部門會(huì)議，強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性。如在學(xué)校招聘會(huì)、學(xué)期初、學(xué)期末進(jìn)行針對(duì)性的集中宣傳。

3.2 控制檔案資源的保密性。（1）檔案資源使用范圍的界定。高校檔案資源的使用者主要有教師、學(xué)生、其他“雙創(chuàng)”團(tuán)隊(duì)和非校內(nèi)同行從業(yè)人員，“雙創(chuàng)”單位需要在檔案繳存時(shí)同檔案人員進(jìn)行使用范圍的界定，保護(hù)檔案繳存者的知識(shí)產(chǎn)權(quán)。（2）與團(tuán)隊(duì)商議確定檔案密級(jí)。檔案密級(jí)的確定涉及檔案利用范圍和公開查詢時(shí)間節(jié)點(diǎn)，一方面在不能損害團(tuán)隊(duì)利益的情況下，盡量發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效應(yīng)，同時(shí)也可以為其他“雙創(chuàng)”團(tuán)隊(duì)提供決策支持。

3.3 檔案使用的安全性。為了方便使用高校檔案，檔案館一般都建設(shè)有網(wǎng)站和檔案信息管理系統(tǒng)。一方面保證檔案利用者利用效率的同時(shí)，也要保證雙創(chuàng)檔案信息安全。檔案館可以積極地與網(wǎng)絡(luò)中心、創(chuàng)業(yè)孵化園進(jìn)行合作，將計(jì)算機(jī)安全和網(wǎng)絡(luò)新媒體更好地融為一體，在改進(jìn)硬件設(shè)施的同時(shí)，也要做好軟件設(shè)施的保障工作。

3.4 科技檔案服務(wù)的有償性。高校檔案館在進(jìn)行“雙創(chuàng)”檔案服務(wù)的時(shí)候，可以考慮收取一定的服務(wù)費(fèi)用。高校檔案館作為檔案的管理者，既不是檔案的形成者，也不是使用者。對(duì)服務(wù)費(fèi)用的收取和收費(fèi)模式要符合三方利益。檔案形成者應(yīng)該是檔案資源社會(huì)收益的第一獲取者，這樣符合經(jīng)濟(jì)學(xué)原則。同樣，對(duì)于檔案使用者來說，檔案資源屬于社會(huì)資源，有權(quán)利使用，但是也應(yīng)該給創(chuàng)造者和管理者提供一定的報(bào)酬。

3.5運(yùn)用新技術(shù)推薦檔案資源。（1）構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)。將電子資源類檔案和紙質(zhì)檔案的電子版建設(shè)成數(shù)字檔案資源庫(kù)，并提供檢索客戶端，方便用戶進(jìn)行資源查找，進(jìn)一步地提升檔案資源的使用效率，同時(shí)可以記錄用戶使用檔案的記錄，主動(dòng)為用戶推送相關(guān)檔案資源。真正地將檔案工作嵌入到用戶的生產(chǎn)過程中。（2）開發(fā)檔案查詢系統(tǒng)。通過抽取檔案資源的元數(shù)據(jù)，如檔案名稱、生產(chǎn)者、密級(jí)、訪問權(quán)費(fèi)用等數(shù)據(jù)字段，形成索引庫(kù)，方便讀者對(duì)檔案資源進(jìn)行查詢和檢索。檢索系統(tǒng)的數(shù)據(jù)源應(yīng)該包括檔案館的數(shù)字資源和紙質(zhì)檔案目錄。（3）提供交互系統(tǒng)。檔案管理部門可以通過建立QQ群、微信群、公眾號(hào)等實(shí)時(shí)交互工具，加強(qiáng)與讀者的實(shí)時(shí)交互，及時(shí)搜集和解決用戶在繳存、查詢和使用中遇到的問題，并及時(shí)地搜集檔案利用者的反饋信息，對(duì)服務(wù)模式和手段進(jìn)行改進(jìn)。進(jìn)一步加強(qiáng)雙創(chuàng)檔案提供者和使用者與檔案管理部門的交互性。（4）制作檔案專題進(jìn)行推送。高校檔案館可以根據(jù)教學(xué)、科研和雙創(chuàng)單位的實(shí)際需要，對(duì)在館資源進(jìn)行整合加工，以制作成果統(tǒng)計(jì)、檔案專題和視頻剪輯的模式進(jìn)行推送，從而更好地總結(jié)和提煉有價(jià)值的信息。

3.6 開展個(gè)性化檔案服務(wù)。“雙創(chuàng)”單位的創(chuàng)新性決定了其產(chǎn)業(yè)模式可能與傳統(tǒng)行業(yè)有較大的區(qū)別，因此對(duì)這類單位可以提供個(gè)性化檔案服務(wù)?？梢酝ㄟ^檔案網(wǎng)站、公眾號(hào)等軟件建設(shè)一個(gè)互動(dòng)板塊，通過問卷調(diào)查來掌握檔案用戶的信息需求，也可以通過這個(gè)板塊進(jìn)行交互和溝通，增強(qiáng)互動(dòng)性的同時(shí)也可以了解用戶的真實(shí)感受。利用大數(shù)據(jù)通過分析用戶電腦、手機(jī)等瀏覽信息的痕跡，來推送用戶可能感興趣的內(nèi)容，提供個(gè)性化檔案服務(wù)。

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（作者單位：河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書館 來稿日期：2018-07-20）