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        檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題

        2018-12-01 06:58:02劉莎
        檔案管理 2018年6期
        關(guān)鍵詞:信息系統(tǒng)檔案管理問題

        劉莎

        摘 要:推動檔案管理信息化建設(shè),把信息技術(shù)作為檔案管理的重要手段,以實現(xiàn)企業(yè)單位的發(fā)展目標(biāo)。本文結(jié)合信息化建設(shè)中存在問題提供建議,以實現(xiàn)信息系統(tǒng)的管理要求。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;信息系統(tǒng);建設(shè);問題

        1 信息系統(tǒng)建設(shè)在檔案管理中的作用

        1.1 管理便捷、節(jié)省物力和人力。建設(shè)檔案管理的信息系統(tǒng),利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對檔案進行分類別、分區(qū)域、分段和分期的管理,充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢,有利于實現(xiàn)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)目標(biāo)。在企業(yè)單位中,檔案管理信息系統(tǒng)作為一種新型的管理手段,節(jié)省了物力和人力,管理更加便捷,檔案管理工作效率提高。

        1.2 實現(xiàn)存儲信息化和管理自動化目標(biāo)。其一,實現(xiàn)了編目整理的自動化,對檔案進行整理和分類,優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。其二,檔案信息和文件統(tǒng)計更加自動化。計算機技術(shù)可以準(zhǔn)確、快速地統(tǒng)計出檔案的數(shù)量等各種數(shù)據(jù),對不同類型的數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計,加快了檔案統(tǒng)計工作的進度。其三,檢索更加自動化,同時,檢索達到全面、準(zhǔn)確。

        2 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)期間存在的不足

        2.1 人才建設(shè)存在的不足。受檔案工作人員知識素養(yǎng)、技術(shù)能力、專業(yè)背景的影響,使得工作過程中對計算機信息系統(tǒng)功能、用戶需求等理解存在誤區(qū),影響信息系統(tǒng)建設(shè)工作的深入開展,也無法對用戶需求進行分析,導(dǎo)致用戶的參與度低,雙方無法進行交流,用戶的眾多需求無法在系統(tǒng)建設(shè)期間實現(xiàn)。這一問題的出現(xiàn),主要是企業(yè)單位人才不足,企業(yè)單位缺失專業(yè)性和復(fù)合型人才,對現(xiàn)有人才也沒有再教育和培訓(xùn),以致影響企業(yè)單位檔案信息化建設(shè)。

        2.2 檔案人員業(yè)務(wù)能力不足。企業(yè)單位檔案人員,無法很好地掌握和應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù),如數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等,使得其在工作過程中,無法適應(yīng)檔案信息系統(tǒng)建設(shè),以致影響對信息的加工和信息的處理。同時,檔案工作人員掌握檢索技術(shù)的能力不足,也無法與各個圖書館建立聯(lián)系,嚴(yán)重影響系統(tǒng)的實際應(yīng)用。

        3 檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題

        3.1 注重人才培養(yǎng)和建設(shè),為系統(tǒng)建設(shè)儲備人才。檔案管理工作是一個專業(yè)性要求嚴(yán)格的崗位,要求工作人員熱愛自己的本職工作,明確自身的職責(zé),忠于職守并愛崗敬業(yè),也要求檔案管理人員具備扎實的理論知識和科學(xué)知識,具有實際操作能力和管理能力等。為了更好地應(yīng)用信息技術(shù)進行檔案管理工作,建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng),企業(yè)單位要注重人才培養(yǎng)和建設(shè),明確教育培訓(xùn)目標(biāo),對工作人員進行科學(xué)知識、專業(yè)知識、道德素養(yǎng)、操作能力等培訓(xùn),這樣才能完善人才的知識和技能,不斷提高自身,更好地投入到檔案管理工作中。工作人員自身也應(yīng)提高對自己的要求,在工作期間,不斷學(xué)習(xí),尋找差距,迎頭趕上。工作人員要善于觀察和總結(jié),不斷豐富文化知識素養(yǎng),盡快掌握工作需要的先進技術(shù),使自己的能力滿足崗位需求。

        3.2 探索完善檔案信息管理方法。數(shù)字圖像掃描方法、復(fù)印機應(yīng)用技術(shù)、光盤和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及多媒體技術(shù)等,均是企業(yè)檔案管理工作人員應(yīng)掌握的,在掌握這些不同技術(shù)基礎(chǔ)上,系統(tǒng)建設(shè)人員可大膽探索檔案管理信息化建設(shè)方法和全新的管理模式,掌握先進的檔案信息的傳播、加工處理和檢索等技術(shù),構(gòu)建電子文件與電子檔案,明確電子文件檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。加強與其他檔案館之間的聯(lián)系與交流,建立合作關(guān)系,各個檔案館分工合作,共同建立檔案信息等資源共享平臺。

        3.3 實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理目標(biāo)。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理,是衡量一個企業(yè)單位管理水平和業(yè)績的主要指標(biāo)。實現(xiàn)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化,是保證檔案管理和檔案資料完整化的基礎(chǔ)。所以,在檔案管理信息化建設(shè)期間,要倡導(dǎo)標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化管理目標(biāo),信息文件在立卷后及時歸檔,明確文件立卷和歸檔的重點,而后合理地分工,依據(jù)以本單位為主的檔案管理原則,實現(xiàn)本單位文檔資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理的目標(biāo)。

        參考文獻:

        [1]劉慶桐.檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].赤子(上中旬),2017(21):214.

        [2]李志剛,張?zhí)?淺談人力資源管理信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)注意的幾個問題[J].東方企業(yè)文化,2018(18):92+117.

        [3]王超,馬志宇.環(huán)境管理信息系統(tǒng)建設(shè)中應(yīng)注意的幾個問題[J].環(huán)境保護科學(xué),2018(04):44-45.

        (作者單位:河南省氣象局檔案館 來稿日期:2018-08-10)

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