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        如何做好工程項(xiàng)目檔案管理工作

        2018-11-28 05:09:14方小妹
        活力 2018年16期
        關(guān)鍵詞:工程項(xiàng)目檔案管理

        方小妹

        [關(guān)鍵詞]工程項(xiàng)目;檔案管理;原則

        工程項(xiàng)目檔案記錄了整個(gè)項(xiàng)目從始到止的全過程,是最原始準(zhǔn)確的記錄,是反映工程項(xiàng)目整體質(zhì)量的重要憑證,也為以后工程項(xiàng)目改建、管理提供重要依據(jù)。但是目前很多公司的工程項(xiàng)目的檔案管理工作還存在一些問題。

        一、如何做好工程項(xiàng)目檔案管理

        工程項(xiàng)目檔案具有巨量且種類繁多的資料,因?yàn)樵谄湫纬蛇^程中,由于工程項(xiàng)目是個(gè)系統(tǒng)工程,各種子系統(tǒng)整合起來,才構(gòu)成整個(gè)的工程項(xiàng)目工程,其檔案形成同樣如此,也是由各個(gè)子系統(tǒng)的檔案所構(gòu)成的。因此,首要加強(qiáng)對(duì)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)工作,根據(jù)項(xiàng)目的實(shí)際情況配備檔案管理人員并建立科學(xué)、健全的項(xiàng)目檔案管理制度,來明確崗位責(zé)任、績(jī)效考核、獎(jiǎng)罰制度,只有科學(xué)、健全的項(xiàng)目管理制度才能完善工程項(xiàng)目檔案的管理,通過各個(gè)部門的協(xié)調(diào)組織,監(jiān)督使檔案工作實(shí)現(xiàn)制度化、科學(xué)化、法制化,讓整個(gè)工程項(xiàng)目建設(shè)的管理做到有章可循,有法可依。

        (一)工程項(xiàng)目施工前檔案準(zhǔn)備工作。作為檔案人,應(yīng)該事先介入、控制為主,施工前,建設(shè)單位首先在施工合同中明確相關(guān)單位的檔案收集方面的要求及違約責(zé)任及把檔案的重要性向各個(gè)部門宣傳,做到預(yù)防為主。由于一個(gè)工程項(xiàng)目所涉及建設(shè)、監(jiān)理、沒計(jì)等不同的公司或部門,它們?cè)诠こ添?xiàng)目各個(gè)階段收集著不同的資料,因此,檔案管理人員必須要落實(shí)好各個(gè)單位、部門的檔案職責(zé)。要保證工程項(xiàng)目檔案能夠及時(shí)的、按質(zhì)按量完成收集工作,例如審批文件、預(yù)算文件、監(jiān)理規(guī)劃、相關(guān)的圖紙、驗(yàn)收記錄等。只要我們抓住主要環(huán)節(jié),把握重點(diǎn),就能把檔案管理工作做好。

        (二)注重企業(yè)檔案現(xiàn)代化建設(shè)。隨著時(shí)代不斷進(jìn)步,在信息時(shí)代的今天,大量工作將由計(jì)算機(jī)軟件、系統(tǒng)來完成,它能快捷、安全地對(duì)這些工作管理和分析,檔案工作也是如此。

        二、工程項(xiàng)目檔案管理遵循原則

        工程項(xiàng)目檔案管理之所以存在,主要是為了保證檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性以及安全保管。待到工程完工后投入生產(chǎn)運(yùn)行,冉為其提供服務(wù)。并且可以等到未來類似工程開展的時(shí)候?yàn)槠涮峁氋F的數(shù)據(jù)參考。所以,工程項(xiàng)目檔案管理工作需要認(rèn)真進(jìn)行,并且要嚴(yán)格保證檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全。

        (一)系統(tǒng)收集各種材料。對(duì)各個(gè)部門和人員在工作的過程中所形成的各種檔案進(jìn)行合理的歸檔,并且要對(duì)這些材料進(jìn)行認(rèn)真的檢查和審核,確保材料是原始材料、完整和準(zhǔn)確。

        (二)對(duì)于收集到的各種材料,根據(jù)其性質(zhì)、用途等特征進(jìn)行科學(xué)分卷建檔。

        (三)對(duì)卷內(nèi)文件進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的整理,這是工程項(xiàng)目檔案管理工作的重要環(huán)節(jié)。檔案整理八步:第一,依照建設(shè)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍對(duì)收集到的材料進(jìn)行鑒定和分類,除去那些重復(fù)文件和不屬于該范圍的文件。第二,按照材料的屬于、文字、圖表、圖紙等進(jìn)行分類,然后再按照立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工和竣工四個(gè)階段進(jìn)行細(xì)分,確保文件按照階段、項(xiàng)目等進(jìn)行細(xì)致的區(qū)分。第三,在同個(gè)項(xiàng)目中,要依照專業(yè)的不同進(jìn)行區(qū)分。對(duì)于以單體工程進(jìn)行的項(xiàng)目,需要先將文件材料依照單體工程標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行細(xì)分,然后冉按照專業(yè)進(jìn)行分類。第四,分類組卷。依照問題類別對(duì)管理型文件進(jìn)行分類,按照專業(yè)類別對(duì)圖紙進(jìn)行分類,按照規(guī)律對(duì)于施工文件進(jìn)行分類。第五,以文件、材料、圖表和圖紙的數(shù)量根據(jù)實(shí)際進(jìn)行分類組卷。第六,卷內(nèi)文件材料排列。如果單個(gè)項(xiàng)目中相關(guān)文件材料數(shù)量很少,則可以直接將所有文件歸為一個(gè)組卷,但是需要按照先后順序?qū)M卷中的文件進(jìn)行排列。也可以按照所反映的問題對(duì)文字材料和圖紙圖表進(jìn)行分類,或者以時(shí)間和重要程度作為標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案進(jìn)行排列。而圖紙的排序則按照目錄進(jìn)行。同個(gè)檔案中,文字材料需要排列在圖片材料的前面。第七,編目。第八,案卷裝訂。

        (四)諸如案首處理和目錄填寫等其他工作。在進(jìn)行檔案分類的過程中,要認(rèn)真處理卷內(nèi)目錄的填寫,以保證更快地進(jìn)行檔案的檢索。在進(jìn)行卷內(nèi)目錄填寫的過程中,一是要項(xiàng)目完整性應(yīng)該得到保障,要確保序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者以及材料提名和頁碼、形成時(shí)間及相關(guān)說明都進(jìn)行詳細(xì)和完整的記錄:二是要確保目錄填寫的規(guī)范和完整,時(shí)間格式、字體大小都有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。還應(yīng)當(dāng)認(rèn)真處理案首工作,因?yàn)榘妇矸饷鎯?nèi)容中具有案卷形成單位的標(biāo)注、卷內(nèi)文件的起始時(shí)間、文檔的保管期限限制以及文件保密級(jí)別的限定,所以要注意對(duì)立卷單位、時(shí)間、保管期限和保密級(jí)別的認(rèn)真填寫。

        作為工程項(xiàng)目中非常重要的一個(gè)步驟,工程項(xiàng)目檔案管理不僅是竣工驗(yàn)收的一部分,同時(shí)也是確定竣工驗(yàn)收的一個(gè)非常重要的依據(jù)。工程檔案資料是否符合驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),依賴于檔案管理部門的認(rèn)真工作。從事工程項(xiàng)目檔案管理的工作人員,必須從思想上高度重視這項(xiàng)工作,認(rèn)真細(xì)致對(duì)待這項(xiàng)工作的各個(gè)環(huán)節(jié),充分利用計(jì)算機(jī)等各種現(xiàn)代化的設(shè)備,提高檔案管理的效率性,使檔案管理工作更好地服務(wù)于工程項(xiàng)目這個(gè)大局,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

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