文/四川大學(xué)高分子材料工程國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 范敏敏 唐艷 王迪 王勤 劉怡靜

高等院校舉辦學(xué)術(shù)會(huì)議是學(xué)科建設(shè)的重要內(nèi)容，該類(lèi)會(huì)議的成功舉辦對(duì)提升學(xué)科社會(huì)影響力和知名度尤為重要。學(xué)術(shù)會(huì)議是前沿科技的快速交流平臺(tái)，參會(huì)者不僅能夠在會(huì)議上匯報(bào)自己的最新科研進(jìn)展和新型理論思想，展示和提升自身價(jià)值，而且可以了解同行學(xué)術(shù)大師的科研動(dòng)態(tài)，借鑒科研經(jīng)驗(yàn)。但大型學(xué)術(shù)會(huì)議的會(huì)務(wù)工作繁復(fù)，會(huì)議組織者必須面面俱到籌備會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的各項(xiàng)事宜，才能確保會(huì)議順利召開(kāi)，最終達(dá)到正面宣傳高校的效果。然而高校大型學(xué)術(shù)會(huì)議的組織者通常不是專(zhuān)職會(huì)務(wù)工作人員，因此如何在做好日常工作的同時(shí)，處理好各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作便成了工作的難點(diǎn)。本文結(jié)合作者自身在辦會(huì)服務(wù)方面的工作經(jīng)驗(yàn)，探討高校學(xué)術(shù)會(huì)議組織技巧，以供高校管理同行參考。

一、加強(qiáng)全流程數(shù)字會(huì)議服務(wù)

會(huì)議組織階段的工作重要且繁瑣，在做好會(huì)議籌備的基礎(chǔ)上，采用數(shù)字化先進(jìn)手段科學(xué)管理會(huì)議通知、會(huì)議聯(lián)絡(luò)宣傳等環(huán)節(jié)可達(dá)到事半功倍的效果。通常，會(huì)議宣傳和會(huì)議通知采用郵件發(fā)送的方式進(jìn)行，這種通知形式看似簡(jiǎn)單，實(shí)際上存在重發(fā)、錯(cuò)發(fā)或漏發(fā)的問(wèn)題，且大批量發(fā)送會(huì)議信息容易被服務(wù)器誤認(rèn)為垃圾廣告郵件，退信的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。此外，后期收集參會(huì)人信息時(shí)需要會(huì)務(wù)工作者逐一下載參會(huì)人參會(huì)回執(zhí)，再進(jìn)行歸檔統(tǒng)計(jì)，工作量巨大且易出錯(cuò)。近年來(lái)，會(huì)議網(wǎng)站和各種移動(dòng)終端公眾平臺(tái)（如微信、QQ）的建立為會(huì)議的籌備工作帶來(lái)了莫大的便利，可廣泛地吸引廣大科研工作者積極參會(huì)，提高會(huì)議影響力，是當(dāng)下最為流行且高效的會(huì)議宣傳模式。借助網(wǎng)站和移動(dòng)終端公眾平臺(tái)，參會(huì)者不僅可以及時(shí)、準(zhǔn)確地查看會(huì)議宣傳信息，而且可以在線(xiàn)提交參會(huì)住宿、報(bào)告等回執(zhí)信息。與此同時(shí)，會(huì)務(wù)工作者可通過(guò)網(wǎng)站和移動(dòng)終端后臺(tái)快速導(dǎo)出參會(huì)者提交的各類(lèi)信息，及時(shí)掌握會(huì)議規(guī)模、與會(huì)專(zhuān)家或報(bào)告人的學(xué)術(shù)層次以及會(huì)議期間各項(xiàng)工作的安排布置，實(shí)現(xiàn)高效、便捷地管理。當(dāng)然，對(duì)于必須采用郵件發(fā)放的部分會(huì)務(wù)工作，則可通過(guò)word的郵件合并功能結(jié)合office中的outlook進(jìn)行分別發(fā)送，可以避免遭到郵箱運(yùn)營(yíng)商及反垃圾組織的打擊，保障群發(fā)郵件的安全送達(dá)。

二、會(huì)議服務(wù)管理團(tuán)隊(duì)化

高校學(xué)術(shù)會(huì)議籌備工作繁瑣、忙碌，工作量遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出一個(gè)人的能力范圍，進(jìn)行團(tuán)隊(duì)協(xié)作勢(shì)在必行。會(huì)議組織需圍繞“組織人員”和“任務(wù)分工”來(lái)進(jìn)行，不僅需要確定組織人員的角色、具體任務(wù)，而且需進(jìn)行任務(wù)描述、確定會(huì)議議程、形成會(huì)議紀(jì)要等。團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者需凝聚團(tuán)隊(duì)力量按計(jì)劃完成各項(xiàng)任務(wù)，確保團(tuán)隊(duì)成員明確具體行動(dòng)和計(jì)劃等；團(tuán)隊(duì)的參與者則需積極參與會(huì)務(wù)組織討論、明確自身職責(zé)、按時(shí)完成所分配任務(wù)等。另外，高校學(xué)術(shù)會(huì)議通常會(huì)邀請(qǐng)學(xué)生志愿者參與會(huì)議組織工作，通過(guò)專(zhuān)門(mén)的會(huì)務(wù)培訓(xùn)團(tuán)隊(duì)加強(qiáng)對(duì)學(xué)生志愿者的培訓(xùn)便成了重要環(huán)節(jié)。通過(guò)必要的組織培訓(xùn)和指導(dǎo)，學(xué)生志愿者可以快速地掌握會(huì)議注冊(cè)、會(huì)場(chǎng)服務(wù)等環(huán)節(jié)的各項(xiàng)事宜，從而保障會(huì)務(wù)工作的順利進(jìn)行。近幾年來(lái)，高分子材料工程國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室平均每年主辦或承辦國(guó)際、國(guó)內(nèi)學(xué)術(shù)會(huì)議5次，大強(qiáng)度的會(huì)務(wù)工作勢(shì)必引導(dǎo)會(huì)議服務(wù)向團(tuán)隊(duì)化方向發(fā)展。比如，在會(huì)務(wù)工作開(kāi)展前，會(huì)務(wù)團(tuán)隊(duì)的領(lǐng)導(dǎo)者會(huì)提前以一個(gè)系統(tǒng)的方式制作詳細(xì)的會(huì)務(wù)操作手冊(cè)，詳細(xì)說(shuō)明會(huì)務(wù)工作各環(huán)節(jié)所需準(zhǔn)備的物品和具體負(fù)責(zé)人，同時(shí)讓每個(gè)團(tuán)隊(duì)參與者清楚整個(gè)會(huì)務(wù)的全部流程，明確自己在不同時(shí)間和地點(diǎn)的具體工作任務(wù)。通過(guò)團(tuán)隊(duì)協(xié)作，不僅可以使復(fù)雜的會(huì)務(wù)工作分工細(xì)化、責(zé)任到人，避免團(tuán)隊(duì)成員分工不合理現(xiàn)象的發(fā)生，而且可以向各位會(huì)務(wù)參與者樹(shù)立精誠(chéng)合作、團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)的意識(shí)，有利促進(jìn)各項(xiàng)會(huì)務(wù)工作有條不紊地開(kāi)展。

三、注重細(xì)節(jié)做好會(huì)務(wù)服務(wù)

會(huì)務(wù)服務(wù)直接影響到會(huì)議的質(zhì)量和效果，而會(huì)務(wù)服務(wù)的質(zhì)量取決于細(xì)節(jié)。細(xì)節(jié)往往因其“小”，而容易被人忽視，掉以輕心；因其“細(xì)”，也常常使人感到繁瑣，不屑一顧。但就是這些小事和細(xì)節(jié)，往往是事情發(fā)展的關(guān)鍵和突破口，是關(guān)系會(huì)議成敗的雙刃劍。在會(huì)前的準(zhǔn)備工作中，需反復(fù)確認(rèn)核對(duì)會(huì)務(wù)資料是否完善、指示牌擺放是否正確，話(huà)筒、投影等硬件設(shè)施是否正常。會(huì)議期間需切實(shí)做好會(huì)場(chǎng)內(nèi)和會(huì)場(chǎng)外服務(wù)，包括會(huì)議報(bào)到注冊(cè)、食宿安排、車(chē)輛安排、引導(dǎo)入座、會(huì)議記錄、錄音攝像等環(huán)節(jié)。只有熱情細(xì)致地做好各項(xiàng)服務(wù)工作，才能有機(jī)地銜接各個(gè)環(huán)節(jié)。根據(jù)以往辦會(huì)經(jīng)驗(yàn)，高分子材料工程國(guó)家重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室通常會(huì)在會(huì)場(chǎng)設(shè)置會(huì)務(wù)值班室，由專(zhuān)人收集和發(fā)送會(huì)議的相關(guān)信息，并負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)會(huì)議期間各種突發(fā)事件，落實(shí)領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)事宜。通過(guò)這種會(huì)務(wù)值班室的設(shè)立，一是可以暢通大會(huì)籌備各類(lèi)事項(xiàng)，加強(qiáng)與參會(huì)代表的溝通聯(lián)系，便于上傳下達(dá)、溝通和緊急事件處理，更高效地為參會(huì)代表提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。二是可以緊盯細(xì)節(jié)，整體把握會(huì)場(chǎng)情況。除了會(huì)務(wù)值班室，還會(huì)為各分會(huì)場(chǎng)指派具體負(fù)責(zé)人和志愿者，緊盯住各種細(xì)節(jié)，比如準(zhǔn)備一套會(huì)議主持詞交給會(huì)場(chǎng)主持人，以方便其把握會(huì)議議程；準(zhǔn)備備用電腦、投影儀、話(huà)筒、激光筆等硬件設(shè)施，以備不時(shí)之需；提前在會(huì)場(chǎng)入口處張貼會(huì)議日程海報(bào)、報(bào)告人介紹海報(bào)等；提前聯(lián)系報(bào)告人將PPT送至分會(huì)場(chǎng)調(diào)試；會(huì)議開(kāi)始前負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)人數(shù)清點(diǎn)工作，會(huì)前5分鐘及時(shí)提醒尚未到場(chǎng)的參會(huì)代表；會(huì)中負(fù)責(zé)PPT切換服務(wù)、檢查會(huì)議音響、室溫、通風(fēng)等情況，并根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)整；維護(hù)會(huì)場(chǎng)秩序，提醒參會(huì)人員將手機(jī)調(diào)成靜音等。如遇報(bào)告人缺席臨時(shí)取消報(bào)告，及時(shí)修改報(bào)告議程，并通知會(huì)場(chǎng)主持人通知與會(huì)者當(dāng)日修改報(bào)告順序。另外，要指派專(zhuān)人做好會(huì)議的安全工作，保障會(huì)議的順利進(jìn)行。特別是大型會(huì)議參與人多且雜，會(huì)務(wù)組要保障所有參會(huì)人員在會(huì)議舉辦期間的安全，確保不發(fā)生任何安全事故。

四、善始善終做好會(huì)后會(huì)務(wù)工作

會(huì)務(wù)工作不會(huì)因會(huì)議日程結(jié)束而完成。首先要統(tǒng)籌做好會(huì)后服務(wù)工作，組織協(xié)調(diào)參會(huì)代表辦好離會(huì)手續(xù)，如向代表開(kāi)具帶有公章的參會(huì)證明等。其次，為了提高今后辦會(huì)水平，需及時(shí)整理歸檔會(huì)議資料，如會(huì)議方案、會(huì)議通知、會(huì)議須知、會(huì)議議程、邀請(qǐng)函、領(lǐng)導(dǎo)發(fā)言稿、會(huì)議記錄、會(huì)議期間照片和視頻資料、參會(huì)人員注冊(cè)簽到表、會(huì)議論文摘要集以及相關(guān)財(cái)務(wù)票據(jù)等材料。收集整理會(huì)議相關(guān)資料的工作需貫穿會(huì)議工作的始終，并將收集資料分類(lèi)匯編，以備今后查詢(xún)。最后，需全面做好會(huì)后總結(jié)工作，總結(jié)會(huì)務(wù)工作中的經(jīng)驗(yàn)與教訓(xùn)，修改和完善辦會(huì)的工作流程、規(guī)則等，為今后會(huì)議提供參考。

五、結(jié)束語(yǔ)

一次大型學(xué)術(shù)會(huì)議對(duì)于會(huì)務(wù)工作者而言，既是一次嚴(yán)格的考驗(yàn)，也是一次難得的鍛煉機(jī)會(huì)。一次大型學(xué)術(shù)會(huì)議的圓滿(mǎn)結(jié)束是會(huì)務(wù)工作者們共同努力的結(jié)果。作為會(huì)務(wù)工作者應(yīng)時(shí)刻保持嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、高效運(yùn)轉(zhuǎn)的工作狀態(tài)，及時(shí)溝通、共同協(xié)作，從“會(huì)前奠定基礎(chǔ)、會(huì)中保駕護(hù)航、會(huì)后總結(jié)成果”三個(gè)方面，積極創(chuàng)新會(huì)務(wù)工作新思路、新方法，在保障人力、物力、財(cái)力的同時(shí)，更高效地組織大型學(xué)術(shù)會(huì)議，為提升高校學(xué)術(shù)水平和學(xué)者們的科學(xué)素質(zhì)發(fā)揮積極作用。