文/中車永濟電機公司 何君

筆者自從事接待工作以來，加強接待理論的研究，不斷探索、總結、提煉接待的理論成果，使得接待工作取得一定成效。

一、堅持思想引領，強化制度建設，接待規(guī)范有序

一切工作按制度辦，按規(guī)矩辦。在接待工作中要嚴把“五個環(huán)節(jié)”：一是有依據(jù)。即每項接待活動都要有依據(jù)，或是公司下達的接待計劃，或是上級下達批示的任務，或是領導交辦的事宜。接待人員必須按章辦事，不得擅自接待非正式團組，更不能接待私客。二是有標準。即以中央“八項規(guī)定”的要求為準繩，按照《公司接待工作管理辦法》進行接待。加強公司對外接待的管理與控制，使接待工作更規(guī)范化及合理化。根據(jù)中央“八項規(guī)定”，抓好現(xiàn)有制度的補充、完善以解決接待工作中存在的各種突出問題和新情況。根據(jù)新形勢、新任務的要求和現(xiàn)階段接待工作的實際，以解決接待工作中存在的各種突出問題為導向，對原有的接待工作制度，如接待工作標準、接待工作程序、接待工作請示報告、接待工作的跟蹤落實反饋、接待工作禮儀規(guī)范等進行調整、充實和完善，及時研究制定接待工作所需的新制度。三是有報批。接到任務后，接待人員要履行有關審批程序逐項進行落實。四是有分工，按照接待服務操作規(guī)程，分工明確，密切配合，履職盡責，堅決杜絕推諉扯皮，貽誤工作。五是有審核，對每一批來賓、每一筆費用、每月的接待支出，接待工作人員都要認真及時審核把關簽字上報，履行“雙向審核”，最后報財務審批。

接待用車嚴格執(zhí)行《車輛管理辦法》，按照接待計劃安排，根據(jù)來賓級別、人數(shù)、車輛限行等情況，合理安排車輛，并填寫《派車單》，且讓司機隨車攜帶，《派車單》由用車單位負責人簽字確認，并按月歸檔保存。辦公室根據(jù)每日用車情況填寫《公務用車使用臺賬》，并進行月度匯總、分析，以進一步加強接待用車的調度管理。

二、注重接待全過程服務，提升客戶體驗度

一是編制接待全過程工作手冊。以《接待工作禮儀手冊》《公司接待工作管理辦法》為標準，將日常接待工作經(jīng)驗的共性和個性融匯分析，從制定接待方案、接待前的準備、安排迎賓、安排住宿、安排用餐、安排視察、調研、餐館、安排會務、安排送賓、工作總結等日常接待的九個工作流程所涉及的基本禮儀、工作程序和工作要求來著手編制手冊，為接待全過程服務提供明確的工作依據(jù)，相關工作人員只要遵照手冊的規(guī)定行事，可以按流程標準完成整個接待工作，并使工作品質達到一定的水準。

二是堅持高標準、嚴要求，做好接待全過程服務。每一次接待都要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務者。從接待準備工作直至接待前的聯(lián)絡，再對接待的對象制定出具體的接待方案，接待前對方案的執(zhí)行進行研究，要主動進行全程模擬思考，從準備會議室到用車，從參觀到用餐，每個小細節(jié)不容忽視。還要優(yōu)化流程、規(guī)范運作、加強溝通，使接待工作中的各環(huán)節(jié)有序銜接、首尾相連。讓接待工作能夠像生產(chǎn)程序一般完成，保證接待工作能夠根據(jù)接待程序與規(guī)則實施。

三是要求各業(yè)務單位指派專人負責，和公司辦公室接待主管一對一對接本單位接待工作。這樣就避免了一個部門里2-3個人同時對接同一件事項的情況發(fā)生，使全程溝通對接更順暢，專人負責制使接待過程中的關鍵信息點信息更準確。

三、重創(chuàng)新，重特色，打造精品接待品牌

創(chuàng)新是接待工作的靈魂，只有不斷創(chuàng)新接待工作理念，才能進一步提升接待工作層次和服務水平。面對不同對象、不同層面、不同規(guī)格的接待，如果千篇一律，就使接待工作失去了生命。要使接待工作實現(xiàn)從傳統(tǒng)的生活接待到現(xiàn)代人文接待的新跨越，必須針對不同情況多謀善斷，不斷進行理念創(chuàng)新、思路創(chuàng)新、管理創(chuàng)新、服務創(chuàng)新，不斷打造接待工作的亮點。

制定特色酒店、飯店名錄。根據(jù)星級酒店和一般商務酒店、市區(qū)酒店和公司周邊酒店分類別對酒店進行調研匯總。根據(jù)地理位置和菜系兩個類別對飯店進行調研匯總。將酒店、飯店名錄做到了然于胸，就可以根據(jù)客人的需求和喜好迅速確定下榻賓館和用餐地點，也能根據(jù)突發(fā)變化及時做好調整。

大型接待需要給客戶提供接待指南，優(yōu)秀的接待指南就如一張“企業(yè)名片”，折射出企業(yè)的文化。對重要、大型的接待工作要精心策劃，制訂既具有時代特征又有企業(yè)特色，并符合來賓身份的接待方案和實施細則。通過接待工作反映企業(yè)精神和企業(yè)亮點，展示企業(yè)文化和實力，使接待工作在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用。

四、加強接待工作的隊伍建設

一是培養(yǎng)“知識型”接待隊伍。接待人員除了熟悉接待工作規(guī)范、禮儀、程序以及國際慣例外，還要具備一定的文化品位和文字、口頭表達能力，要以“請進來+走出去”的形式開展接待人員的素質能力培訓，培養(yǎng)接待人員“能說、會干、勤思、善寫”的能力，強化文學、歷史、地理、文物、旅游及現(xiàn)代經(jīng)濟、科技、法律方面的知識儲備。

二是創(chuàng)新工作作風。要養(yǎng)成快速反應、馬上行動、嚴謹細致、高度負責的作風，形成超前思考，超前謀劃的能力，認真負責做好每次接待，要發(fā)揚馬上就辦、雷厲風行的作風，急事急辦、特事特辦、干凈利索，高效圓滿地完成接待任務。

三是實行日工作匯報機制。建立接待工作微信群，讓員工對每日的工作及時總結、思考，所有事項在群里及時傳達、匯報，鼓勵大家將自己的重點工作完成情況進行展示，并讓各主管領導進行點評，這樣日積月累地匯報、點評也會變成經(jīng)驗知識或訣竅。實行月度績效講評機制，匯報當月重點工作進度及遇到的問題，以親身案例，說出自己在工作中的不足，分析原因并提出預防措施。通過這樣的“激勵機制+真實的聲音”方式提高團隊質量。

五、以“雙歸零管理方法”打造接待“品質零缺陷”

接待工作的質量直接影響到企業(yè)的形象，所以，要力爭在接待全程一次把事情做對。要把工作中的錯誤杜絕為零，很重要的一點就是要改變思維方式：思考如何“控制”可能引起的失誤。接待人員將日常接待過程中已發(fā)生或可能發(fā)生的失誤，用“雙歸零管理方法”進行分析，查明問題的發(fā)生過程和責任，并采取措施和完善規(guī)章，嚴肅對問題的處理，舉一反三解決問題。每個歸零的過程，是實現(xiàn)接待管理工作從事后的問題管理轉化為事前的預防管理的過程。歸零的意義指問題關閉，不再重復發(fā)生。

在“雙歸零管理”標準的基礎上，辦公室提出接待管理工作標準的四個度。即“維度”“深度”“細度”“力度”。維度就是要全面性、系統(tǒng)性思考問題，把握全局；深度就是強調責任層層明確，任務層層落實；細度就是要求把工作做細，總結出做細工作的方法；力度就是要形成有效的執(zhí)行力。