文/哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院 吳嶸

學(xué)籍是學(xué)校管理工作的重要組成部分，也是對(duì)學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)過程的全面記錄。學(xué)籍檔案不僅對(duì)學(xué)生上學(xué)期間具有重要作用，對(duì)于畢業(yè)面試時(shí)，工作單位好中選優(yōu)更起到了至關(guān)重要的作用。由于高職院校對(duì)學(xué)籍檔案管理方法比較落后，無法適應(yīng)當(dāng)前形勢(shì)及發(fā)展的需要。因此，本文對(duì)高職院校學(xué)籍異動(dòng)現(xiàn)狀進(jìn)行反思，以促進(jìn)學(xué)籍管理工作的順利開展。

一、高職院校學(xué)籍檔案當(dāng)前管理現(xiàn)狀

（一）管理意識(shí)薄弱，認(rèn)識(shí)不到學(xué)籍管理的重要性。少數(shù)高職院校對(duì)學(xué)籍管理工作缺乏重視，未將學(xué)籍管理工作當(dāng)成管理工作加以對(duì)待，導(dǎo)致學(xué)生與其他管理部門對(duì)學(xué)籍管理缺乏了解，學(xué)生在校期間學(xué)籍發(fā)生異動(dòng)情況上報(bào)不及時(shí)，使得學(xué)生管理與學(xué)籍管理相互脫軌，嚴(yán)重影響學(xué)生在校期間記錄，不利于學(xué)生畢業(yè)以后的工作發(fā)展。

（二）高職院校學(xué)籍管理人員素質(zhì)偏低。部分高職院校管理人員隊(duì)伍不夠完善，學(xué)籍管理人員素質(zhì)與工作能力有待提高。管理人員對(duì)學(xué)籍管理制度、政策理解不足，工作完成不到位，未能理解與掌握高職院校的學(xué)籍管理與普通高校學(xué)籍管理的區(qū)別。部分高職院校人員未經(jīng)過正規(guī)管理方面的培訓(xùn)，專業(yè)人員偏少，人員分配時(shí)隨意性較大，人員變動(dòng)較為頻繁，嚴(yán)重影響學(xué)籍管理工作的順利開展，使學(xué)籍管理人員對(duì)學(xué)籍管理的工作能力大幅度降低。

（三）學(xué)生檔案意識(shí)淡薄。學(xué)生在填寫自我概況時(shí)，在校表現(xiàn)、社會(huì)實(shí)踐、個(gè)人總結(jié)未能認(rèn)真對(duì)待，字跡潦草，對(duì)自我描述用簡(jiǎn)單的話語(yǔ)闡述完成，在其思想活動(dòng)、個(gè)人生活表現(xiàn)表達(dá)不夠全面，檔案內(nèi)甚至存在語(yǔ)句不通，存在諸多錯(cuò)別字等情況。學(xué)生畢業(yè)后，對(duì)于學(xué)籍檔案的去留問題未加重視，使得學(xué)籍檔案缺失或者不知去向。

（四）學(xué)籍管理方式過于落后，檔案方式過于單一。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，學(xué)籍檔案管理仍然使用傳統(tǒng)紙質(zhì)管理和保管方式，無法滿足現(xiàn)代社會(huì)和辦公需求。雖然，部分高職院校實(shí)現(xiàn)了信息化學(xué)籍管理，但是未能充分發(fā)揮信息化作用，使得部分學(xué)籍檔案未能及時(shí)保存與備份，造成學(xué)籍資料丟失、學(xué)籍檔案信息不全等現(xiàn)象。

二、提高高職院校學(xué)籍管理工作的建議

（一）加強(qiáng)管理制度，增加學(xué)籍管理重視程度。在管理方面需建立科學(xué)化、合理化的學(xué)籍管理制度，建立完善學(xué)籍管理體制，對(duì)學(xué)籍異動(dòng)情況及時(shí)掌握了解。在校人員在管理學(xué)籍檔案時(shí)，要準(zhǔn)確地認(rèn)識(shí)到自身的職責(zé)所在，了解建檔與歸檔的重要性。在進(jìn)行學(xué)籍檔案保存和移交過程中，必須嚴(yán)格地按照相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行，不得出現(xiàn)弄虛作假的現(xiàn)象。

（二）加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高管理人員素質(zhì)。作為學(xué)籍管理工作的主體，加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)是做好學(xué)籍管理的保障。要重視學(xué)籍人員的工作能力，有計(jì)劃地安排工作人員參加專業(yè)技術(shù)和有關(guān)政策、制度的培訓(xùn)，使工作人員更好地完成學(xué)籍管理工作。學(xué)籍管理人員要具備超強(qiáng)的組織能力、溝通能力、創(chuàng)新能力與良好的專業(yè)素質(zhì)，全身心地投入管理工作中，并結(jié)合實(shí)際需求不斷自我提升。

（三）加強(qiáng)學(xué)籍檔案基本規(guī)范。不管是教師還是學(xué)生，在填寫相關(guān)表格和信息時(shí)均需具備規(guī)范性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。在文字填寫時(shí)，應(yīng)選擇碳素墨水筆或者黑色簽字筆進(jìn)行書寫，字跡要工整，出現(xiàn)錯(cuò)誤不要隨意進(jìn)行涂抹改正。學(xué)生應(yīng)對(duì)自己的檔案內(nèi)容引起重視，畢業(yè)以后對(duì)自己檔案的去留問題清楚了解。

（四）推進(jìn)信息化管理，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)。信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理可有效提高管理學(xué)籍效率，高職院校需更新管理觀念，加速學(xué)籍管理工作信息化建設(shè)。引進(jìn)一些先進(jìn)的管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，管理平臺(tái)共享，便于學(xué)生對(duì)學(xué)籍信息進(jìn)行有效掌握，促進(jìn)高職院校的創(chuàng)新與發(fā)展。建立單獨(dú)的管理系統(tǒng)，管理轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等一系列特殊檔案信息。從而保證了學(xué)生學(xué)籍的有效管理和良好的數(shù)據(jù)對(duì)接，提升高職院校學(xué)籍管理能力。

（五）建立交流平臺(tái)，促進(jìn)部門之間的協(xié)調(diào)。由于學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容多，形成時(shí)間長(zhǎng)，涉及部門較多，僅靠單一部門是無法完成的，基于此，加強(qiáng)部門之間協(xié)調(diào)和溝通具有重要意義。教務(wù)部門作為學(xué)籍主要管理部門，要建立各個(gè)部門之間良好的溝通，需定期召開協(xié)調(diào)會(huì)議，將學(xué)籍管理中遇到的問題進(jìn)行討論分析，最終討論和研究出解決方法，使學(xué)籍檔案管理科學(xué)、合理地進(jìn)行。

三、結(jié)束語(yǔ)

總之，學(xué)籍管理工作是高職院校教學(xué)管理工作的重要環(huán)節(jié)，直接影響高職院校的教學(xué)質(zhì)量與辦學(xué)口碑。學(xué)籍管理工作瑣碎而復(fù)雜，從事這項(xiàng)工作的工作人員，應(yīng)具有高度的責(zé)任感和服務(wù)意識(shí)。堅(jiān)持科學(xué)、合理的信息化方式，對(duì)學(xué)籍檔案進(jìn)行管理，促進(jìn)高職院校的教學(xué)質(zhì)量，為社會(huì)培養(yǎng)出更多的優(yōu)秀人才。