文/山西運城廣播電視大學 王娜

檔案在人類的社會發(fā)展史上存在著重要的查考作用，也是科學研究中的重要歷史憑證，而在學校教學工作中也是一項必不可少的信息資源工作，做好檔案管理工作是非常重要的，而社會經(jīng)濟的快速發(fā)展和科技的不斷提升，舊的檔案管理模式不能適應(yīng)這種新時代的發(fā)展要求了，不能適應(yīng)計算機網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展模式，所以檔案管理的信息化改進是很有必要的。

一、 檔案管理信息化的含義

檔案工作是一個學校以及一個單位的歷史面貌，而信息化的檔案管理是新時代賦予檔案管理新的挑戰(zhàn)和任務(wù)使命。檔案管理信息化是指為了實現(xiàn)檔案信息資源的有效利用和合理的配置，將檔案信息資源數(shù)字化和檔案管理過程網(wǎng)絡(luò)化后進行網(wǎng)絡(luò)上的傳輸和系統(tǒng)加工，實現(xiàn)檔案信息資源共享。

二、檔案管理信息化發(fā)展的必然性

（一）具備硬件基礎(chǔ)。目前我國很多學校的檔案管理部門都配備了掃描儀、打印機、數(shù)碼相機和復(fù)印機等設(shè)備，使用起來非常方便，并且還有計算機配置協(xié)助檔案管理工作，為檔案管理的信息化提供了良好的硬件基礎(chǔ)設(shè)備，并隨著計算機網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展還出現(xiàn)了相應(yīng)的檔案管理軟件，更好地協(xié)助檔案管理工作，一些檔案的收集、保管和利用等都可以通過軟件完成，很有利于檔案管理的信息化改進。

（二）保護傳統(tǒng)檔案的必然要求。傳統(tǒng)的檔案管理工作存在著很多的問題，現(xiàn)在很多檔案管理正在面臨著檔案的人為損害或者是自然老化的問題，這也是很多學校檔案管理的一個大難題，而檔案管理的信息化將檔案信息資源數(shù)字化，可以保護檔案信息的長存和完整性，保存原件，延長檔案的保管時間，即使受到損傷的文件也可以通過計算機數(shù)字化過程恢復(fù)損害的信息，因為目前計算機數(shù)字拷貝具有補償原件的功能。這樣一來就解決了因為紙張老化、破裂而造成的檔案信息損害的問題，降低了檔案原件損壞的風險。

（三）改善空間結(jié)構(gòu)。檔案管理的信息化還改善了傳統(tǒng)檔案管理占據(jù)大量空間的現(xiàn)象，因為檔案信息資源數(shù)字化，優(yōu)化了館藏，節(jié)省了一些占地空間，就可以進一步改變館藏的檔案結(jié)構(gòu)。由于檔案的大量文件，需要消耗很大一部分的空間來保管它，而檔案管理的信息化就只是需要使用一定容量的檔案儲存載體，將文件信息利用計算機儲存在磁盤等中去，比如光盤儲存系統(tǒng)可以解決檔案信息儲存的問題，這樣不僅僅是改善了空間結(jié)構(gòu)，其實還減輕了檔案管理人員的工作量，提高了檔案管理的效率，所以這樣比較具有安全性、規(guī)范化的檔案管理系統(tǒng)是目前為止檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢。

三、 檔案管理信息化的改進措施

（一）加強管理人員的能力和素質(zhì)。素質(zhì)建設(shè)就是指思想素質(zhì)和心理素質(zhì)，首先檔案管理人員要具有高度的責任感、全心全意的服務(wù)意識和認真的工作態(tài)度，要努力在檔案管理工作中創(chuàng)造出不平凡的工作業(yè)績，以效率求發(fā)展，以貢獻求支持，提高自身的工作素質(zhì)和綜合素質(zhì)。其次還要加強檔案管理人員的工作能力，加強能力建設(shè)，檔案管理人員不僅僅要熟悉地掌握檔案管理系統(tǒng)的規(guī)范性操作和電子文件的相應(yīng)特征，還要掌握一些有關(guān)計算機的網(wǎng)絡(luò)信息安全知識，做好檔案信息資源的安全防護工作，確保信息資源和管理活動的完整性和安全性。這就要求檔案管理人員要強化自我學習的意識，不斷地參與檔案管理信息化的有關(guān)培訓(xùn)，及時了解信息化的專業(yè)知識，學校可以安排和邀請一些有關(guān)的檔案學專家或者學者來進行專業(yè)講解和培訓(xùn)，檔案管理人員在日常的工作中還要重視整理、收集和保管等分類工作，與其他檔案員進行有效的學習交流，取長補短，積極探討工作經(jīng)驗，有效提高自身工作能力和工作效率。

（二）設(shè)備統(tǒng)一化。目前有很多學校和很多單位的信息化手段以及設(shè)備都不統(tǒng)一，就造成了檔案管理中一些數(shù)據(jù)不兼容的問題，所以就要求應(yīng)該配備專業(yè)化的、統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和統(tǒng)一的數(shù)字化設(shè)備，將檔案管理過程能夠利用這些信息化設(shè)備進行字符識別和轉(zhuǎn)化、自動編目和檢索、自動儲存上載，檔案自動標引，計算機輔助立卷以及文檔一體化等過程，設(shè)備的管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化能夠為檔案管理的信息化提供可靠的保障。

（三）規(guī)范管理體制。將檔案管理標準統(tǒng)一，就是在多個檔案管理系統(tǒng)中進行管理標準統(tǒng)一，一些數(shù)據(jù)字段存在依存的關(guān)系，各種檔案信息資源存在著一定的邏輯關(guān)系，運行程序之間也存在一定的關(guān)系，組成一個網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，將整個數(shù)據(jù)庫都進行安全性和完整性的改進，必須要有規(guī)范的管理體制要求，這樣可以為檔案管理提供更方便的信息和方式。不然，不規(guī)范的管理體制和不統(tǒng)一的管理標準無法保障信息網(wǎng)絡(luò)的暢通，更無法實現(xiàn)資源共享。