文/揚(yáng)州市城鄉(xiāng)規(guī)劃技術(shù)服務(wù)中心 潘翠平

我國辦公室檔案管理工作經(jīng)過多年的發(fā)展，其重要性也是越發(fā)顯著，受到我國各單位和企業(yè)的重視。而目前是信息時代，信息技術(shù)已經(jīng)滲透到各行各業(yè)之中，并取得了十分顯著的成果。因此，這就受到我國各大企業(yè)和事業(yè)單位的重視，通過將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用在辦公室檔案管理工作之中，可以促進(jìn)檔案管理工作的開展，大幅提升辦公室檔案管理工作的質(zhì)量以及效率，這也是未來的主要發(fā)展趨勢，這就需要進(jìn)一步探究辦公室檔案管理工作數(shù)字化的重要性。

一、使人事管理工作更加科學(xué)規(guī)范

將數(shù)字化技術(shù)融入辦公室檔案管理之中，可以為相關(guān)單位提供統(tǒng)一的檔案管理平臺，可以對全省的所有檔案信息進(jìn)行統(tǒng)一的調(diào)度，更好地查詢檔案資料，還可以多點(diǎn)利用、多維印證，從而更好地開展對新入職員工的審核工作，準(zhǔn)確任用和選拔領(lǐng)導(dǎo)干部，為人事管理工作提供有力的數(shù)據(jù)支持。同時，通過應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行辦公室檔案的儲存，可以將檔案的原文、高清圖像以及原始圖像儲存在系統(tǒng)之中，在查閱相關(guān)的人員檔案時，可以獲取其十分詳細(xì)的資料，從而可以有效避免出現(xiàn)涂改造假等各種違規(guī)、違法的問題。

二、使辦公室檔案的安全性大幅提升

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的普及，個人信息的安全問題是一個受到人們十分關(guān)注的問題。通過將數(shù)字化技術(shù)融入辦公室檔案管理工作之中，可以大幅提升其安全性，這也是建設(shè)安全信息的核心關(guān)鍵。由于辦公室檔案管理工作的流程比較復(fù)雜，而相關(guān)的工作內(nèi)容也十分繁瑣，這就導(dǎo)致在使用、分類、整理、采集以及保存檔案資料的過程中，很容易會因?yàn)橄嚓P(guān)工作人員出現(xiàn)疏忽，造成個人檔案信息的泄露，這就留下了很嚴(yán)重的安全隱患，還嚴(yán)重威脅了檔案信息的安全，極大地影響了檔案管理的安全性。所以，有必要在辦公室檔案管理工作中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)，為各種檔案信息加上安全密碼鎖，還可以對各種檔案信息資料進(jìn)行有效的備份，這樣不僅可以使檔案的安全性明顯提升，還可以有效避免由于各種意外情況導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。這樣如果有人想要查找檔案信息資料，就需要有專門的密碼才可以查閱，可以充分避免檔案資料的遺失或者泄露，使檔案信息的安全性得到顯著增強(qiáng)。

三、使領(lǐng)導(dǎo)可以更好地查閱辦公室檔案資料

通過將數(shù)字技術(shù)融入辦公室檔案之中，可以更方便地挖掘所需要使用的各種信息，為單位的領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確的辦公室檔案信息。由于現(xiàn)代社會任何工作都需要由人來完成，這就需要建設(shè)專業(yè)化的人才隊(duì)伍，才可以更好地促進(jìn)社會的進(jìn)步、國家的發(fā)展。所以，單位的領(lǐng)導(dǎo)需要對單位的員工和招聘的人才有著充分的了解，從而作出更加準(zhǔn)確的決策，這就需要辦公室檔案管理人員重視這個問題。而通過對辦公室檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，單位領(lǐng)導(dǎo)就可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺獲取自己所需要的辦公室檔案資料，可以對人員信息有著充分的了解。需要注意的是，在建立數(shù)字化辦公室檔案時，要注重將每個人的信息進(jìn)行詳細(xì)的標(biāo)注，要將每個員工的個人成就、工作履歷以及學(xué)歷等各種信息都記錄在案。并且，還要將各種信息根據(jù)其內(nèi)容與類別進(jìn)行準(zhǔn)確的統(tǒng)計和整理，為開展相關(guān)工作提供有效的參考。如，開展培訓(xùn)工作，根據(jù)人員信息開展有針對性的培訓(xùn)。

四、有效提升人事管理工作的綜合能力

辦公室檔案數(shù)字化可以很好地增強(qiáng)人事管理工作的工作效率、準(zhǔn)確性以及服務(wù)質(zhì)量，切實(shí)提升人事管理工作的綜合能力。傳統(tǒng)的辦公室檔案都是紙質(zhì)資料，在查找檔案時往往需要耗費(fèi)很多的時間，而在分析檔案資料時，也無法進(jìn)行準(zhǔn)確的全面分析。而通過辦公室檔案數(shù)字化，就可以大幅提升辦公室檔案的查找速度，檔案分析的準(zhǔn)確性也大幅提高。并且，通過建立完善的檔案信息管理平臺，只需要輸入檔案的關(guān)鍵字，就可以更好、更快地查找和檢索所需的檔案，使得檔案的查詢和查找更加便捷，使得服務(wù)質(zhì)量也有明顯的提升。同時，數(shù)字化檔案可以將個人詳細(xì)信息資料全面地進(jìn)行顯示，可以對每個人的實(shí)際情況有著準(zhǔn)確的了解，更好地開展分析工作。

五、結(jié)束語

總而言之，通過對檔案資料開展數(shù)字化管理，能夠建立統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作可以按照相關(guān)的工作流程開展，構(gòu)建完善的人事管理體系，切實(shí)提高檔案管理工作的規(guī)范性和效率性。還可以為各種檔案資料“加密”，切實(shí)提升辦公室檔案的安全性，有效避免遺失和泄露。并且可以提高檔案的使用效率，能夠更快更好地獲取所需的檔案資料。同時使得人事管理工作的綜合能力大幅提高，全面提升人事管理工作的質(zhì)量，更好地開展人事管理工作。