文/江蘇科技大學 鄒海燕

一、目前高校辦公室管理現(xiàn)狀

目前我國高校辦公室在處理學校各項事務時，主要有以下3個突出優(yōu)勢：1.綜合性強。高校辦公室的業(yè)務內(nèi)容涉及校內(nèi)各項事務、各類人群，這決定了其工作職能之寬泛，同時，隨著學校根據(jù)現(xiàn)實情況不斷增添新內(nèi)容、新事物，辦公室的業(yè)務范圍會越來越廣，內(nèi)容也越來越復雜，綜合性更為突出。2.服務性強。辦公室作為各單位部門與師生之間的橋梁與紐帶，要為全?；蚴侨合档娜藛T服務，服務是高校辦公室存在的價值所在。3.時效性強，辦公室的任務往往具有明確的時間要求，必須在規(guī)定時間內(nèi)完成具體工作，具有十分強的時效性。

在高校辦公室為全校師生提供優(yōu)質服務的同時，其業(yè)務管理中的挑戰(zhàn)不斷出現(xiàn)，結構上的矛盾也不斷凸顯：

（一）高校內(nèi)部辦公管理優(yōu)化過程中，牽涉利益引起的矛盾日益復雜化。隨著社會的發(fā)展，高校辦公室的業(yè)務管理結構也在不斷優(yōu)化。但是，由于優(yōu)化過程中，部分變化會直接影響高校系統(tǒng)內(nèi)個人的直接利益，因此優(yōu)化過程備受關注，優(yōu)化的阻力難以避免。同時，由于優(yōu)化在整個系統(tǒng)內(nèi)推進，出現(xiàn)的問題錯綜復雜，單獨的職能部門無力解決此類問題，這就增加了高校辦公室業(yè)務結構優(yōu)化的難度。

（二）社會與高校系統(tǒng)內(nèi)師生對高校辦公室業(yè)務的關注，要求其信息透明化與辦公室業(yè)務管理尚未完全信息化的矛盾。新形勢下，師生的切身利益與辦公室業(yè)務密切相關，也使得師生對于辦公室的關注更加突出。信息化時代，高校師生對于信息透明化的呼聲越來越高，這給曾經(jīng)多依賴于傳統(tǒng)方式辦公的辦公室增加了新的工作內(nèi)容。

（三）高校辦公室職能劃分模糊，辦理業(yè)務復雜且多變。

高校辦公室的各個部門劃分較為模糊，部分高校僅社科處的審核就需要跑三四處辦公室，才能辦理好業(yè)務，這大大降低了辦理業(yè)務的效率。同時，由于辦公管理的優(yōu)化，每年各個辦公室的各項業(yè)務劃分均有所調(diào)整，這也使得辦公業(yè)務的效率降低。

二、高校辦公室業(yè)務管理結構問題分析

（一）辦公室整體發(fā)展意識不強，發(fā)展目標分散。辦公室每天接受的事務多、責任大，需要花費極大的時間與精力完成一系列任務。因此，辦公室人員多關注于日常事務的完成，而較少思考辦公室業(yè)務管理的發(fā)展方向，管理層面對人員的引導也較為寬松，使得辦公室上下缺乏主動性與創(chuàng)新性，使得辦公室在發(fā)展過程中看不清方向，容易迷失自身運行目標。

（二）管理人員素質有待于提高。部分高校的管理層面人員的學歷較高，但由于辦公室人員大部分時間被繁重的實務所占，因而缺少系統(tǒng)管理的學習與培訓，進而在工作中缺乏創(chuàng)新與前瞻性。公室人員對自身定位不夠清晰，缺乏服務意識，對辦公室的發(fā)展也缺乏自身的思考。

（三）內(nèi)部缺乏凝聚力。雖然在辦公室中設有各種功能崗位，且各崗位之間也時常合作，但辦公室人員大多對待工作較為被動，工作方式較為機械，對待任務主要以完成為主，缺乏合作意識。因此，在合作任務中多出現(xiàn)責任推諉、協(xié)作不力等問題。

三、優(yōu)化高校辦公室業(yè)務管理機構的路徑探索

（一）明確目標導向。有明確的目標才能使團隊發(fā)展更加具有方向性，才能確保辦公室在結構優(yōu)化的過程中不偏離正確的道路。只有明確各個層級、支點，辦公室的目標，才能勁往一處使，加快辦公室發(fā)展的速度，提高辦公室工作的效率。因此，不僅需要制定總的目標機制，還需要根據(jù)辦公室內(nèi)部崗位，制定更為詳細、具體的目標。辦公室的工作人員，需要根據(jù)各自崗位制定相應的目標機制；若辦公室內(nèi)部多崗位之間有著緊密聯(lián)系，鑒于其相互依存關系，可以將其視為一個有機整體，根據(jù)這一有機體的發(fā)展需求制定其目標機制，當然各個小的目標機制需要在辦公室整體發(fā)展目標的要求下進行制定，不能脫離整體框架。

（二）健全機制建設。制定明確的目標后，優(yōu)化辦公室業(yè)務管理結構需要制定相應的崗位目標監(jiān)督機制。目標監(jiān)督機制是為了幫助辦公室業(yè)務進行更為順利而制定的。因此，監(jiān)督機制不僅要明確監(jiān)督的范圍，還需要量化相關的督查細則。做到對全局性的重點工作掌握的同時，在細節(jié)上也更為優(yōu)化。例如，形成例會制度，例會是通過一定周期促進辦公室職員自我反思與查漏補缺，形成同仁之間相互了解、相互幫助、互相監(jiān)督的良性競爭氛圍，同時強調(diào)整體發(fā)展大局的最佳選擇。一定的獎懲機制，有一定的激勵作用，也有助于提高辦公室職員的參與積極性。辦公室業(yè)務管理結構優(yōu)化離不開全校師生。因此，機制的建設需要建立了解廣大師生員工所思所想，進而創(chuàng)新思路、改進方法、落實制度。機制建設是理論，需要通過各級辦公室切實落實各項內(nèi)容，積極主動促進優(yōu)化的工作有序、有效進行，只有這樣才能保證廣大師生和相關群體的訴求得到合理解決。

（三）完善職能建設。辦公室職能種類多，劃分較為困難，因此，強化組織協(xié)調(diào)職能與參謀助手職能尤為重要。強化組織協(xié)調(diào)職能，需要辦公室在改革中積極應對權力和利益調(diào)整引起的矛盾和問題。參謀助手職能，則需要高校辦公室在完成紛繁復雜的日常工作基礎上，積極分析形勢發(fā)展要求，進一步加強信息調(diào)研和工作研究，建設信息調(diào)研數(shù)據(jù)庫。通過線上線下渠道，充分了解師生員工的問題與需求，建立明確的校務公開制度，促進師生員工與學校管理層之間的溝通。