曾君
摘 要:隨著社會(huì)的不斷發(fā)展,學(xué)校越來越重視人事檔案管理工作。它作為人事管理中的重要成員,對(duì)人才錄用工作非常重要,用人單位可以從人事檔案中獲取學(xué)習(xí)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)成績、家庭成員情況、工作實(shí)習(xí)經(jīng)歷等等。本文對(duì)人事檔案管理的重要性進(jìn)行分析并給出提高人事檔案管理效率的
手段。
關(guān)鍵詞:人事檔案管理;重要性;優(yōu)化途徑
人事檔案記錄且跟隨每個(gè)人的一生,其地位非常重要。用人單位及學(xué)校通過對(duì)人事檔案的查詢,可以快速了解員工及學(xué)生的個(gè)性化特征,其真實(shí)性非常重要,但經(jīng)濟(jì)的發(fā)展使人才的流動(dòng)越來越快,人事檔案管理過程中暴露了許多問題,無法滿足現(xiàn)階段社會(huì)的發(fā)展需求,所以,要加大人事檔案的管理力度。
1 管理人事檔案的重要性
檔案是記錄每個(gè)人成長的重要憑證,是每個(gè)人從幼兒園到走向工作崗位的人生軌跡縮寫。通過檔案,學(xué)校和用人單位可以了解每個(gè)人的家庭情況及社會(huì)關(guān)系。所以,管理人事檔案是非常必要的,其重要性主要體現(xiàn)在以下三方面:一是代表每個(gè)人的人生歷程。人事檔案可以體現(xiàn)學(xué)生上學(xué)時(shí)期的階段性表現(xiàn),方便用人單位在后期進(jìn)行招聘參考,這就要求的人事檔案管理人員要對(duì)自己的工作認(rèn)真負(fù)責(zé),通過細(xì)致的記錄制作出每個(gè)人的專屬檔案,使其符合真實(shí)性、完整性、有效性;二是人事檔案管理在人事管理工作中占有重要的位置。學(xué)校的人事管理工作十分復(fù)雜且繁瑣,但最基礎(chǔ)的工作就是人事檔案管理,其管理能力的提升在一定程度上也可以提高整個(gè)人事管理工作的水平。因此,工作人員在進(jìn)行人事檔案的管理工作時(shí),必須要集中精神將每個(gè)人的每個(gè)階段的檔案做好整理,防止出現(xiàn)遺漏的情況,增加內(nèi)容的真實(shí)性;三是人事檔案管理的工作是檔案真實(shí)完整的表現(xiàn)形式。想要提升學(xué)校人事檔案的真實(shí)率,就必須要注重人事檔案管理部分的工作,這也是全體人事檔案管理人員工作的終極目標(biāo),為了實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo),就必須要提高人事檔案管理的綜合水平,創(chuàng)新管理制度,實(shí)行統(tǒng)一的人事檔案管理制度,將管理工作進(jìn)行詳細(xì)化分配,推動(dòng)學(xué)校人事檔案管理建設(shè)的發(fā)展[1]。
2 現(xiàn)階段人事檔案中存在的問題
首先,人事檔案的信息獲取途徑較少,老師檔案的管理效果超過學(xué)生的管理效果。學(xué)校中的每一個(gè)個(gè)體都是人事檔案管理的重要對(duì)象,不論老師的個(gè)人檔案或是學(xué)生的個(gè)人檔案都是學(xué)校人事檔案的寶貴財(cái)富,管理人員需要根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行整理;然后,人事檔案管理的軟硬件設(shè)施過于陳舊,不適合學(xué)校人事檔案管理事業(yè)的發(fā)展。由于科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展,學(xué)校對(duì)人事檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入不足,導(dǎo)致大多數(shù)學(xué)校的軟硬件管理設(shè)備比較落后,人事檔案管理工作人員大多數(shù)都是兼職,無法將工作的中心放在人事檔案管理上,一些思維陳舊的管理人員認(rèn)為,只要沒有丟失,就是完成了對(duì)檔案的管理工作,紙張的保管不及時(shí),直接減少了人事檔案的壽命;最后,人事檔案的管理工作缺少信息科學(xué)化。改革開放以來,我國的人事管理制度不斷完善,人事檔案管理越來越現(xiàn)代化、信息化、科學(xué)化,但計(jì)算機(jī)技術(shù)推廣應(yīng)用還沒有完全普及,實(shí)際應(yīng)用還存在許多的問題,限制了學(xué)校人事檔案管理的發(fā)展。
3 提高人事檔案管理效率的優(yōu)化途徑
3.1 完善人事檔案管理的相關(guān)制度與體系
想要提高人事檔案的管理效率,就必須要制定完善的管理機(jī)制和體系。管理人員需要以國家出臺(tái)的相關(guān)法律法規(guī)為參考基礎(chǔ),參照學(xué)校的實(shí)際情況,建立相關(guān)制度與體系,使管理人員在實(shí)際管理工作中實(shí)現(xiàn)“依法治檔案”,然后再向下進(jìn)行制度推行落實(shí)。在這個(gè)過程中,學(xué)校人事檔案管理部門需要注意以下幾方面:一是統(tǒng)一檔案管理制度,這樣可以方便后期管理人員的整合,減少管理人員重復(fù)工作率,檔案管理部門可以參照國內(nèi)外優(yōu)秀的學(xué)校人事檔案管理實(shí)例,將其與自身的管理工作進(jìn)行有機(jī)結(jié)合,制定出適合學(xué)校人事檔案管理的制度及體系;二是對(duì)人事檔案管理人員實(shí)行獎(jiǎng)罰制度,這種制度的實(shí)行可以從根本上提高管理人員的主動(dòng)性,當(dāng)人事檔案管理人員在工作中非常認(rèn)真,工作效率較高,就會(huì)獲得相應(yīng)的分?jǐn)?shù),一段時(shí)間后進(jìn)行核算,給予分?jǐn)?shù)前三名的管理人員相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì);反之,當(dāng)人事檔案管理人員在工作中動(dòng)作散漫、不聽指揮,就會(huì)減分,一段時(shí)間后核算分?jǐn)?shù)最后三名管理人員會(huì)獲得相應(yīng)的懲罰。這樣做,有助于提高管理人員的工作積極性,保證人事檔案信息的真實(shí)。
3.2 提高檔案管理工作人員的專業(yè)知識(shí)及管理能力
想要提高人事檔案管理工作的效率,就必須要培養(yǎng)人的專業(yè)知識(shí)及管理能力。若管理人員的專業(yè)知識(shí)量較少,管理能力較差,那么人事檔案的管理效果一定不容樂觀。針對(duì)上述問題,可以采取以下幾種解決辦法:一方面,合理分配檔案管理人員的相關(guān)工作。學(xué)校每年舉辦招聘會(huì)的時(shí)候,除了要保持原有的專業(yè)課老師、導(dǎo)員的職位招聘外,還應(yīng)該設(shè)立人事檔案管理人員的相關(guān)職位招聘,吸收新鮮的血液,增加人事檔案部門的基層工作熱情,從而提高其工作效率;另一方面,對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理人員開展專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),還可以定期舉辦同區(qū)域人事檔案管理人員的交流活動(dòng)。對(duì)于剛?cè)肼毜娜耸聶n案管理人員可以采取“新老員工一帶一”模式,使其盡快熟悉自己的工作職責(zé)及日常工作內(nèi)容。學(xué)校還可以設(shè)立自我增值獎(jiǎng)金,鼓勵(lì)人事檔案管理人員利用課余時(shí)間實(shí)現(xiàn)自我增值,取得相關(guān)的管理資格證書。
3.3 創(chuàng)新人事檔案管理辦法
現(xiàn)階段,傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)不能滿足學(xué)校的多元化發(fā)展,所以管理人員要對(duì)其進(jìn)行創(chuàng)新。例如:可以把人事檔案管理日常工作有效的分為多個(gè)小區(qū)域,再安排人事檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行針對(duì)性管理,這樣優(yōu)化了工作時(shí)間,增加了工作效率;在人事檔案管理過程中,根據(jù)自身的實(shí)際情況,制定相應(yīng)的管理表格,每個(gè)管理人員都需要在下班后上交這份表格,以周為單位、以人為對(duì)象、以工作效率作為基礎(chǔ)對(duì)這些表格進(jìn)行階段性匯總,以圖表的形式顯現(xiàn)出來,并張貼在辦公室中,這樣可以增加人事檔案管理工作的明細(xì)化,還可以激發(fā)人事檔案管理人員的積極性,提高其工作熱情,使其在工作中能夠發(fā)揮自己最大的能量[2]。
3.4 增加人事檔案管理的信息化建設(shè)
建設(shè)信息化的人事檔案管理模式是社會(huì)未來人事檔案管理的發(fā)展趨勢,學(xué)校作為社會(huì)的重要場所,也要緊跟社會(huì)發(fā)展的步伐,才可以增加其核心競爭力。一方面,學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)必須要在頭腦中樹立信息化檔案管理意識(shí),增加人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)建設(shè)投入;另一方面,學(xué)校要建立自己的人事檔案管理系統(tǒng),系統(tǒng)中要實(shí)現(xiàn)錄入、查找、引用、修改、整理、反饋的功能,在錄入過程中要保證檔案信息與電腦中輸入一致,通過賬號(hào)、密碼登錄可以實(shí)時(shí)查看并引用需要的人事檔案,需要注意的是,可以修改人事檔案的人員必須是系統(tǒng)的管理員,更改后也要在系統(tǒng)中留下記錄信息,增加學(xué)校人事檔案信息的保密性。
4 結(jié)論
綜上所述,人事檔案管理工作在學(xué)校和用人單位中扮演著重要的角色,對(duì)個(gè)人具有重要的意義,所以必須要增加對(duì)其的管理力度。從學(xué)校的角度來看待人事檔案管理問題,首先要提高管理人員的綜合素質(zhì),不斷完善管理方法,推動(dòng)人事檔案管理的長遠(yuǎn)發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
[1]王悅,羅振.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化的幾點(diǎn)建議[J].低碳世界,2017(35):365-366.
[2]王心梅,名娟.人事檔案管理的重要性及優(yōu)化途徑[J].教育現(xiàn)代化,2017,4(38):163-164.