摘 要：醫(yī)院的檔案管理工作是整個(gè)醫(yī)院正常運(yùn)營的重要因素之一，與醫(yī)院的醫(yī)療水平和自身發(fā)展密切相關(guān)。隨著當(dāng)今社會(huì)科技水平的飛速發(fā)展和醫(yī)療水平的不斷提高，各醫(yī)院對(duì)檔案的管理方式也由從前的紙質(zhì)檔案收集轉(zhuǎn)化為如今的自動(dòng)化管理、由高科技的辦公自動(dòng)化取代了繁瑣的人工操作，這在一定程度上推動(dòng)了醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步。但與此同時(shí)，我國現(xiàn)階段自動(dòng)環(huán)境下醫(yī)院檔案的管理仍然存在一些問題。為了促進(jìn)醫(yī)院更好地運(yùn)營、廣泛提高各醫(yī)院的檔案管理水平，本文將對(duì)辦公自動(dòng)環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)以及存在的問題進(jìn)行簡單分析，并對(duì)此提出改善策略，以滿足醫(yī)院各方面的需求，為醫(yī)院的發(fā)展提供切實(shí)保障。

關(guān)鍵詞：辦公自動(dòng)化；環(huán)境；醫(yī)院檔案；管理

1 辦公自動(dòng)化的概念

辦公自動(dòng)化是一種新型的辦公方式，它是指利用網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)設(shè)備來進(jìn)行信息的處理和辦公室的相關(guān)工作，實(shí)現(xiàn)信息的傳輸、存儲(chǔ)、收集和整理等功能，具有真實(shí)性和可靠性。辦公自動(dòng)化作為一種多向交流的管理方式，對(duì)于社會(huì)的各個(gè)工作領(lǐng)域都起到深刻的影響和重要的作用。

2 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的特點(diǎn)

2.1 工作時(shí)效明顯提高

一般來說，醫(yī)院的檔案根據(jù)其功能和作用，可以分為科研、人事、病歷、設(shè)備、會(huì)計(jì)、聲像、文書、專題和實(shí)物等類別，涉及和涵蓋了醫(yī)療、教學(xué)、財(cái)務(wù)以及基礎(chǔ)設(shè)施等多個(gè)影響醫(yī)院運(yùn)行和發(fā)展的方面。通過醫(yī)院檔案的分類和涉及的內(nèi)容，可見檔案的繁瑣和復(fù)雜，但如果利用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)醫(yī)院檔案進(jìn)行整理，管理人員就可以準(zhǔn)確、高效地收集信息，使檔案管理工作逐漸趨于科學(xué)化和合理化，而這也突破了傳統(tǒng)的人工操作，明顯提高了工作的效率[1]。

2.2 在一定范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)了資源共享

每個(gè)醫(yī)院綜合檔案室的傳統(tǒng)表現(xiàn)都呈現(xiàn)出多部門管理、檔案較分散的特點(diǎn)。在辦公室自動(dòng)化環(huán)境下，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)能使得檔案的管理更加科學(xué)化和規(guī)范化，這極大的提高了檔案的利用效率和工作質(zhì)量，同時(shí)對(duì)于那些翻閱過的檔案信息，也能夠保證較高的查找率，相較于傳統(tǒng)的檔案查閱擺脫了空間的局限。此外，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)文件歸檔、利用流程和審批權(quán)限也加以規(guī)范，可以有效防止信息的泄露，加強(qiáng)了檔案信息的保密性和安全性[2]。

2.3 醫(yī)院檔案存儲(chǔ)方式多樣化

在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)使用以前，醫(yī)院檔案的存儲(chǔ)形式基本都只是紙質(zhì)檔案，后來逐漸發(fā)展為文本、圖像、聲音和影像多種載體并存的存儲(chǔ)方式，不僅擴(kuò)大了檔案存儲(chǔ)的空間和內(nèi)容，還能保證檔案的完整性和長久性，使得信息更加完善、客觀，而且這些載體在讀取的過程中也具有較強(qiáng)的穩(wěn)定性。

3 我國現(xiàn)階段自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理存在的問題

3.1 缺乏完善的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)

現(xiàn)階段，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)普遍存在技術(shù)水平低、軟件投入少、管理負(fù)擔(dān)任務(wù)較重的問題，這些問題都嚴(yán)重影響了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的整體水平。再加之系統(tǒng)開發(fā)商的水平參差不齊，開發(fā)團(tuán)隊(duì)缺乏經(jīng)驗(yàn)、模式不合理，最終造成了部分軟件質(zhì)量不高，與使用者的實(shí)際需求存在一定差距，而且更是缺乏電子檔案管理系統(tǒng)與子文件之間的轉(zhuǎn)運(yùn)系統(tǒng)。所以，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)還有待完善。

3.2 缺乏專業(yè)的檔案管理人員

在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，由于檔案管理的設(shè)備更加先進(jìn)化、檔案存儲(chǔ)的形式更加多樣化、檔案管理的方法更加科學(xué)化，所以更需要專業(yè)水平較強(qiáng)的檔案管理人員來進(jìn)行操作。但目前我國的檔案管理人員普遍學(xué)歷較低、專業(yè)技能較弱，與現(xiàn)代技術(shù)化、先進(jìn)化的檔案管理工作還存在一定差距，因此無法勝任此項(xiàng)工作。

3.3 缺乏統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在帶給人便利、快捷的同時(shí)，也給檔案存檔帶來了很多問題。辦公自動(dòng)化使用后，一般都只有正式的最終文件存檔，而沒有底稿文件。目前，檔案信息自動(dòng)化系統(tǒng)主要存在的問題是標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化滯后。而辦公自動(dòng)化勢(shì)必要將檔案趨向數(shù)字化，這樣才能為各行業(yè)各領(lǐng)域的辦公提供更方便、更快捷的檢索利用方式，而這就要求辦公自動(dòng)化環(huán)境下檔案的管理必須有一個(gè)統(tǒng)一而又現(xiàn)實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)[3]。

4 辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的改善策略

4.1 建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度

辦公自動(dòng)化環(huán)境下，檔案的管理具有方便、快捷的特點(diǎn)，但是在這些優(yōu)點(diǎn)的基礎(chǔ)上，還要求檔案管理工作必須做到統(tǒng)一和規(guī)范，因此要建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度，以期規(guī)范檔案的管理工作。而開展標(biāo)準(zhǔn)化的管理，也應(yīng)當(dāng)結(jié)合醫(yī)院檔案的實(shí)際情況和具體特點(diǎn)，對(duì)于所有要?dú)w檔的材料必須嚴(yán)格把關(guān)、認(rèn)真鑒別，不能作假也不能有任何遺漏。此外，醫(yī)院還應(yīng)當(dāng)定期修改和完善檔案，使其真正實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化的管理[4]。

4.2 建立專業(yè)的醫(yī)院檔案管理團(tuán)隊(duì)

專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)是整個(gè)醫(yī)院檔案管理工作的核心力量。尤其在辦公自動(dòng)化環(huán)境下，伴隨著醫(yī)院檔案的數(shù)量逐漸增多、形式變化多樣、管理方法更加復(fù)雜繁瑣，便更要求醫(yī)院檔案管理人員必須緊跟時(shí)代的步伐，不斷提高自己的專業(yè)技術(shù)水平和職業(yè)素養(yǎng)。因此，各醫(yī)院必須建立專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，努力培養(yǎng)和聘用高素質(zhì)的人才。因?yàn)橹挥挟?dāng)工作人員的職業(yè)技能適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的需要，才能有效地推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的全面落實(shí)。

4.3 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全與醫(yī)院檔案管理信息化的建設(shè)

由于各醫(yī)院的檔案信息存在機(jī)密性，不能隨意泄露，所以加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全和信息化建設(shè)十分必要。要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全，可以通過防火墻、數(shù)據(jù)加密、攻擊檢測(cè)等方式來對(duì)信息或檔案文件加以保護(hù)，對(duì)于醫(yī)院內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)和工作平臺(tái)也要定時(shí)監(jiān)測(cè)，防止攻擊者的惡意入侵。只有這樣，才能保證醫(yī)患雙方的合法利益受到保護(hù)，促進(jìn)醫(yī)療事業(yè)的建設(shè)與發(fā)展。

4.4 建立檔案管理子系統(tǒng)

建立檔案管理子系統(tǒng)，也是辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的一個(gè)有效的改善策略。因?yàn)樵谵k公自動(dòng)化系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，要將電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)和電子檔案管理的工作貫通在一起，必須要借助一個(gè)平臺(tái)，為完整的公文生成和歸檔機(jī)制提供技術(shù)保障，而這就體現(xiàn)出了檔案管理子系統(tǒng)的重要性。它不僅能夠提高工作效率，還能為文檔一體化的深入建設(shè)奠定基礎(chǔ)[5]。

5 總結(jié)

綜上所述，辦公自動(dòng)化作為當(dāng)下信息社會(huì)的重要標(biāo)志之一，并將其運(yùn)用于醫(yī)院的檔案管理工作中，能夠促進(jìn)整個(gè)醫(yī)院更好的運(yùn)營。但從我國現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理的整體水平來看，仍然存在一些問題亟待解決，這要求醫(yī)院必須建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理制度、專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，同時(shí)建立檔案管理的子系統(tǒng)，以此進(jìn)一步提高醫(yī)院檔案管理的水平，促進(jìn)醫(yī)院的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]萬秀華.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理探討[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2014，19（3）：420，423.

[2]梁惠志.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理的必要性和可行性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（12z）.

[3]王錦輝.辦公自動(dòng)化環(huán)境下醫(yī)院檔案管理工作探究[J].臨床醫(yī)藥文獻(xiàn)電子雜志，2015，18（28）：5948-5949.

[4]劉英霞，賈麗娜.探討醫(yī)院檔案信息化的管理[J].中國病案，2012（2）.

[5]胡桂周.關(guān)于醫(yī)院檔案信息化建設(shè)的探討[J].中國病案，2013，13（3）：43-44.

作者簡介

孟蓮（1986-），女，漢，河北安國，助理館員，本科，天津市南開醫(yī)院。