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        淺析大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變

        2018-11-23 11:30:54顏克禮
        卷宗 2018年33期
        關(guān)鍵詞:檔案管理

        摘 要:大數(shù)據(jù)時代的全面到來深刻的改變了人們的工作和生活,在新時代下,檔案管理應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)思維方式,加強(qiáng)對新技術(shù)手段的利用。本文首先對大數(shù)據(jù)時代發(fā)展對檔案管理工作產(chǎn)生的影響進(jìn)行分析,分別探討其帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在此基礎(chǔ)上,主要從四個方面探討檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變,包括網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維轉(zhuǎn)變、信息化管理思維轉(zhuǎn)變、效率化利用思維轉(zhuǎn)變以及共享化建設(shè)思維轉(zhuǎn)變。

        關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)視野;檔案管理;思維方式轉(zhuǎn)變

        大數(shù)據(jù)具有5V特征,即大量(Volume)、高速(Velocity)、多樣(Variey)、低價值密度(Value)和真實性(Veracity)。相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示,全球數(shù)據(jù)量正在以超過50%的增長率逐年遞增,接近80%的數(shù)據(jù)都是近今年產(chǎn)生的。預(yù)計到2020年,全球數(shù)據(jù)總量將達(dá)到44ZB,大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為信息技術(shù)發(fā)展的必然趨勢。在檔案管理信息化改革過程中,也應(yīng)密切關(guān)注于大數(shù)據(jù)相關(guān)技術(shù)的發(fā)展,并將其引進(jìn)到日常管理工作中,實現(xiàn)從管理思維到管理方法的深化改革。

        1 大數(shù)據(jù)時代發(fā)展對檔案管理工作產(chǎn)生的影響

        1.1 大數(shù)據(jù)帶來的機(jī)遇

        隨著全球數(shù)據(jù)總量的高速增長,大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)得到了廣泛應(yīng)用,人們在日常工作中,能夠明顯感受到大數(shù)據(jù)帶來的變化。對于檔案管理工作而言,大數(shù)據(jù)賦予了檔案資源全新的特征,檔案本身也是信息資源中的一種類型,具備當(dāng)下信息數(shù)據(jù)所具有的基本特征,與網(wǎng)絡(luò)大數(shù)據(jù)擁有共同的發(fā)展趨勢。從目前國內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資源增長趨勢來看,其整體體量增長速度較快,雖然單個檔案機(jī)構(gòu)的資源總量很少能夠突破PB級,但各檔案機(jī)構(gòu)的檔案資源總量已經(jīng)達(dá)到“海量”級別。大數(shù)據(jù)技術(shù)就是針對海量信息數(shù)據(jù)提出的一系列分析處理技術(shù),能夠完成傳統(tǒng)信息技術(shù)在規(guī)定時間內(nèi)難以完成的信息處理任務(wù)。因此,從檔案資源建設(shè)與利用角度來看,大數(shù)據(jù)技術(shù)為其發(fā)展提供了有力的技術(shù)支持。另一方面,大數(shù)據(jù)技術(shù)也為檔案資源共享提供了實現(xiàn)途徑,可以對各檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源進(jìn)行整合,打破以往檔案管理工作的局限性,進(jìn)一步提高檔案信息資源利用效率[1]。

        1.2 大數(shù)據(jù)帶來的挑戰(zhàn)

        大數(shù)據(jù)時代的到來也為各檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理工作帶來了一系列挑戰(zhàn),主要包括:1)對檔案機(jī)構(gòu)信息存儲能力帶來的挑戰(zhàn),各檔案機(jī)構(gòu)都承擔(dān)著相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、整理、儲存、利用等管理任務(wù),由于原始數(shù)據(jù)數(shù)量急劇增加,而傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫不能處理TB級數(shù)據(jù),因此許多檔案機(jī)構(gòu)面臨著資源存儲挑戰(zhàn);2)對檔案數(shù)據(jù)信息安全提出的挑戰(zhàn),檔案數(shù)據(jù)安全在檔案管理中占有重要地位,對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用,都需要以檔案數(shù)據(jù)安全為前提,而大數(shù)據(jù)技術(shù)極大的提升了信息共享程度,如果不能采取有效的信息安全保護(hù)措施,將使其面臨著更高的安全風(fēng)險;3)對新型大數(shù)據(jù)人才培養(yǎng)提出的挑戰(zhàn),隨著檔案管理信息化水平的提高,各檔案單位人才緊缺的問題也被暴露出來,特別是在大數(shù)據(jù)時代下,同時具備大數(shù)據(jù)分析處理能力和檔案管理知識技能的工作人員較少,需要人才培養(yǎng)方面加大力度[2]。

        2 基于大數(shù)據(jù)視野的檔案管理思維方式轉(zhuǎn)變策略

        2.1 網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維轉(zhuǎn)變

        在傳統(tǒng)檔案管理模式下,檔案服務(wù)受時空局限性較高,各機(jī)構(gòu)所掌握的檔案信息資源,多數(shù)只能在本單位內(nèi)加以利用。在大數(shù)據(jù)時代下,首先應(yīng)從思維方式上作出改變,樹立網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)思維,加強(qiáng)對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下數(shù)據(jù)的動態(tài)性、整合性、模擬性、全球性等方面的關(guān)注,并積極在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下開展檔案管理與服務(wù)工作。從技術(shù)層面來看,要實現(xiàn)檔案管理服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化變革,就是要充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)和信息挖掘技術(shù)的優(yōu)勢,面向社會提供數(shù)據(jù)分析服務(wù),同時提高信息服務(wù)效率。另一方面,也需要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對用戶信息進(jìn)行挖掘,了解其具體的信息需求,從而為其提供精準(zhǔn)的推送服務(wù)。檔案部門應(yīng)通過管理思維方式的轉(zhuǎn)變,積極為用戶提供主動性服務(wù),建立以客戶需求為導(dǎo)向的服務(wù)宗旨,不斷提高檔案服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化和智能化水平。最終實現(xiàn)檔案服務(wù)向數(shù)據(jù)服務(wù)的升級與改變,不局限與檔案資料的自身形式,以更加多元化的形式向用戶呈現(xiàn)信息數(shù)據(jù),滿足其應(yīng)用需求。

        2.2 信息化管理思維轉(zhuǎn)變

        從現(xiàn)階段檔案管理改革的工作成果來看,目前國內(nèi)檔案管理機(jī)構(gòu)的信息化管理水平已經(jīng)得到顯著提升,改變了以往圍繞紙質(zhì)檔案開展工作的方式,并初步建立了信息化檔案分析和利用視角,能夠利用信息化工具解決檔案管理中遇到的問題。但大數(shù)據(jù)時代的到來意味著信息技術(shù)本身再次迎來了本質(zhì)性的變革,要繼續(xù)發(fā)揮信息化管理在檔案管理中的作用,就必須盡快引進(jìn)大數(shù)據(jù)的思維和技術(shù)手段。在用戶能接受的時間范圍內(nèi),完成海量信息數(shù)據(jù)的篩選與提取工作,是大數(shù)據(jù)技術(shù)提出的基本要求。同時還要實現(xiàn)對大量異構(gòu)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和統(tǒng)一利用,從而保障信息收集的全面性與完整性。要實現(xiàn)傳統(tǒng)信息管理模式向大數(shù)據(jù)管理模式的轉(zhuǎn)變,檔案管理必須關(guān)注于知識層面的管理,積極更新數(shù)據(jù)處理技術(shù)。通過引進(jìn)云計算和新一代數(shù)據(jù)庫,實現(xiàn)對零散信息數(shù)據(jù)的收集和整理,并突破信息存儲限制,進(jìn)一步提高檔案管理工作覆蓋面。

        2.3 效率化利用思維轉(zhuǎn)變

        所謂效率化利用思維即以最佳效率為目標(biāo)的檔案資源利用管理,可以充分實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)資源的價值,為人們的生產(chǎn)生活提供幫助。在此方面,需要對來自各個層面的異構(gòu)數(shù)據(jù)源進(jìn)行集成和抽取,并采取統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化格式進(jìn)行存儲,為后續(xù)的分析處理提供方便。在此基礎(chǔ)上,通過利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)和可視化技術(shù)等,將數(shù)據(jù)分析成果直觀的呈現(xiàn)在人們面前。許多檔案數(shù)據(jù)都具有極高的利用價值,大數(shù)據(jù)給現(xiàn)代檔案管理工作帶來的機(jī)遇首先表現(xiàn)為能夠加深檔案數(shù)據(jù)價值挖掘的深度,快速從海量信息數(shù)據(jù)中,提取出有用信息,并對其展開深度分析和處理。在此方面,應(yīng)積極轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)分析角度,利用人工智能、知識圖譜、語義分析和及機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)手段,提高檔案資源的利用

        效率。

        2.4 共享化建設(shè)思維轉(zhuǎn)變

        資源共享是大數(shù)據(jù)時代的顯著特點之一,長期以來,檔案信息數(shù)據(jù)共建共享也是我國檔案管理工作的一個重要目標(biāo)。要在一定范圍內(nèi),將檔案信息資源連接成為一個整體,提高各檔案機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作水平,建立更大范圍的檔案信息資源庫,才能滿足社會各方主體對于檔案信息利用的實際需求。為改變以往檔案數(shù)據(jù)孤立存在的現(xiàn)象,應(yīng)積極搭建檔案資源共享平臺,并在統(tǒng)一的平臺下,開展檔案安全管理等方面的工作。同時加快相關(guān)立法工作進(jìn)程,為檔案信息數(shù)據(jù)的共建共享提供法律保障。

        3 結(jié)束語

        綜上所述,大數(shù)據(jù)時代的到來同時給檔案管理工作帶來的機(jī)遇與挑戰(zhàn),通過積極改變檔案管理思維方式,可以最大化的發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)優(yōu)勢,并盡快克服各檔案管理機(jī)構(gòu)存在的短板問題,從而進(jìn)一步提高檔案管理效率及其利用水平。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化、共享化、效率化等思維的引導(dǎo)下,積極創(chuàng)新檔案管理工作方法,可以為當(dāng)下的檔案管理工作注入活力,實現(xiàn)檔案信息價值的應(yīng)用轉(zhuǎn)化。

        參考文獻(xiàn)

        [1]侯衛(wèi)元.轉(zhuǎn)變思維,謀求創(chuàng)新——大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維轉(zhuǎn)變的“四核心”要素[J].科教文匯(下旬刊),2018(06):191-192.

        [2]喬麗.基于大數(shù)據(jù)視野下檔案管理思維方式的轉(zhuǎn)變初探[J].當(dāng)代教育實踐與教學(xué)研究,2018(05):23-24.

        作者簡介顏克禮(1982-),男,湖南桃江,漢,大專,桃江縣科學(xué)技術(shù)和工業(yè)信息化局,人事教育股長。

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