呂大淦

摘 要：釘釘辦公軟件因?yàn)榫哂袦贤ū憬荨⒓皶r(shí)性等優(yōu)勢(shì)，在企業(yè)管理中開始得到廣泛應(yīng)用，借助于互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)，將釘釘移動(dòng)辦公軟件運(yùn)用到煙草企業(yè)管理中，這一嘗試開始在部分煙草企業(yè)中出現(xiàn)，并表現(xiàn)出顯著優(yōu)勢(shì)。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)+；煙草企業(yè)；現(xiàn)代化；管理；釘釘

面對(duì)競爭越來越激烈的市場(chǎng)環(huán)境，煙草企業(yè)改革迫在眉睫、勢(shì)在必行，而釘釘移動(dòng)辦公軟件有著傳統(tǒng)的辦公軟件所無法媲美的優(yōu)勢(shì)，可以促使煙草公司更好、更快地實(shí)現(xiàn)高效、可視化辦公。借助于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，將釘釘辦公軟件應(yīng)用到煙草企業(yè)管理中，能夠有效提高煙草企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，促使煙草企業(yè)管理水平邁上新臺(tái)階。

一、釘釘辦公軟件特色功能介紹

1.釘釘軟件歸根結(jié)底是一個(gè)工作方式

不管是擁有成千上萬員工的大企業(yè)或者是小至幾百人的小公司，甚至是只有幾十號(hào)人的部門，都不可避免的會(huì)遇到一個(gè)問題，在群發(fā)消息并要求接收人收到后回復(fù)時(shí)，總有一些員工沒有反饋收到結(jié)果，這樣就無法判斷員工是真沒有收到消息還是裝作沒收到，而釘釘具有信息“已讀”顯示功能，可以有效解決群發(fā)消息沒有反饋的問題，極大地提升了群發(fā)消息的結(jié)果反饋有效性。

2.釘釘讓文件資源信息共享更為方便

企業(yè)在日常辦公時(shí)，會(huì)有很多文件進(jìn)行存儲(chǔ)，例如請(qǐng)假流程、審批表格、員工和客戶交流的資料等。這樣就對(duì)存儲(chǔ)系統(tǒng)容量有著一定需求，要求文件存儲(chǔ)方便、快捷、便于查閱，而釘盤是釘釘軟件中非常突出的功能，可以為企業(yè)提供出超過幾百G的信息存儲(chǔ)空間。用戶可以將文件資料存儲(chǔ)到釘盤中，防止因信息太多而淹沒文件，想要找的時(shí)候找不到。

3.簡道云可以讓辦公平臺(tái)量身定做

對(duì)于企業(yè)不同部門而言，其辦公需求也不盡相同，而這種多樣化辦公需求就要為用戶制定出相應(yīng)的辦公平臺(tái)，同時(shí)還要便于實(shí)現(xiàn)，簡單可行。而間道云則在很大程度上滿足了這樣的多樣化辦公需求，為企業(yè)人事管理、業(yè)務(wù)管理、客戶管理等提供出相應(yīng)的辦公模板，用戶僅需要按照自身需求選用辦公平臺(tái)即可。在這一過程中，不需要進(jìn)行編程，可以有效降低辦公平臺(tái)定做要求。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下釘釘在煙草企業(yè)現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用條件

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，移動(dòng)辦公成為企業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，受到越來越多企業(yè)的歡迎。單純就通訊技術(shù)而言，移動(dòng)通訊更為方便，無線網(wǎng)覆蓋范圍越來越廣，這樣就為煙草企業(yè)員工隨時(shí)隨地進(jìn)行移動(dòng)辦公成為可能。就辦公效率而言移動(dòng)辦公可以有效破解空間、時(shí)間限制，讓煙草企業(yè)員工辦公不再受到時(shí)間、地點(diǎn)限制，能夠通過手機(jī)處理相關(guān)業(yè)務(wù)。移動(dòng)辦公讓辦公流動(dòng)性、工作協(xié)同性以及管理遠(yuǎn)程化有效融合在一起，這樣就極大地提高了辦公效率與管理水平，促使煙草企業(yè)辦公效率得到顯著進(jìn)步。

釘釘作為一款能夠幫助企業(yè)員工進(jìn)行移動(dòng)辦公的軟件，其優(yōu)勢(shì)在于：一是免費(fèi)且多種客戶端都可以使用，有效降低了平臺(tái)研發(fā)成本。煙草企業(yè)中職工數(shù)量眾多，職工可能會(huì)使用很多手機(jī)客戶端，如安卓、ios等，而釘釘可以兼容這些客戶端，有效解決了先前的辦公管理軟件無法跨平臺(tái)使用難題，而且全程使用都免費(fèi)，這樣也為煙草企業(yè)節(jié)省下很大一筆辦公系統(tǒng)開發(fā)費(fèi)用；二是簡道云可以達(dá)到煙草企業(yè)各個(gè)部門的辦公業(yè)務(wù)需求。煙草公司規(guī)模一般都很大，職能部門劃分明確，包含多個(gè)部門，如生產(chǎn)部、銷售部、人事部、采購部等。不同的部門其工作內(nèi)容也不同，因此對(duì)辦公軟件有著不同的功能需求，辦公內(nèi)容變化也很快，所以辦公軟件平臺(tái)要具備相應(yīng)的靈活性。但是煙草企業(yè)員工并非專門的軟件專業(yè)出生，所以無法獨(dú)自開發(fā)適用的辦公平臺(tái)，需要采用外部的辦公軟件，同時(shí)還要求外部的辦公軟件可操作性強(qiáng)。簡道云是釘釘推出的定制化應(yīng)用工具，可以給用戶提供出表單、報(bào)表、流程設(shè)計(jì)，而且出于讓用戶便于操作的考慮，簡道云還自帶了大量應(yīng)用模板，煙草企業(yè)員工可以按照自身工作需求而開發(fā)出相應(yīng)的辦公軟件，操作非常便捷。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下釘釘在煙草企業(yè)現(xiàn)代化管理中的應(yīng)用研究

1.以釘釘平臺(tái)為基礎(chǔ)，提高煙草企業(yè)辦公效率

當(dāng)煙草企業(yè)借助于釘釘創(chuàng)建辦公平臺(tái)時(shí)，需要綜合考慮公司的系統(tǒng)消息、運(yùn)營事務(wù)、部門事務(wù)這幾大內(nèi)容。首先在釘釘上創(chuàng)建起煙草企業(yè)團(tuán)隊(duì)，讓內(nèi)部員工都加入進(jìn)來；其次按照不同員工所承擔(dān)的職責(zé)、工作需求、職位劃分，為其提供相應(yīng)的權(quán)限；最后根據(jù)各個(gè)部門需求，運(yùn)用簡道云來構(gòu)建起符合該部門辦公需求的軟件平臺(tái)。釘釘上的企業(yè)系統(tǒng)消息應(yīng)當(dāng)設(shè)置成所有員工課件，其消息類型主要包括煙草行業(yè)發(fā)展趨勢(shì)動(dòng)態(tài)、國家出臺(tái)的煙草行業(yè)政策法規(guī)、公司公告等。同時(shí)，在企業(yè)主頁界面還要有各個(gè)部門簡介、通訊錄板塊，便于員工交流溝通。因?yàn)橄到y(tǒng)消息設(shè)置成所有員工都可見的形式，所以這些信息在發(fā)布時(shí)往往帶有公司官方性質(zhì)，因此需要專人定期對(duì)信息進(jìn)行更新維護(hù)，保證信息及政策內(nèi)容的時(shí)效性與準(zhǔn)確性。

2.通過釘盤進(jìn)行文件共享傳遞可以更加安全放心

煙草公司內(nèi)部員工進(jìn)行交流溝通時(shí)就會(huì)有很多文件需要上傳，同時(shí)各個(gè)部門相互間也會(huì)有很多文件傳輸。此外，煙草公司在和客戶進(jìn)行交流時(shí)，也會(huì)涉及到大量信息存儲(chǔ)，而這些文件因?yàn)閿?shù)量眾多，如果在聊天窗口中發(fā)送往往會(huì)被聊天信息淹沒，而翻閱聊天記錄會(huì)花費(fèi)大量時(shí)間，且文件容易弄錯(cuò)，甚至?xí)浛蛻羰欠癜l(fā)過該文件，這樣就會(huì)極大地浪費(fèi)工作時(shí)間，影響工作進(jìn)度。但是釘盤存儲(chǔ)容量很大，而且手機(jī)便于攜帶，能夠及時(shí)追蹤文件查閱狀態(tài)，可以很好地滿足用戶需求。例如煙草企業(yè)員工在和客戶交流時(shí)，為了讓客戶更為深入及時(shí)地掌握公司的煙草產(chǎn)品信息，銷售員工通常會(huì)給客戶發(fā)送很多圖片、文件等資料，而利用傳統(tǒng)的通訊軟件，銷售人員在發(fā)送給客戶資料后，客戶往往沒有反饋，這樣銷售人員無法判斷客戶是否收到了資料，而需要再次確認(rèn)，這樣工作效率會(huì)大大受到影響，同時(shí)也會(huì)讓員工和客戶有距離感。但是釘盤可以及時(shí)查看文件接收狀態(tài)，當(dāng)用戶查閱文件以后，銷售人員可以進(jìn)一步介紹煙草產(chǎn)品信息，從而拉近和客戶的距離。

此外，在釘盤上也可以建立起工作團(tuán)隊(duì)，共享工作所用到的各種資料。例如在討論某一類煙草新產(chǎn)品營銷方案時(shí)，可以先在釘盤上創(chuàng)建團(tuán)隊(duì)，然后讓參與談?wù)摰膯T工加進(jìn)來，一起分享并討論方案內(nèi)容，這樣不但能提高交流效率，同時(shí)也可以加快工作精度。

3.使用好行業(yè)發(fā)布在釘釘上的移動(dòng)辦公應(yīng)用外，注重?cái)?shù)據(jù)分析，挖掘平臺(tái)使用深度。釘釘平臺(tái)上有行業(yè)發(fā)布的部分銷售、終端、專賣數(shù)據(jù)。我們要經(jīng)常性的利用平臺(tái)的便利性，可以時(shí)刻關(guān)注省、市和當(dāng)?shù)鼐頍熶N售情況，實(shí)時(shí)數(shù)據(jù)分析，了解市場(chǎng)狀態(tài)，及時(shí)跟進(jìn)營銷服務(wù)。分析平臺(tái)專賣數(shù)據(jù)，梳理重點(diǎn)管控品牌，實(shí)施精準(zhǔn)監(jiān)管，嚴(yán)防卷煙非法流動(dòng)。并通過移動(dòng)辦公平臺(tái)做好專賣、營銷、物流、內(nèi)管四大員的協(xié)同工作。

4.通過移動(dòng)平臺(tái)開發(fā)應(yīng)用，強(qiáng)化內(nèi)部管理。除了使用好行業(yè)開發(fā)的應(yīng)用模塊以外，我們要依托釘釘應(yīng)用中心，將自主開發(fā)一些適合工作實(shí)際的功能模塊，如假期管理，解決年休，加班，請(qǐng)假等一系列實(shí)際問題。如用車申請(qǐng)等，通過提升釘釘平臺(tái)的移動(dòng)辦公平臺(tái)的應(yīng)用，提高釘釘?shù)氖褂妙l率，并提升綜合辦公工作效率等。用印申請(qǐng)解決印章管理中經(jīng)常遇到的領(lǐng)導(dǎo)不在簽不了字等問題，真正實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公與移動(dòng)辦工。會(huì)議室管理實(shí)現(xiàn)了對(duì)會(huì)議室的實(shí)時(shí)管理，避免了會(huì)議沖突等不必要的麻煩。更多的功能有待一一開發(fā)使用。

5.借助于釘釘?shù)牡谌杰浖?，?shí)現(xiàn)為煙草企業(yè)應(yīng)用定制化。

如簡道云可以靈活定制各類報(bào)表，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)搜集，數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)協(xié)作。提供了14種表單控件，62種高級(jí)函數(shù)，300多種基礎(chǔ)功能，超多的鐵桿粉絲共同參與，數(shù)萬種高價(jià)用法。智能流程引擎，給數(shù)據(jù)裝上發(fā)動(dòng)機(jī)，多級(jí)上報(bào)，流程審批，自由配置。并通過釘釘接受數(shù)據(jù)提醒，不錯(cuò)過任何新數(shù)據(jù)。

如萬能工資條可實(shí)現(xiàn)一鍵群發(fā)，excel工資表秒變工資條，還可以隨時(shí)撤回工資條，支持直接在線修改工資條后直接發(fā)送，實(shí)現(xiàn)了隨時(shí)隨地查看工資條，可查看歷史工資條，支持在線確認(rèn)或報(bào)錯(cuò)。

如任務(wù)管家可以了解團(tuán)隊(duì)成員的安排，最大化利用空閑時(shí)間；任務(wù)列表清晰有度，化繁為簡，實(shí)現(xiàn)團(tuán)隊(duì)的高效管理，任務(wù)設(shè)循環(huán)會(huì)按照固定周期生成后續(xù)任務(wù)，前任務(wù)逾期，后續(xù)任務(wù)自動(dòng)延遲；任務(wù)內(nèi)設(shè)置循環(huán)提醒，每隔一段時(shí)間系統(tǒng)自動(dòng)提醒，再也不用提心遺忘?？蓪⑷蝿?wù)中某個(gè)重要的步驟分解為檢查項(xiàng)或者子任務(wù)，逐步解決，有條不紊，保證每個(gè)環(huán)節(jié)都不被忽視。解決了管理層對(duì)人員執(zhí)行辦的掌控。

四、結(jié)論

總而言之，將釘釘移動(dòng)辦公軟件應(yīng)用到煙草企業(yè)管理中，可以極大地提升煙草企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平，將互聯(lián)網(wǎng)+技術(shù)深入有效運(yùn)用到煙草企業(yè)日常運(yùn)營中，這對(duì)于煙草企業(yè)、煙草單位都是質(zhì)的飛躍。同時(shí)面對(duì)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)迅猛發(fā)展的整體背景，煙草企業(yè)自身還要不斷革新，與時(shí)俱進(jìn)，才能真正讓釘釘辦公軟件為其作出更多貢獻(xiàn)。

參考文獻(xiàn)：

許燕.基于釘釘?shù)囊苿?dòng)辦公微應(yīng)用的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].軟件，2017，38（4）：137-141.