李念平

摘要：隨著數(shù)字校園的推進，中小學校檔案數(shù)字化管理是必然的發(fā)展方向。本文結合重慶市永川中學校檔案管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和應用，闡述了中小學校紙質檔案與數(shù)字化檔案一體化管理整體解決方案，重點闡述了檔案管理信息系統(tǒng)及基于該系統(tǒng)的檔案管理流程，對中小學校檔案管理具有一定的現(xiàn)實意義。

關鍵詞：中小學校；檔案管理；數(shù)字化；信息系統(tǒng)

中圖分類號：G434 文獻標識碼：A 論文編號：1674-2117（2018）20-0081-04

引言

學校檔案是學校發(fā)展過程的真實記錄，是學校文化傳承和創(chuàng)新的寶貴財富，是師生發(fā)展的原始依據(jù)。沿用傳統(tǒng)手工、紙質方式管理檔案存在著查閱不便捷、原件易損傷、無備份、管理重組難度大、統(tǒng)計不準確、著錄不規(guī)范等問題。隨著計算機在學校的普及，信息記錄的主要方式已由原來的筆寫文字變成電子文檔。大量電子文檔既給檔案管理提出了新的要求，同時又為檔案數(shù)字化帶來了極大的便利。為改變檔案管理方式，提高管理效率，重慶市永川中學校經(jīng)技術可行性和業(yè)務可行性分析論證后，將中小學校檔案數(shù)字化管理作為校級科研課題進行立項研究。在學校信息技術人員和檔案管理人員的共同努力下，學校自主開發(fā)出了中小學校檔案管理信息系統(tǒng)，經(jīng)過一年多的使用和逐步完善，最終形成了紙質檔案和電子檔案一體化的檔案管理整體解決方案。

管理信息系統(tǒng)開發(fā)

1.架構與技術

（1）硬件系統(tǒng)結構

硬件具體包括Web服務器、數(shù)據(jù)庫服務器各一臺（兩者也可集中在一臺服務器上），用戶計算機若干。對于檔案業(yè)務部門可根據(jù)條件選配高速掃描儀、絞邊機和打印機等相關設備。硬件系統(tǒng)結構如圖1所示。

（2）軟件系統(tǒng)結構

采用B/S（Browser/Server）架構設計，在服務器上配置安裝，通過瀏覽器訪問，無客戶端數(shù)量限制。運用asp.net和MS SQL Serve數(shù)據(jù)庫技術，按數(shù)據(jù)層、業(yè)務層、表示層三層架構開發(fā)。

2.主要模塊與功能

（1）系統(tǒng)配置模塊

該模塊主要實現(xiàn)系統(tǒng)參數(shù)設置、角色權限管理、用戶管理、字典維護、日志管理、數(shù)據(jù)備份、在線用戶管理等功能，以及積分管理、界面風格設置、個人信息管理等輔助功能。采用開放式設計，是整個系統(tǒng)的基礎。僅學校的系統(tǒng)管理員具有本模塊權限，具體通過菜單[系統(tǒng)配置]中的提示來操作（如下頁圖2）。

（2）案卷類別管理模塊

主要實現(xiàn)正式案卷類別和專題案卷類別的建立、瀏覽、排序修改移動、分類實時統(tǒng)計等功能。采用樹形目錄結構，層次關系一目了然。本模塊需要學校檔案管理員權限，具體操作為[系統(tǒng)配置]-[類別管理]。

（3）案卷管理模塊

本系統(tǒng)的核心部分主要實現(xiàn)案卷的分類別分期限著錄編輯、查詢?yōu)g覽、歸盒歸檔、轉換標識和電子文件打印等功能。

案卷的著錄編輯包括設置提示、默認值和校驗的標題、檢索詞、文號、備注、頁數(shù)等輸入類項目，類別、保管期限、電子文檔等選擇類項目，年度編號、統(tǒng)編號、全宗號、立卷人、立卷部門、立卷時間、審核人、審核時間等，并由系統(tǒng)在相應階段自動生成類項目，簡化操作、保障規(guī)范。具體操作為：[案卷管理]→[新建案卷]（如圖3）。

案卷的查詢?yōu)g覽可分類查詢和可自定義查詢?？刹轫椖繋缀醢税妇淼乃袑傩裕褂谜呖筛鶕?jù)單一屬性查詢，也可使用屬性組合查詢，查詢結果以列表的形式顯示案卷的關鍵信息（如圖4），使用者可進一步瀏覽案卷的屬性和電子文檔的內(nèi)容，進而保障查詢?yōu)g覽靈活快捷。其他功能支持電子文檔、案卷屬性、案卷標識的顯示打印，以及案卷預歸盒、專題歸檔等操作。

案盒管理模塊主要實現(xiàn)案盒的分年度分期別建立編輯、查詢?yōu)g覽、排序編號，驗收歸室（如圖5），以及案盒封面、卷內(nèi)目錄和盒脊內(nèi)容自動生成打印等功能（如下頁圖6）。

專題檔案模塊實現(xiàn)根據(jù)需要將案卷多次邏輯組檔，形成各專題檔案并自生成專題檔案封面和卷內(nèi)目錄，提供專題檔案封卷內(nèi)目錄和案卷的在線瀏覽各紙質資料打?。ㄈ缦马搱D7）。

借閱登記模塊實現(xiàn)檔案借閱利用登記功能，可用于案卷的借還利用管理（如下頁圖8）。

3.安全保密設計

網(wǎng)絡環(huán)境下的電子檔案管理最主要的軟肋在于保密和安全，對其威脅有如下兩方面的分析和預案。

①對于因硬軟件可能造成的數(shù)據(jù)丟失或破壞，本系統(tǒng)主要采取以下防范措施：

a.紙質和電子檔案“雙套制”，這是解決電子檔案安全問題的根本措施。

b.數(shù)據(jù)集中存貯，定期異機備份，可通過加強數(shù)據(jù)庫服務器管理，利用MS SQL Server備份功能實現(xiàn)。

②對于非法訪問可能帶來的保密和安全隱患主要采取了以下防范措施：

a.訪問控制：系統(tǒng)設置了系統(tǒng)管理員、檔案管理員、部門用戶三類角色并分別授權，通過登錄模塊對用戶身份進行識別和控制，保證其僅能訪問授權部分信息。系統(tǒng)還可設置訪問范圍，可限定局域網(wǎng)或指定IP的用戶訪問。對安全性要求特別高的可以選配基于硬件的登錄身份認證鎖。

b.操作記錄：通過日志文件記錄登錄用戶操作，管理員可分析用戶操作行為。

c.入侵檢測：預先設定對網(wǎng)絡數(shù)據(jù)流中的潛在的入侵、攻擊及濫用等方面進行自動檢測，使得網(wǎng)絡具有入侵保護能力，如設置了專門的SQL注入檢測程序等。

d.數(shù)據(jù)加密：如用戶密碼等關鍵信息采用了MD5加密技術，增加系統(tǒng)及數(shù)據(jù)的安全性和保密性。

業(yè)務流程再造

1.劃分對象層次，調整管理重心

檔案管理對象分案卷、案盒、案柜、案室四個層次，其中核心業(yè)務是案卷，改變以前以盒為單位立卷的方式，實行“一件一卷，一卷一號”。

2.明確業(yè)務范圍，理順業(yè)務流程

學校檔案管理員對系統(tǒng)進行相應配置并對案卷類進行設置，檔案管理系統(tǒng)業(yè)務流程可分為實時立卷、集中歸盒、統(tǒng)一編號、打印裝盒、送驗歸檔、借閱利用六個階段。

（1）實時立卷階段

本階段由部門相關工作人員登錄系統(tǒng)后在案卷管理模塊，根據(jù)學校歸檔目錄要求將本部門產(chǎn)生的電子文檔分管理期限、類別、年度實時上傳到系統(tǒng)，對該電子文檔的形式特征和內(nèi)容特征進行在線著錄。對沒有電子文檔但使用率又較高的紙質文檔通過掃描等方式轉換成電子文件上傳。系統(tǒng)支持常見的DOC、XLS、PPT、PDF、TXT格式文檔上傳，為實現(xiàn)在線全文查閱，根據(jù)檔案管理對電子文檔的規(guī)范要求，需要將以上類型的文書類電子文檔統(tǒng)一轉換成PDF格式。系統(tǒng)支持轉換后上傳、上傳后系統(tǒng)自動轉換和上傳后管理員統(tǒng)一轉換三種方式，支持聲音文件、視頻文件和在線視聽三種類型。

（2）集中歸盒階段

根據(jù)學校檔案管理的統(tǒng)一安排，由各處室相關人員在期末或年末集中時間限時在系統(tǒng)的案盒管理模塊中建立案盒信息，在案卷管理模塊中清理或調整本部門上傳的案卷，并根據(jù)案卷分類要求，結合案盒的容量對案卷進行虛擬預歸盒處理，為下一階段檔案管理員全校統(tǒng)一編號做準備。

（3）統(tǒng)一編號階段

由學校檔案管理員集中時間在案盒管理模塊中對各處室預歸盒情況進行檢查，刪除空案盒，拆除沒必要歸檔的案卷，調整案盒順序，設定案盒存放位置，然后進行全校統(tǒng)一編號。編號由系統(tǒng)自動完成，同一年（度）分期限統(tǒng)一按“全宗號-保管期-年度+年度序號”拉通編號，并自動更新所有電子文檔，在所有案卷的電子文檔的右上角增加編號標識，供下一階段各處室打印。

（4）打印裝盒階段

各處室人員在系統(tǒng)案盒管理模塊中打印出帶編號的紙質案卷，已有紙質案卷的打印出標識或封面頁；將紙質案卷分卷進行絞邊處理，再根據(jù)系統(tǒng)中的預歸盒按順序裝入紙質案盒；打印出系統(tǒng)自動生成的卷內(nèi)目錄并進行絞邊處理裝盒；打印出案盒封面、案盒脊面并粘貼到相應位置。

（5）送驗歸檔階段

由各處室人員將本部門的案盒交學校檔案室，學校檔案管理是在系統(tǒng)的案盒管理模塊中根據(jù)案盒相關信息進行驗收，保證賬（系統(tǒng)登記）和物（紙質的卷盒）一致。對驗收合格的案盒準確入室歸位，形成年度檔案，并供下一階段借閱利用。

（6）借閱利用階段

由于歸檔入室的紙質案卷與管理系統(tǒng)中的電子案卷是一一對應、互為備份的，所以各處室可以對本部門上傳的案卷通過網(wǎng)絡實時在線查閱、打印，也可根據(jù)迎檢等需要建立專題檔案，重新對案卷進行多次靈活重組虛擬歸檔。不分保管期，同一卷可同時歸到不同的專題類別；專題歸檔可直接在正式檔案中提取數(shù)據(jù)供瀏覽和打印，同時可自動生成專題類別的案盒封面和案卷目錄。專題檔案只是邏輯上對案卷重新分類，增加、刪除、調整不影響正式檔案。

培訓管理配套

檔案管理流程涉及多個部門，環(huán)環(huán)相扣。為了保證流程進展，需要與之配套的培訓和管理。為此學校需要建立由校長分管、辦公室統(tǒng)籌、檔案室具體負責、各部門負責人參與的分層管理團隊和學校檔案管理員、各部門檔案管理員組成的執(zhí)行團隊。同時，需要組織專門的培訓，使檔案管理人員熟悉檔案管理流程，明確檔案規(guī)范，掌握相關技術；需要建立學校檔案的立卷、審核、保管、借閱等相關制度。另外，學校分管理領導要適時協(xié)調和督促，保證檔案管理按制度規(guī)范運行。

結束語

中小學校紙質檔案與電子檔案一體化管理解決方案解決了檔案管理的現(xiàn)實問題，實現(xiàn)了檔案全文數(shù)字化、檔案服務網(wǎng)絡化，分權實時立卷集中審核歸檔，編號目錄封面智能生成，文書、聲像、實物檔案全面管理，專題檔案靈活組檔。此解決方案的應用使檔案管理更規(guī)范安全，檔案服務更高效便捷。

參考文獻：

[1]國家檔案局.GB3792.5-85檔案著錄規(guī)則[S].1985.

[2]國家檔案局.檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定[S].2001.

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[4]中華人民共和國國家標準GB/T18894-2002電子文件歸檔與管理規(guī)范[S].2002.