■舒俐君／湖南省邵陽市煙草公司

檔案記錄著企業(yè)的發(fā)展因此具有一定特殊意義，尤其當前信息化建設的大環(huán)境中，更加注重檔案的管理工作。于煙草行業(yè)而言，其不僅關系到居民日常生活，更是國家民生計劃的重要源泉。因此，研究其檔案管理的信息化建設于國于民都具有重要意義。

一、煙草檔案管理信息化建設的必要性

企業(yè)的發(fā)展需要檔案進行記錄，煙草行業(yè)的發(fā)展全過程也需要檔案進行記錄。同時，檔案管理不僅是企業(yè)文化建設的來源，也是其發(fā)展的依據(jù)與線索。因此，定期對煙草檔案進行管理能夠幫助企業(yè)管理者明確企業(yè)發(fā)展特點，制定未來發(fā)展戰(zhàn)略，幫助企業(yè)不斷站在歷史的最高點。煙草企業(yè)在發(fā)展過程中的重要思想等需要記入史冊進而幫助其不斷完善與發(fā)展，且具有歷史借鑒作用。不同時期的文化建設成果對企業(yè)而言都是瑰寶，詳細分析其文化建設成果有利于企業(yè)領導者更好的把握企業(yè)發(fā)展方向，為企業(yè)建設提供良好的借鑒作用［1］。

二、煙草檔案管理的信息化建設具體策略

（一）統(tǒng)一管理設備

將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息化管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息管理方式，使得檔案信息變?yōu)榱鲃拥?，能夠隨時查看的資源。因此有必要配備統(tǒng)一的管理設備，依靠互聯(lián)網(wǎng)技術實現(xiàn)檔案的管理與記錄。將計算機網(wǎng)絡覆蓋于檔案部門，使得企業(yè)在發(fā)展過程中能夠隨時提供準確信息，通過計算機這個強有力的工具實現(xiàn)這一目的。通過檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案自動編目，人員在檢索欄內(nèi)將關鍵詞輸入進去便能夠進行自動檢索。在錄入時根據(jù)相關信息計算機能夠做到自動分類，并進行存儲。使得檔案業(yè)務工作管理、自動標引、文檔一體化管理等環(huán)節(jié)都能夠通過計算機來實現(xiàn)。因此只有將統(tǒng)一的型號、規(guī)格、系統(tǒng)進行全面覆蓋才能實現(xiàn)檔案信息化建設的基本目標。

隨著檔案數(shù)量的不斷增加，當前檔案部門應采用高容量的存儲載體，避免檔案自然老化與人為損害的難題。利用計算機磁盤存儲系統(tǒng)或其他大容量存儲介質(zhì)進而解決檔案信息存儲難題。不僅如此，也能夠?qū)崿F(xiàn)信息的傳遞與交流，以高速信息網(wǎng)絡作為媒介，實現(xiàn)信息的共享，為用戶提供全新的服務模式。煙草行業(yè)應順應時代潮流的發(fā)展，充分利用信息科技的發(fā)展建立統(tǒng)一的網(wǎng)絡平臺，選用規(guī)范化、合理化的管理系統(tǒng)，同時確保其安全與穩(wěn)定性能達標，實現(xiàn)煙草行業(yè)之間信息的傳遞與共享。此環(huán)節(jié)不僅適用于同級煙草行業(yè)，也適用于省局到市局以及縣局之間的信息共享，通過建立內(nèi)部網(wǎng)絡實現(xiàn)僅工作人員能夠查閱的信息資源。進而使得全國內(nèi)部連通，信息快捷使用的目的。

（二）建立完善的規(guī)章制度

在信息化建設的過程中必須做到有依據(jù)可遵循，明確相關責任，并保證網(wǎng)絡數(shù)據(jù)的安全運行，以實際情況為基礎進而規(guī)范管理機制。在完善的過程中要根據(jù)時代的發(fā)展不斷創(chuàng)新檔案管理制度，根據(jù)當前《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》的要求，使得煙草行業(yè)所建設信息管理制度能夠符合相關法律法規(guī)。與此同時，健全并完善管理業(yè)務流程，根據(jù)技術規(guī)范細化電子檔案工作的具體流程與方式。其次，制定必要的安全措施，確保電子文件與檔案在安全穩(wěn)定的環(huán)境中被錄入并使用。建立統(tǒng)一的管理標準，并完善規(guī)章制度。標準化是檔案信息化建設的重要基礎，煙草行業(yè)檔案管理部門要充分利用其體制優(yōu)勢，使得其整體工作能夠建立在統(tǒng)一的標準上，實現(xiàn)行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化標準。其中，必須要做到檔案整理標準、統(tǒng)計標準、服務標準以及各項技術均標準工作原則，將之作為工作衡量的尺度，確定工作效率的砝碼。只有規(guī)范并完善規(guī)章制度才能確保煙草行業(yè)統(tǒng)一標準，信息化建設的實現(xiàn)［2］。

（三）提升工作人員素質(zhì)

建立完善的規(guī)章制度是信息化建設的基礎，而提升人員基本工作素質(zhì)是煙草行業(yè)信息化建設不斷發(fā)展的重要根源，并決定著其檔案信息化建設的發(fā)展速度以及質(zhì)量高低。

首先，應提升檔案管理人員的工作意識，提升其信息化建設的意識。信息時代迫切需要各行各業(yè)工作人員熟悉半自動化工作方式，熟練掌握文件的自動登記、輔助立卷、歸檔、檢索等操作，進而實現(xiàn)網(wǎng)絡傳遞以及信息共享。因此不僅要求檔案管理人員不斷熟悉電子文件基本特性，以及電子檔案的全程規(guī)范管理，也要掌握計算機基本操作技能，必要時要熟練操作計算機。同時，網(wǎng)絡大環(huán)境趨勢下，信息的不穩(wěn)定性成為當前重要問題之一。這便要求檔案管理工作人員在熟練掌握計算機操作技術的同時也要掌握計算機系統(tǒng)與網(wǎng)絡安全防護知識，隨時備份基本信息且在惡意攻擊的同時能夠熟練應對。確保煙草行業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動以及管理活動的基本記錄完整且安全。

其次，提升工作人員業(yè)務素質(zhì)以及工作水平，不斷更新煙草行業(yè)有關知識，積極參與信息化工作培訓與教育，強化自我學習意識進而以本職工作為基本理念，全心全意為企業(yè)付出。

最后，提升管理工作人員的基本技能，盡快實現(xiàn)檔案管理模式的轉(zhuǎn)變于建設。

三、結語

綜上所述，大環(huán)境的驅(qū)使下，煙草行業(yè)必須將傳統(tǒng)的檔案信息管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，根?jù)其實際情況完善信息化建設基本方針政策，根據(jù)計算機網(wǎng)絡的發(fā)展不斷創(chuàng)新信息化建設方案，進而使得煙草行業(yè)在瞬息萬變的市場環(huán)境中穩(wěn)步向前。

參考文獻：

［1］盧海峰.與時俱進求真務實推進煙草行業(yè)檔案創(chuàng)新管理［J］.辦公室業(yè)務 ,2017(24):63～64.

［2］葉愛平.檔案管理在企業(yè)發(fā)展中的價值研究——以煙草企業(yè)為例［J］.江蘇科技信息,2017(20):27～28.