殷 勤

檔案管理的有序進(jìn)行對(duì)保證各機(jī)關(guān)單位工作可以正常運(yùn)行有極其重要的作用。傳統(tǒng)的檔案管理方式因?yàn)槿狈Υ娣艡n案資料的專門場(chǎng)所，以及存放條件較差、管理人員工作不認(rèn)真等問題造成無法滿足現(xiàn)階段各機(jī)關(guān)單位的需要?，F(xiàn)階段隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，檔案管理的信息化、電子化和科技化是如今檔案管理的最新發(fā)展方向。如何加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)對(duì)提高各機(jī)關(guān)單位檔案管理的水平有重要作用。

一、信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的重要性

（一）提高各機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率

每一年各機(jī)關(guān)單位都會(huì)有許多檔案產(chǎn)生，而且有些單位每一年需要整理歸類的檔案都有幾千甚至幾萬件，且要求長(zhǎng)期儲(chǔ)存，不能有閃失出現(xiàn)。因此，檔案保存的場(chǎng)所和條件都需要格外注意。如果沒有進(jìn)入信息化時(shí)代，這些紙質(zhì)版的檔案材料的整理、歸類對(duì)檔案管理人員來說就是一項(xiàng)非常復(fù)雜和繁瑣的工作。但是自從進(jìn)入信息化時(shí)代，檔案管理也進(jìn)入信息化，很大程度上節(jié)省了各單位的人力、物力以及財(cái)力，還提高了各機(jī)關(guān)單位的檔案管理效率。

（二）解決檔案管理場(chǎng)所不足的問題

當(dāng)前某些機(jī)關(guān)單位特別是基層的某些單位，沒有完備的檔案存放場(chǎng)地。即使設(shè)立了專用的檔案管理辦公室，但是由于每一年都有大量的檔案存入，檔案總量不斷增加，檔案管理辦公室可以存放的位置越來越少。完成檔案管理的信息化之后，以前的陳舊檔案就可以歸入電子檔案當(dāng)中，節(jié)省存放檔案的空間，徹底解決了解決檔案管理場(chǎng)所不足的問題。

（三）提高查詢檔案的效率

因?yàn)闄n案資料涉及的年份較遠(yuǎn)，因此查詢起來特別不方便。而且因?yàn)樵跈n案的存放時(shí)對(duì)檔案的整理以及分類的工作完成的不夠仔細(xì)，查詢陳舊的檔案更加困難，無形中又增加了檔案管理人員的工作量。但自從將檔案管理信息化之后，實(shí)現(xiàn)了檔案管理由紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)向電子版檔案保存，極大提高了查詢檔案資料的效率。

（四）增加檔案資料的運(yùn)轉(zhuǎn)速度

如果多人或是多個(gè)辦公室同一時(shí)間需要一份紙質(zhì)版的檔案資料，就只能在多人或者多個(gè)辦公室之間輪流傳閱，就浪費(fèi)了大家工作的時(shí)間，降低工作效率；但是若將這份檔案資料進(jìn)行復(fù)印，雖然可以節(jié)省檔案資料傳閱的時(shí)間，但從節(jié)約的角度考慮又浪費(fèi)了紙張。因此，從各種角度來說，紙質(zhì)版的檔案資料都不利于檔案的運(yùn)轉(zhuǎn)和共享。檔案管理信息化之后，一份電子版的檔案資料不管多少人或者辦公室需要，都可以在極短的時(shí)間內(nèi)發(fā)送給需要的個(gè)人和辦公室，增加了檔案資料的運(yùn)轉(zhuǎn)速度。

（五）檔案資料的保存更加穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理方法由于存放時(shí)間的原因很容易使紙質(zhì)版的檔案資料受到損傷，比如蟲蛀、發(fā)霉、鼠咬以及發(fā)霉等，極大的降低了檔案資料的存放壽命。紙質(zhì)版的檔案信息化之后就可以使用計(jì)算機(jī)、光盤以及硬盤等電子設(shè)備進(jìn)行保存，這些電子設(shè)備因?yàn)榇娣湃萘看?、受外界環(huán)境影響很小，并且有較高的安全性和穩(wěn)定性，就可以大大增加檔案材料的保存壽命，滿足各機(jī)關(guān)單位需要存放和長(zhǎng)期存儲(chǔ)檔案的需要。

二、信息化時(shí)代加強(qiáng)檔案管理的舉措

（一）提升各單位領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理信息化的意識(shí)

各機(jī)關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)一定要加強(qiáng)對(duì)檔案管理信息化的意識(shí)，把加強(qiáng)檔案管理信息化作為一個(gè)重要項(xiàng)目，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)造條件，從人力、物力和財(cái)力各方面提供保證，為實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化奠定基礎(chǔ)。

（二）注重開發(fā)建設(shè)檔案管理系統(tǒng)

開發(fā)和建設(shè)檔案管理系統(tǒng)是保證檔案管理信息化的總要舉措，也是保證檔案管理信息化的基礎(chǔ)。因此，各地區(qū)和部門要根據(jù)自己的實(shí)際情況，開發(fā)和建設(shè)本地區(qū)和部門的檔案管理系統(tǒng)。利用軟件必須從根本上對(duì)本地區(qū)和部門檔案信息化過程中存在的問題進(jìn)行解決，保證檔案管理信息化的有序進(jìn)行。

（三）采用專業(yè)的工作人員和信息設(shè)備

檔案管理工作人員必須要有專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)和技能以及很強(qiáng)的責(zé)任感。因此，要采用專業(yè)性強(qiáng)、技術(shù)水平高、責(zé)任心強(qiáng)的工作人員管理檔案存儲(chǔ)的工作。而且對(duì)電子設(shè)備的采用也要有較高的要求，必須要選擇配置高且各類指標(biāo)都很好的設(shè)備產(chǎn)品，在硬件上必須要能滿足檔案管理信息化的要求。

（四）建立健全檔案管理信息化的制度

檔案管理信息化其實(shí)是一個(gè)漫長(zhǎng)的過程，這一過程的有序進(jìn)行必須要有相應(yīng)的規(guī)章制度做基礎(chǔ)。因此，機(jī)關(guān)單位要建立健全相應(yīng)的規(guī)章制度，比如檔案采集制度、檔案歸類制度、檔案整理制度、檔案查詢制度等等，從規(guī)章制度入手，保證檔案管理信息化能高效、有序進(jìn)行。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理信息化是各機(jī)關(guān)單位檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化對(duì)提高檔案管理工作人員的工作效率，解決檔案管理過程中遇到的各種問題，都有很重要的意義。