■童戀然／四川文理學(xué)院

一、高校辦公室管理面臨的主要問題

（一）高校辦公室工作往往處于被動狀態(tài)

辦公室工作處于被動狀態(tài)這是高校中一個普遍存在的問題，辦公室的事務(wù)繁雜，往往沒有一定的計劃和規(guī)律，所以教師在進行辦公室管理工作的時候往往很被動，同時還缺少自己隨意支配的時間，沒有時間思考自己的教學(xué)，往往是辦公室工作一個工作做不完往往又來了下一個工作，所以往往會影響工作的質(zhì)量和效率。

（二）高校各級領(lǐng)導(dǎo)忽視了辦公室知識管理的原則

辦公室工作主要是由領(lǐng)導(dǎo)進行安排，這是辦公室工作的一個基本要求，但各級領(lǐng)導(dǎo)在給辦公室安排工作時往往忽略的辦公室知識管理的原則，忽略了辦公室工作人員的知識含量和管理含量，各級領(lǐng)導(dǎo)在安排工作時要試著去了解辦公室知識管理的含義和原則，恰當(dāng)?shù)倪M行工作安排。

（三）高校對科學(xué)管理缺乏深入的研究和實踐

長期以來，我國的高校就十分注重辦公室管理，尤其是對系統(tǒng)的管理，管理在高校運行過程中十分重要，但我國在重視對系統(tǒng)管理的同時，往往忽略了對辦公室工作人員的管理，尤其是在提高工作人員創(chuàng)造力的方面，這在一定方面上影響著學(xué)校的建設(shè)運行。

基于以上問題，不少高校都已經(jīng)充分認(rèn)識到了辦公室管理的重要性，將知識管理模式逐漸引入辦公室管理中，因此，想要提高辦公室管理水平，必須充分進行辦公室知識管理模式，引入知識管理相關(guān)的理論，構(gòu)建一個良好的辦公室知識管理模式。

二、知識管理的基本含義

知識管理，顧名思義，是對知識資源進行的一項有效的管理，通過這種管理模式可以逐漸實現(xiàn)知識的共享、知識的創(chuàng)造以及知識的增值。就知識管理的目標(biāo)而言，知識管理的主要目標(biāo)是促進工作人員對知識進行共享，提高工作人員的創(chuàng)新能力，并且合理的有效的利用知識，最大限度的發(fā)揮知識的作用，在集體中可以善于發(fā)揮集體組織作用。俗話說：天下之事，順循則無一事可為，奮然為之亦未必難。這句話充分迎合了知識管理的要求。隨著時代的不斷發(fā)展，知識管理作為一種新的管理理念在國外的一些公司中逐漸流行起來，再發(fā)展速度如此之快的我國，知識管理逐漸引入受到了一些教育部門的廣泛歡迎，這既是時代發(fā)展的需要，也是我國教育改革發(fā)展的需要，美國管理學(xué)家德魯克認(rèn)為：知識管理的出現(xiàn)是管理領(lǐng)域的一場新革命。

除了近些年來興起的知識管理，信息管理也是十分常見，與信息管理不同。知識管理是信息管理的更高級體現(xiàn)，是信息管理的進一步發(fā)展，信息管理的側(cè)重點在于組織和整理信息，而知識管理可以通過信息管理整理出的信息進一步生產(chǎn)知識，接著再創(chuàng)新產(chǎn)生的知識使其價值得到升華，可以在合適的時間傳遞給合適的人員，使其能夠發(fā)揮最大作用，有利于學(xué)校管理部門的決策。高校辦公室一方面要配合學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)共同處理學(xué)校事物，協(xié)調(diào)學(xué)校與各方面的關(guān)系，同時另一方面要不斷傳授新知識，不斷進行管理創(chuàng)新，所以高校辦公室知識管理模式的興起可以更好的促進學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的管理，促進學(xué)校在教學(xué)研究等方面的發(fā)展。

三、辦公室實行知識管理的思考

（一）確立知識管理體系

辦公室想想要順利進行知識管理，就必須建立知識管理體系，這是辦公室想要順利進行知識管理的基礎(chǔ)，就信息調(diào)研工作而言，首先要需要大量的精確信息作為支持，其次，辦公室還要對擁有的和需要的知識進行分析，這些資源主要有公共的、各部門的、各個崗位的知識資源。目前，一些高校已經(jīng)在城市發(fā)展建設(shè)中進行了定位，并且通過各種渠道對學(xué)校的各類信息進行匯總，并將這些知識資源進行儲存，儲存的空間可以選擇辦公室的知識庫，同時，在建造知識庫時還考慮到知識資源的獲得的部門、機構(gòu)有哪些，將知識資源與工作人員的能力相結(jié)合，為領(lǐng)導(dǎo)在決策時提供一定的支持，從而實現(xiàn)知識體系的建立。

（二）樹立知識共享的觀念，加快知識創(chuàng)新的速度

知識無國界之分，是人類共有的資源，我們可以一種知識由誰發(fā)明或發(fā)現(xiàn)，但不能說這個知識只屬于誰，所以知識是全世界的，知識是共享的，每個都應(yīng)樹立知識共享的觀念，同時還要不斷創(chuàng)新知識，加速知識的創(chuàng)新，在高校辦公室知識管理模式中更行如此，隨著科技的發(fā)展，信息時代的到來，互聯(lián)網(wǎng)的出現(xiàn)極大的促進了知識的傳播，沒有人可以控制，知識的共享已經(jīng)成為一種趨勢，所以辦公室也需要互聯(lián)網(wǎng)的支持來實現(xiàn)知識資源的共享。所以辦公室工作人員就可以從知識資源中找到對于自身和辦公室管理有用的資源，融合隱形知識和顯性知識，讓知識不斷的進行碰撞交流，從而帶動知識的創(chuàng)新，由此，知識的共享帶動了知識創(chuàng)新的速度。

（三）確立行之有效的激勵機制

確立行之有效的激勵機制是辦公室知識管理順利進行的保障，在確立有效的激勵機制時首先要做到利用所處環(huán)境充分發(fā)揮激勵的作用，好的工作環(huán)境可以激發(fā)工作人員的工作熱情，提高工作人員的創(chuàng)新能力，創(chuàng)新出更多的知識資源，同時在資金，物質(zhì)及人力方面做好處理工作，同時還可以讓工作人員制定合適的計劃尋找合適的工作方法，避免在知識創(chuàng)新中出現(xiàn)其他問題，其次，要善于運用目標(biāo)激勵的手段，奮斗目標(biāo)的確定要合理，目標(biāo)要在工作人員的能力范圍之內(nèi)，一個合理的目標(biāo)能激發(fā)員工的工作熱情，一旦目標(biāo)實現(xiàn)，可以給于獎勵，提高對于工作的積極性，做出更多的科研成果，另外，還要充分利用感情的激勵功能，了解工作人員的心理狀況以及思想道德工作，互相尊重理解，彼此信任，爭取在思想上能達(dá)到共識，同時學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和管理人員還要了解工作人員的工作、學(xué)習(xí)、生活中的狀況，出現(xiàn)問題及時解決，促進知識管理的順利進行。

（四）建立透明、公平、民主化的決策機制

高校在實行辦公室知識管理模式是要注意建立透明、公平、民主化的決策機制，這是高校進行依法治校的基本要求。這就要求負(fù)責(zé)知識管理的相關(guān)人員。在決策時要秉承公平、民主的決策要求，積極爭取多方意見，同時確保每位工作人員都能了解決策的要求和方向，充分考慮到?jīng)Q策結(jié)果帶給每一位工作人員的影響，讓每位工作人員心中都有強烈的公正感，公平感。

（五）建立能夠使辦公室人員與學(xué)校教職員工進行交流的設(shè)備和環(huán)境

能夠使辦公室人員與學(xué)校教職工進行密切的交流，在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)的快速發(fā)展，改變了人們的工作習(xí)慣和學(xué)習(xí)方式。個人電腦成為高校教職工工作的主要工具，學(xué)校內(nèi)各種信息的獲取都需要教師利用個人電腦來完成，個人電腦是學(xué)校教職工工作的硬件支持，所以，高校辦公室在一方面完善傳統(tǒng)管理模式的基礎(chǔ)上，建立局和聯(lián)網(wǎng)，利用網(wǎng)絡(luò)進行管理工作，為高校知識管理的順利進行提供一個物質(zhì)基礎(chǔ)。

四、結(jié)語

知識管理的順利興起，已經(jīng)受到高校甚至企業(yè)的廣泛關(guān)注，推動了高校辦公室管理事業(yè)的快速發(fā)展，教育的不斷改革和社會的不斷進步需要實行知識管理這一模式，這是大勢所趨，知識管理的興起必將帶給高校新的活力，使高校管理更加行之有效，也增強了高校對于社會發(fā)展和教育改革的適應(yīng)能力。